Wat heb je nodig voor een seminar?
Een seminar vraagt om meer dan stoelen en een projector. Je hebt spullen nodig voor registratie, presentaties, pauzes en een soepele ontvangst van deelnemers. Denk naast de zichtbare inrichting ook aan kabels, stekkerdozen, microfoonstandaards en voldoende servies. Controleer vooraf of de presentatielaptop aansluit op de projector en of de zaal wifi heeft. Met deze boodschappenlijst verzamel je de benodigdheden voor de zaal, de spreekplek, de catering en de registratie op één plek.
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 55
- Tafelsaantal 10
- Spreektafel
- Buffettafelsaantal 4
- Krukkenaantal 8
Apparatuur
- Projector
- Projectiescherm
- Presentatielaptop
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Speakersaantal 2
- Microfoonstandaard
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- HDMI-kabelsaantal 2
- Presentatieklikker
- Wifi-router
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterglazenaantal 60
- Wijnglazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Koffielepelsaantal 60
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerbladenaantal 6
- Schaaltjesaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 60
- Tafelnummersaantal 10
- Routebordjesaantal 8
- Pennenaantal 60
- Notitieblokkenaantal 60
- Badgesaantal 60
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
Schoonmaak
- Stoffer en blikaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
- Koffiebonen - 2 kilo
- Zwarte thee - 3 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Mineraalwater plat - 10 flessen
- Mineraalwater bruisend - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pils - 48 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Bubbels - 4 flessen
- Citroenen - 12 stuks
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Paprika's - 12 stuks
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Gemengde noten - 2 kilo
- Naturelchips - 8 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Olijven - 6 potten
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Hummuswraps - 30 stuks
- Kipwraps - 30 stuks
- Miniquiches - 60 stuks
- Sandwiches - 60 stuks
- Broodjes - 60 stuks
- Roomboter - 500 gram
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Mosterd - 1 pot
- Zout - 1 bus
- Peper - 1 bus
- Olijfolie - 1 fles
- Servetten - 400 stuks
- Papieren handdoeken - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 1 doos
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken
Tips
- Test projector, presentatielaptop, HDMI-kabels, microfoons en speakers uiterlijk één dag vooraf samen. Neem naast de benodigde kabels ook stekkerdozen en verlengkabels mee; die ontbreken vaak in de zaal.
- Zet voor de ontvangst een registratietafel klaar met deelnemerslijst en naamkaartjes. Leg de materialen minimaal 30 minuten voor aanvang op volgorde, zodat binnenkomende deelnemers niet ophopen.
- Plan per pauze voldoende koffiekopjes, waterglazen, borden, besteksets en koffielepels. Voorzie extra servies voor een tweede ronde, vooral wanneer deelnemers langer blijven napraten.
- Koel dranken vooraf en gebruik koelboxen en ijsblokbakken als er geen vaste koeling bij het buffet is. Zet thermoskannen, koffiezetapparaten en waterkokers klaar voordat de eerste pauze begint.
- Controleer de route naar zaal, registratie en toiletten met routebordjes. Print programma’s en presentaties vooraf en bewaar ook een digitale kopie op de presentatielaptop.
Veelgestelde vragen
- Wat heb je nodig voor een seminar?
- Reken op meubilair voor de zaal, een spreekplek, projector en scherm, presentatielaptop, microfoons, speakers en de benodigde kabels. Voor ontvangst en catering heb je daarnaast naamkaartjes, een deelnemerslijst, servies, koffievoorzieningen, dranken en serveermaterialen nodig.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een seminar?
- Zet voor iedere aangemelde deelnemer één stoel klaar en voeg bij voorkeur 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 40 deelnemers betekent dat 42 tot 44 stoelen, afhankelijk van de zaalindeling en bevestigde sprekers.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een seminar?
- Reken tijdens het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief koffie, thee en water. Voor een seminar van 4 uur komt dat neer op circa 6 tot 9 drankmomenten per deelnemer; stem de hoeveelheid af op de geplande pauzes.
- Wanneer moet ik de apparatuur voor een seminar testen?
- Test projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, microfoons en speakers uiterlijk één dag voor het seminar. Doe op de dag zelf nog een korte controle van 30 tot 60 minuten, omdat aansluitingen of instellingen na verplaatsing kunnen veranderen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!