Qué necesitas para organizar una cumbre medioambiental
Una cumbre medioambiental necesita más que sillas y un proyector: el registro, las ponencias, los debates y el catering deben funcionar sin interrupciones. Esta lista reúne el material previsto para recibir a los participantes, facilitar las presentaciones y reducir residuos. Calcula las cantidades según el número de asistentes y añade un margen del 10 % para vasos, platos y cubiertos. Comprueba también con antelación la compatibilidad de cables, adaptadores y equipos audiovisuales.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 140
- Mesascant. 18
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 4
- Sillas para ponentescant. 6
- Taburetescant. 6
- Percheroscant. 4
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilescant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Baterías externascant. 4
- Clic de presentacióncant. 2
Vajilla
- Tazas de café reutilizablescant. 140
- Vasos reutilizablescant. 180
- Platos reutilizablescant. 160
- Cuencos de sopa reutilizablescant. 140
- Tenedores reutilizablescant. 180
- Cuchillos reutilizablescant. 180
- Cucharas reutilizablescant. 180
- Cucharonescant. 8
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 12
- Cuencoscant. 20
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 16
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Pinzas de servircant. 8
Decoración
- Banners medioambientalescant. 6
- Plantascant. 12
- Banderas reutilizablescant. 4
- Mantelescant. 18
- Portatarjetas de nombrecant. 140
- Pizarrascant. 8
- Rotuladores de tizacant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Registro
- Credencialescant. 140
- Ganchos para acreditacionescant. 140
- Bolígrafoscant. 30
- Carpetas de registrocant. 6
- Pulserascant. 140
Presentación
- Pizarras de hojascant. 6
- Bloc de rotafoliocant. 12
- Rotuladorescant. 48
- Post-itscant. 20
- Pegatinas para votarcant. 600
- Tarjetas de campañacant. 300
- Portapapelescant. 30
- Folletos del programacant. 140
- Portalápicescant. 12
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
- Chalecos reflectantescant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Cajas para vidriocant. 6
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 4
- Paños de microfibracant. 24
Catering
- Compras
- Granos de café - 4 kilogramo
- Café descafeinado - 1 kilogramo
- Té negro - 200 bolsas
- Té verde - 100 bolsitas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Leche de avena - 12 litros
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Azúcar - 2 kilogramos
- Miel - 2 tarros
- Limones - 20 unidades
- Agua mineral sin gas - 80 liter
- Agua mineral con gas - 60 liter
- Cola - 12 litros
- Cola Zero - 12 litros
- Naranja - 8 litros
- Zumo de manzana - 8 litros
- Vino blanco orgánico - 18 botellas
- Vino tinto ecológico - 12 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza orgánica - 72 botellines
- Ginger beer - 12 botellas
- Manzanas - 140 unidades
- Plátanos - 100 unidades
- Uvas - 10 kilogram
- Mandarinas - 100 unidades
- Pepinos - 20 piezas
- Zanahorias - 10 kilogram
- Pimientos - 30 unidades
- Tomates cherry - 8 kilogramos
- Rúcula - 2 kilogramos
- Ensalada mixta - 5 kilogramos
- Pan integral - 20 barras
- Wraps integrales - 120 unidades
- Hummus - 8 kilogramo
- Queso crema - 4 kilogram
- Queso para untar vegano - 3 kilogram
- Queso joven - 5 kilogramos
- Lonchas veganas - 3 kilogram
- Pechuga de pavo - 3 kilogram
- Falafel - 8 kilogramos
- Lentejas - 5 kilogramos
- Garbanzos - 5 kilogramo
- Quinoa - 5 kilogramos
- Arroz - 8 kilogramo
- Pasta integral - 6 kilogram
- Salsa de tomate - 8 litros
- Leche de coco - 8 litros
- Caldo de verduras - 2 kilogramo
- Cebollas - 8 kilogramo
- Ajos - 20 cabezas
- Jengibre - 1 kilogramo
- Aceite de oliva - 5 litros
- Aceite de girasol - 2 litros
- Vinagre balsámico - 2 litros
- Vinagre de manzana - 2 litros
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón - 500 gramos
- Comino - 300 gramos
- Curry en polvo - 300 gramos
- Hierbas italianas - 300 gramos
- Copos de chile - 200 gramos
- Mayonesa - 3 litros
- Mayonesa vegana - 2 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Aderezo de yogur - 3 litros
- Aliño de tahini - 3 liter
- Chips de pimentón - 4 kilogramos
- Patatas fritas naturales - 4 kilogramo
- Mezcla de frutos secos - 3 kilogram
- Galletas veganas - 4 kilogram
- Chocolate negro - 3 kilogramo
- Barritas de avena - 160 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura de residuos generales - 60 unidades
- Bolsas de basura de plástico - 30 unidades
- Bolsas de basura de papel - 30 unidades
- Lavavajillas - 4 litros
- Limpiador multiusos - 4 litros
- Limpiador de inodoros - 3 litros
- Jabón de manos - 8 botellas
- Gel desinfectante para manos - 6 litros
- Esponjas - 24 unidades
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Servilletas - 800 unidades
- Etiquetas dietéticas - 200 unidades
Consejos
- Calcula una silla por participante y reserva entre un 5 % y un 10 % adicional para ponentes, personal y cambios de última hora. Para la mesa de registro, deja espacio suficiente para trabajar con la lista de participantes y las acreditaciones.
- Prepara un puesto de registro completo al menos 60 minutos antes de la llegada prevista. Coloca la mesa de registro, las acreditaciones y la señalización en un punto visible desde la entrada.
- Lleva un cable HDMI y un adaptador compatible con cada portátil que vaya a utilizarse, además de un repuesto. Haz una prueba de todas las presentaciones y del sonido como mínimo 90 minutos antes del comienzo.
- Para el catering, calcula una taza o vaso reutilizable, un plato y los cubiertos necesarios por persona, más un 10 % de margen. Separa las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones antes de colocar la comida.
- Deja preparadas las jarras de agua y café antes de abrir las puertas y revisa las baterías externas, regletas y cables alargadores. Este material suele olvidarse hasta que empieza la primera ponencia.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una cumbre medioambiental?
- Calcula una silla por persona inscrita y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Reserva además sillas específicas para los ponentes y el equipo de organización.
- ¿Cuánta vajilla reutilizable necesito para el catering?
- Prepara una taza o vaso, un plato y un juego de cubiertos por asistente, más un 10 % adicional. Si habrá varias comidas sin lavado entre servicios, calcula una unidad por servicio y por persona.
- ¿Cuándo debo probar el proyector y los micrófonos?
- Haz una prueba completa al menos 90 minutos antes de que empiece la cumbre. Comprueba cada portátil, cable HDMI, adaptador, micrófono, altavoz y el clic de presentación.
- ¿Cuándo tengo que preparar el material de registro?
- Deja montada la mesa de registro y la señalización 60 minutos antes de la llegada de los participantes. Ten las acreditaciones ordenadas y la lista actualizada para evitar esperas en la entrada.
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