Einkaufsliste für den Weltgipfel

Für einen Weltgipfel brauchst du mehr als Stühle und Mikrofone: Registrierung, internationale Beschilderung, Catering, Präsentationstechnik und Übersetzung müssen zusammenpassen. Diese Einkaufsliste hilft dir, Mobiliar, Geschirr, Dekoration und technische Ausstattung rechtzeitig zusammenzustellen. Plane die Mengen anhand der bestätigten Gästezahl und bestelle Mietartikel möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. So bleiben Nachbestellungen, fehlende Badges und technische Lücken nicht bis zum Veranstaltungstag liegen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 320
BiertischeAnz. 12
Rechteckige TischeAnz. 28
RegistrierungsschalterAnz. 3
RednerpulteAnz. 8
GarderobenständerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 18
BuffetischeAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 350
DesserttellerAnz. 350
KaffeetassenAnz. 350
WassergläserAnz. 350
WeingläserAnz. 250
GabelnAnz. 350
MesserAnz. 350
LöffelAnz. 350

Dekoration

TischröckeAnz. 24
TischläuferAnz. 28
FahnenständerAnz. 12
Internationale FlaggenAnz. 24
NamensschildhalterAnz. 320
BlumenarrangementsAnz. 12

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 6
LautsprecherAnz. 6
MischpulteAnz. 2
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
PräsentationslaptopsAnz. 3
Klick-PräsentatorenAnz. 3
DolmetschempfängerAnz. 320
ÜbersetzungskopfhörerAnz. 320
ÜbersetzungskabinenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 20
Laptop-LadegeräteAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 6
WasserkocherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 16
ServierschalenAnz. 24
ServierlöffelAnz. 24
KühlboxenAnz. 8
BuffetzangenAnz. 16

Reinigung

ReinigungswagenAnz. 2
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 30
HandschuheAnz. 12
DesinfektionsspenderAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 18

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
TischlampenAnz. 12
NotlampenAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 8 Kilogramm
- Teebeutel - 500 stuks
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 4 Kartons
- Heiße Schokolade - 6 Liter
- Fettarme Milch - 30 Liter
- Hafermilch - 12 Liter
- Zucker - 5 Kilogramm
- Süßstoff - 4 Kartons
- Spa Blauw - 240 Flaschen
- Spa Rood - 120 Flaschen
- Cola - 48 Flaschen
- Cola Zero - 48 Flaschen
- Sinalco - 36 Flaschen
- Eistee - 36 Flaschen
- Apfelsaft - 24 Liter
- Orangensaft - 24 Liter
- Weißwein - 24 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 72 Flaschen
- Mineralwasser - 40 Liter
- Baguettes - 35 Stück
- Vollkornbrot - 20 Brote
- Mini-Brötchen - 450 Stück
- Butter - 5 Kilogramm
- Frischkäse - 4 Kilogramm
- Junger Käse - 8 Kilogramm
- Brie - 4 Kilogramm
- Geräucherte Hähnchenbrust - 6 kilogram
- Räucherlachs - 4 Kilogramm
- Hummus - 5 Kilogramm
- Eiersalat - 4 kilogram
- Gurke - 12 kilogram
- Tomaten - 12 kilogramm
- Rucola - 3 Kilogramm
- Gemischter Salat - 8 kilogram
- Paprika - 8 Kilogramm
- Rote Zwiebel - 3 kilogram
- Karotten - 8 Kilogramm
- Trauben - 12 Kilogramm
- Äpfel - 160 Stück
- Bananen - 120 Stück
- Orangen - 100 Stück
- Melonen - 12 Stück
- Joghurt - 20 Liter
- Granola - 5 Kilogramm
- Nussmix - 4 Kilogramm
- Rosinen - 2 Kilogramm
- Croissants - 350 Stück
- Mini-Muffins - 350 Stück
- Kekse - 8 Kilogramm
- Brownies - 350 Stück
- Paprikachips - 20 Tüten
- Naturchips - 20 Tüten
- Oliven - 4 Kilogramm
- Gemischte Nüsse - 4 Kilogramm
- Hähnchenbrustfilet - 25 kilogram
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Reis - 18 kilogram
- Pasta - 15 Kilogramm
- Tomatensauce - 18 Liter
- Kokosmilch - 12 Liter
- Gemüsebrühe - 6 Liter
- Kartoffeln - 30 kilogramm
- Bohnen - 15 Kilogramm
- Brokkoli - 15 Kilogramm
- Champignons - 8 Kilogramm
- Paprika - 8 Kilogramm
- Kräuterbutter - 3 Kilogramm
- Olivenöl - 5 Liter
- Sonnenblumenöl - 3 Liter
- Salz - 2 Kilogramm
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 500 Gramm
- Currypulver - 500 Gramm
- Knoblauch - 1 kilogram
- Mayonnaise - 5 Liter
- Ketchup - 4 Liter
- Senf - 3 Liter
- Balsamico - 2 Liter
- Salatdressing - 5 Liter
- Zitronensaft - 2 Liter
- Aluminiumfolie - 6 Rollen
- Frischhaltefolie - 6 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Servietten - 1000 Stück
- Papier-Kaffeefilter - 500 Stück
- Rührstäbchen - 500 Stück
- Holz-Cocktailspieße - 500 Stück
- Einweghandschuhe - 500 Stück
- Müllsäcke - 80 Stück
- Küchenpapier - 24 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 12 Flaschen
- Spülmittel - 6 Flaschen
- Allzweckreiniger - 6 Flaschen
- Glasreiniger - 4 Flaschen
- Desinfektionsmittel - 6 Flaschen
- Toilettenauffrischer - 12 Stück

Tipps

Plane bei Kongressstühlen mindestens einen Sitzplatz pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für Referenten, Moderation und Technik solltest du eigene Plätze vorsehen.
Bestelle Geschirr nicht nur für das Essen: Rechne pro Gast mit einem Dinner-Teller, einem Dessertteller, einer Kaffeetasse, einem Wasserglas sowie je einer Gabel, einem Messer und einem Löffel. Bei einem Empfang mit Wein brauchst du zusätzlich ein Weinglas pro Person.
Für die Registrierung gehören Namensschildhalter, ein Registrierungsschalter und sortierte Badges zusammen. Lege die Besucherliste spätestens am Vortag fest und packe mindestens 5 Prozent leere Namensschilder als Reserve ein.
Prüfe Präsentationslaptops, Projektoren, Projektionsleinwände, Klick-Präsentatoren und Funkmikrofone mindestens 24 Stunden vor Beginn mit den gesammelten Präsentationen. Plane pro aktivem Mikrofon ein Ersatzgerät oder Ersatzbatterien ein.
Bestätige Mietmobiliar, Catering, Technik, Übersetzungsgeräte, Sicherheit, Parkplätze und Gästetransport mindestens 14 Tage vor dem Weltgipfel. Internationale Flaggen, Fahnenständer und Tischdekoration werden häufig zu spät bestellt, weil sie nicht im Technikplan auftauchen.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Weltgipfel?: Du brauchst Mobiliar für Sitzplätze, Registrierung, Garderobe und Buffet, außerdem Geschirr, Namensschildhalter, internationale Dekoration sowie Präsentations- und Tontechnik. Je nach Programm kommen Übersetzungsgeräte, Sicherheitsausstattung, Parkplätze und organisierter Gästetransport hinzu.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Weltgipfel?: Rechne pro angemeldeter Person mit einem Dinner-Teller, einem Dessertteller, einer Kaffeetasse, einem Wasserglas und je einem Besteckteil. Für Wein kommt mindestens ein Weinglas pro Gast dazu; bestelle zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve für Bruch und Nachbedarf.
Wann muss ich die Ausstattung für einen Weltgipfel bestellen?: Reserviere Catering, Technik, Übersetzungsgeräte, Sicherheit, Mobiliar und Transport mindestens 14 Tage vorher. Bei vielen Gästen oder Sonderwünschen solltest du die Verfügbarkeit bereits 4 bis 6 Wochen vor dem Termin bestätigen.
Wie viele Mikrofone brauche ich für einen Weltgipfel?: Plane mindestens ein Mikrofon für die Moderation und je eines für gleichzeitig sprechende Referenten oder Diskussionsteilnehmer. Für eine Podiumsrunde mit fünf Personen sind daher mindestens sechs Mikrofone sinnvoll, plus ein Ersatzmikrofon oder Ersatzbatterien.

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