Que faut-il prévoir pour un sommet sur l’environnement ?

Pour un sommet sur l’environnement, la liste d’achats ne se limite pas au café et aux badges. Il faut aussi prévoir l’accueil, la projection des présentations, la sonorisation et la vaisselle réutilisable pour les pauses et les repas. Les câbles, adaptateurs, rallonges et multiprises sont souvent oubliés jusqu’au jour J. Cette liste vous aide à vérifier le matériel à acheter, à emprunter ou à réserver avant l’arrivée des participants.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tablesqté 18
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Chaises des intervenantsqté 6
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 140
Verres réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 160
Soupes réutilisablesqté 140
Fourchettes réutilisablesqté 180
Couteaux réutilisablesqté 180
Cuillères réutilisablesqté 180
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 12
Petits bolsqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Bannières écologiquesqté 6
Plantesqté 12
Drapeaux réutilisablesqté 4
Nappesqté 18
Porte-nomsqté 140
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Inscription

Badges nominatifsqté 140
Pinces à badgeqté 140
Stylosqté 30
Dossiers d’inscriptionqté 6
Braceletsqté 140

Présentation

Chevaletsqté 6
Blocs pour chevaletqté 12
Marqueursqté 48
Post-itqté 20
Autocollants de voteqté 600
Cartes d'actionqté 300
Presse-papiersqté 30
Brochures du programmeqté 140
Pots à stylosqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets réfléchissantsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Caisses pour le verreqté 6
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 24

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilogrammes
- Café décaféiné - 1 kilogramme
- Thé noir - 200 sachets
- Thé vert - 100 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Lait d’avoine - 12 litres
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Miel - 2 pots
- Citron - 20 pièces
- Eau minérale sans gaz - 80 litres
- Eau minérale gazeuse - 60 litres
- Cola - 12 litres
- Cola Zero - 12 litres
- Sinas - 8 liter
- Jus de pomme - 8 litres
- Vin blanc biologique - 18 bouteilles
- Vin rouge bio - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière biologique - 72 bouteilles
- Bière au gingembre - 12 bouteilles
- Pommes - 140 pièces
- Bananes - 100 pièces
- Raisins - 10 kilogrammes
- Mandarines - 100 pièces
- Concombres - 20 pièces
- Carottes - 10 kilogrammes
- Poivrons - 30 pièces
- Tomates cerises - 8 kilogrammes
- Roquette - 2 kilogram
- Salade mixte - 5 kilogrammes
- Pain complet - 20 pains
- Wraps complets - 120 pièces
- Houmous - 8 kilogram
- Fromage frais - 4 kilogrammes
- Fromage à tartiner vegan - 3 kilogrammes
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Tranches vegan - 3 kilogrammes
- Filet de dinde - 3 kilogrammes
- Falafel - 8 kilogrammes
- Lentilles - 5 kilogrammes
- Pois chiches - 5 kilogrammes
- Quinoa - 5 kilogrammes
- Riz - 8 kilogrammes
- Pâtes complètes - 6 kilogrammes
- Sauce tomate - 8 litres
- Lait de coco - 8 litres
- Bouillon de légumes - 2 kilogrammes
- Oignons - 8 kilogrammes
- Ail - 20 têtes
- Gingembre - 1 kilogramme
- Huile d'olive - 5 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 2 litres
- Vinaigre de pomme - 2 liter
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 500 grammes
- Cumin - 300 grammes
- Poudre de curry - 300 gram
- Herbes italiennes - 300 grammes
- Flocons de piment - 200 grammes
- Mayonnaise - 3 litres
- Mayonnaise vegan - 2 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce au yaourt - 3 litre
- Sauce tahini - 3 liter
- Chips au paprika - 4 kilogram
- Chips nature - 4 kilogrammes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Biscuits vegan - 4 kilogramme
- Chocolat noir - 3 kilogram
- Barres à l'avoine - 160 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs-poubelle pour déchets résiduels - 60 pièces
- Sacs poubelle en plastique - 30 pièces
- Sacs poubelle papier - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 4 litres
- Nettoyant multi-usages - 4 litres
- Nettoyant pour toilettes - 3 litres
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel hydroalcoolique - 6 litres
- Éponges - 24 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets
- Serviettes - 800 pièces
- Autocollants pour régimes - 200 pièces

Conseils

Prévoyez une table d’inscription, des porte-manteaux et les badges nominatifs avant l’ouverture des portes. Ajoutez la signalisation nécessaire pour guider les participants vers l’accueil, la salle et le buffet.
Pour la projection, vérifiez chaque ordinateur avec le vidéoprojecteur et l’écran au moins 24 heures avant le sommet. Gardez plusieurs câbles HDMI, adaptateurs HDMI, rallonges et multiprises disponibles sur place.
Comptez au minimum un verre, une tasse, une assiette et un jeu de couverts réutilisables par participant, puis ajoutez 10 % de réserve. Préparez aussi les louches, pichets à café et carafes d’eau pour éviter les files au buffet.
Testez les microphones, les pieds de micro, les haut-parleurs et la table de mixage dans la salle avant l’accueil des intervenants. Prévoyez une batterie externe par ordinateur ou appareil utilisé pendant les présentations.
Réservez le mobilier et le matériel technique plusieurs semaines à l’avance, surtout si vous avez besoin de chaises d’intervenants, tabourets, tables de buffet ou plusieurs ordinateurs portables. Contrôlez les besoins alimentaires dès la clôture des inscriptions pour ajuster le catering.

Questions fréquentes

Combien de verres et de tasses faut-il prévoir pour un sommet ?: Prévoyez un verre et une tasse réutilisable par participant, plus une réserve d’environ 10 %. Pour 100 participants, cela représente 110 verres et 110 tasses afin de couvrir les échanges et les oublis.
Quand réserver le matériel audiovisuel pour un sommet environnemental ?: Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs au moins 3 à 4 semaines avant l’événement. Faites un test complet des présentations et des branchements 24 heures avant l’ouverture.
Combien de couverts faut-il acheter pour 100 participants ?: Prévoyez 110 assiettes, 110 fourchettes, 110 couteaux et 110 cuillères réutilisables pour 100 personnes. Cette marge de 10 % couvre les remplacements pendant les pauses et le repas.
Que faut-il vérifier la veille d’un sommet sur l’environnement ?: Vérifiez le fonctionnement du vidéoprojecteur, de l’écran, des microphones, des haut-parleurs et de la table de mixage. Contrôlez aussi les câbles HDMI, les adaptateurs, les rallonges, les multiprises, les batteries externes et la signalisation.

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