Qué necesitas para organizar una cumbre mundial

Una cumbre mundial necesita mucho más que una sala y un programa. Esta lista reúne el material para recibir a los asistentes, preparar el catering, facilitar las presentaciones y mantener la señalización internacional clara. Calcula las cantidades a partir del número confirmado de participantes y añade un margen del 10 % para vasos, platos y acreditaciones. La técnica de traducción, los proyectores y los micrófonos suelen agotarse antes que el resto, así que conviene reservarlos con varias semanas de antelación.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 320
Mesas de cervezacant. 12
Mesas rectangularescant. 28
Mostradores de registrocant. 3
Atrilescant. 8
Percheroscant. 6
Papeleracant. 18
Mesas de buffetcant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 350
Platos de postrecant. 350
Tazas de cafécant. 350
Vasos para aguacant. 350
Copas de vinocant. 250
Tenedorescant. 350
Cuchilloscant. 350
Cucharascant. 350

Decoración

Faldones para mesascant. 24
Manteles runnerscant. 28
Soportes para banderascant. 12
Banderas internacionalescant. 24
Portanombrescant. 320
Arreglos floralescant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 6
Altavocescant. 6
Mesas de mezclascant. 2
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Portátiles para presentacionescant. 3
Atriles con clipcant. 3
Receptores de traduccióncant. 320
Auriculares de traduccióncant. 320
Cabinas de traduccióncant. 3
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 20
Cargadores de portátilcant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 6
Teterascant. 4
Termoscant. 16
Bandejas de servircant. 24
Cucharones de servircant. 24
Neveras portátilescant. 8
Pinzas para buffetcant. 16

Limpieza

Carros de limpiezacant. 2
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Paños de microfibracant. 30
Guantescant. 12
Dispensadores de desinfectantecant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 18

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Lámparas de mesacant. 12
Lámparas de emergenciacant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 8 kilogramos
- Bolsitas de té - 500 unidades
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 4 cajas
- Chocolate caliente - 6 litros
- Leche semidesnatada - 30 litros
- Leche de avena - 12 litros
- Azúcar - 5 kilogramo
- Edulcorantes - 4 cajas
- Spa Blauw - 240 botellas
- Spa Rood - 120 botellas
- Cola - 48 botellas
- Cola Zero - 48 botellas
- Naranja - 36 botellas
- Té helado - 36 botellas
- Zumo de manzana - 24 litros
- Zumo de naranja - 24 litros
- Vino blanco - 24 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Cerveza sin alcohol - 72 botellas
- Agua mineral - 40 liter
- Baguettes - 35 unidades
- Pan integral - 20 barras
- Mini bollos - 450 unidades
- Mantequilla - 5 kilogramo
- Queso crema - 4 kilogram
- Queso joven - 8 kilogram
- Brie - 4 kilogram
- Pechuga de pollo ahumada - 6 kilogram
- Salmón ahumado - 4 kilogramos
- Hummus - 5 kilogram
- Ensalada de huevo - 4 kilogramos
- Pepino - 12 kilogramos
- Tomates - 12 kilogram
- Rúcula - 3 kilogramos
- Ensalada mixta - 8 kilogram
- Pimiento - 8 kilogram
- Cebolla roja - 3 kilogramos
- Zanahorias - 8 kilogram
- Uvas - 12 kilogram
- Manzanas - 160 unidades
- Plátanos - 120 unidades
- Naranjas - 100 unidades
- Melones - 12 unidades
- Yogur - 20 litros
- Granola - 5 kilogramos
- Mix de frutos secos - 4 kilogramo
- Pasas - 2 kilogramos
- Croissants - 350 unidades
- Mini muffins - 350 unidades
- Galletas - 8 kilogramos
- Brownies - 350 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 20 bolsas
- Patatas fritas naturales - 20 bolsas
- Aceitunas - 4 kilogramos
- Frutos secos mixtos - 4 kilogramos
- Pechuga de pollo - 25 kilogram
- Garbanzos - 12 latas
- Arroz - 18 kilogramos
- Pasta - 15 kilogram
- Salsa de tomate - 18 litros
- Leche de coco - 12 litros
- Caldo de verduras - 6 liter
- Patatas - 30 kilogram
- Judías verdes - 15 kilogram
- Brócoli - 15 kilogram
- Champiñones - 8 kilogram
- Pimiento - 8 kilogram
- Mantequilla de hierbas - 3 kilogramos
- Aceite de oliva - 5 litros
- Aceite de girasol - 3 litros
- Sal - 2 kilogramo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón - 500 gramos
- Curry en polvo - 500 gramos
- Ajo - 1 kilogram
- Mayonesa - 5 litros
- Ketchup - 4 litros
- Mostaza - 3 litros
- Balsámico - 2 litros
- Aliño para ensalada - 5 litros
- Zumo de limón - 2 liter
- Papel de aluminio - 6 rollos
- Film transparente - 6 rollos
- Papel de hornear - 4 rollos
- Servilletas - 1000 unidades
- Filtros de café de papel - 500 unidades
- Agitadores - 500 unidades
- Palillos de cóctel de madera - 500 unidades
- Guantes desechables - 500 unidades
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Papel de cocina - 24 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 12 botellas
- Lavavajillas - 6 botellas
- Limpiador multiusos - 6 botellas
- Limpiacristales - 4 botellas
- Desinfectante - 6 botellas
- Ambientador de baño - 12 unidades

Consejos

Prepara un portanombres y una acreditación para cada asistente, ponente y miembro del equipo, y añade al menos un 10 % extra para sustituciones y registros de última hora.
Para el catering, calcula una vajilla completa por persona y reserva un 10-15 % adicional: los vasos y las tazas suelen necesitar reposición durante las pausas.
Comprueba la técnica al menos 24 horas antes: cada sala debe tener micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, proyector, pantalla y un portátil de presentación compatible.
Coloca las mesas de registro y los mostradores en la entrada, con las acreditaciones clasificadas por tipo o grupo para que el acceso no se bloquee durante los primeros 30 minutos.
Si habrá delegaciones de varios países, confirma las banderas internacionales, sus soportes y los arreglos florales al menos 7 días antes; son elementos fáciles de olvidar hasta el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una cumbre mundial?: Calcula un plato de cena, un plato de postre, un tenedor, un cuchillo y una cuchara por asistente. Añade un 10-15 % extra y, para las bebidas, prevé al menos un vaso de agua y una taza de café por persona.
¿Cuándo debo reservar la traducción y la técnica?: Reserva el equipo de traducción, los micrófonos, los altavoces y los proyectores entre 4 y 6 semanas antes. Haz una prueba completa de sonido, imagen y presentaciones como mínimo 24 horas antes del inicio.
¿Cuántas acreditaciones debo imprimir?: Imprime una acreditación por persona confirmada y añade un 10 % para cambios, ponentes sustitutos y registros en la entrada. Revisa la lista definitiva entre 24 y 48 horas antes de clasificar las tarjetas.
¿Cuándo preparo el material para las presentaciones?: Recopila las presentaciones al menos 7 días antes y revísalas con los ponentes. Copia todos los archivos en el portátil de presentación y guarda una copia de seguridad como mínimo 24 horas antes del evento.

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