Que prévoir pour un séminaire ? La liste d’achats

Pour un séminaire, les oublis concernent souvent les petits éléments qui permettent aux participants de suivre la journée sans interruption : eau, café, badges, câbles et vaisselle. Prévoyez les achats en fonction du nombre d’inscrits, des pauses et du format des interventions. Comptez notamment deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson par heure supplémentaire. Cette liste rassemble aussi le matériel nécessaire pour l’accueil, les présentations et les pauses.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 55
Tablesqté 10
Table de prise de parole
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Câbles HDMIqté 2
Cliqueur de présentation
Routeur wifi

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères à caféqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Louchesqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 60
Numéros de tableqté 10
Panneaux d’orientationqté 8
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 60
Badgesqté 60

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilos
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale plate - 10 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pils - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Citrons - 12 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mélange de noix - 2 kilo
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Olives - 6 bocaux
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Wraps au houmous - 30 pièces
- Wraps au poulet - 30 pièces
- Mini-quiches - 60 pièces
- Sandwiches - 60 pièces
- Sandwichs - 60 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Sel - 1 boîte
- Poivre - 1 boîte
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Serviettes - 400 pièces
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Conseils

Prévoyez au moins 1 litre d’eau par participant pour une journée complète, davantage si la salle est chaude ou si les interventions sont longues. Gardez une réserve séparée pour les intervenants et l’équipe d’accueil.
Pour le café, comptez 3 à 4 tasses par personne sur une journée, avec 10 % de marge. Ajoutez des cuillères à café, du sucre et suffisamment de thermos pour maintenir une pause fluide entre deux sessions.
Préparez la vaisselle selon le moment du service : 2 verres à eau par personne, 1 tasse à café, puis des assiettes et couverts pour chaque repas ou buffet. Une marge de 10 à 15 % évite de manquer en cas de casse ou de renouvellement.
Ne laissez pas le matériel technique aux achats de dernière minute : prévoyez au moins un câble HDMI de secours, deux multiprises, deux rallonges et un ordinateur de présentation chargé. Testez le projecteur, l’écran, les microphones et les enceintes avant l’arrivée du premier participant.
Organisez les boissons et les en-cas dans des glacières, bacs à glaçons, plateaux et petits bols avant l’ouverture. Placez aussi le routeur wifi, le cliqueur et les câbles dans un sac identifié afin de les retrouver rapidement sur place.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir par personne pour un séminaire ?: Prévoyez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Pour une journée de six heures, cela représente généralement sept à huit boissons par participant, en adaptant selon la chaleur et le menu.
Quelle quantité de café acheter pour un séminaire ?: Comptez 3 à 4 tasses de café par participant pour une journée complète, avec une marge de 10 %. Pour 50 personnes, prévoyez donc environ 165 à 220 tasses et assez de café, de tasses, de cuillères et de sucre pour les pauses.
Combien de vaisselle faut-il prévoir pour un séminaire ?: Prévoyez deux verres à eau et une tasse à café par personne, plus 10 à 15 % de réserve. Pour un buffet, ajoutez une assiette et un jeu de couverts par participant, puis augmentez la quantité si le service dure plusieurs heures.
Quand faut-il préparer le matériel du séminaire ?: Rassemblez le matériel au moins 24 heures avant et testez les présentations, les câbles, le projecteur et les microphones avant l’installation finale. Le jour même, prévoyez 60 à 90 minutes pour installer la salle et vérifier le son et l’image.

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