Que faut-il acheter pour un séminaire anniversaire ?

Un séminaire anniversaire combine une journée de travail, des présentations et des temps conviviaux. Votre liste de courses doit donc couvrir le café d’accueil, les boissons, les encas et le repas, mais aussi le matériel de service. Prévoyez la vaisselle selon le nombre d’inscrits, avec une marge de 10 % pour les verres et les assiettes. N’oubliez pas le matériel de projection et les éléments souvent réglés trop tard, comme les boissons à refroidir et les contenants de service.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tables rectangulairesqté 10
Tables pliantesqté 4
Tables hautesqté 6
Table de prise de parole
Portant à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Verres à bièreqté 40
Assiettesqté 70
Fourchettes à gâteauqté 70
Couteaux à dînerqté 70
Fourchettes de tableqté 70
Cuillères à caféqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2
Pinces de cuisineqté 4
Carafes de serviceqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Bougeoirsqté 12
Bougies LEDqté 24
Panneaux d’orientationqté 8
Mur photo

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 8 pièces
- Eau minérale plate - 40 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Beurre doux - 500 grammes
- Fromage à la crème - 6 pots
- Houmous - 6 barquettes
- Beurre de cacahuète - 1 pot
- Confiture de fraises - 2 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1 kilo
- Tartinade végétarienne - 6 pots
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 60 pièces
- Petits pains sans gluten - 8 pièces
- Mini-wraps - 60 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Roquette - 6 sacs
- Poivrons - 10 pièces
- Olives - 4 bocaux
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 20 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Mélange de noix - 2 sachets
- Bâtonnets au fromage - 3 boîtes
- Mini-quiches - 80 pièces
- Feuilletés végétariens - 60 pièces
- Brochettes de poulet - 60 pièces
- Brochettes végétariennes - 30 pièces
- Sauce satay - 2 pots
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Sauce chili - 1 bouteille
- Gâteau d'anniversaire - 1 pièce
- Crème fouettée - 4 bidons
- Serviettes - 300 pièces
- Filtres à café en papier - 2 paquets
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Piques à cocktail - 2 boîtes
- Pailles - 1 paquet
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces

Conseils

Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Achetez aussi de l’eau en quantité suffisante et mettez-en une partie au frais la veille.
Pour le café d’accueil, prévoyez 1 à 2 tasses par participant, ainsi que du café, du thé, du sucre et du lait. Deux machines à café ou une machine et une bouilloire réduisent l’attente à partir d’une trentaine de personnes.
Prévoyez une assiette et une fourchette à gâteau par personne pour les encas, puis ajoutez 10 % de réserve. Les plateaux et les pinces de service évitent que les participants manipulent directement les aliments.
Réservez la vaisselle et le mobilier au moins 7 jours avant le séminaire, surtout les tables hautes, les chaises et les portants à vêtements. Comptez une place assise par participant pendant les présentations.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran et l’ordinateur de présentation 24 heures avant l’événement. Regroupez toutes les présentations sur un seul ordinateur et prévoyez les câbles, adaptateurs et rallonges nécessaires.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour un séminaire anniversaire ?: Prévoyez au minimum 1 verre à eau par personne, puis 1 verre à vin et 1 verre à bière par personne si ces boissons sont servies. Ajoutez une marge de 10 % pour les casse ou les changements de verre.
Quelle quantité de boissons acheter par personne ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Pour une demi-journée, cela représente généralement 3 à 4 boissons par participant, en plus de l’eau.
Combien d’assiettes et de couverts faut-il acheter ?: Prévoyez une assiette et un jeu de couverts par personne pour le repas, ainsi qu’une assiette et une fourchette à gâteau pour les encas. Ajoutez 10 % de réserve et vérifiez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant.
Quand préparer le matériel pour les présentations ?: Rassemblez les présentations sur l’ordinateur au moins 24 heures avant le séminaire et testez le vidéoprojecteur, l’écran et le son le même jour. Gardez une copie de secours sur une clé USB.

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