Qué necesitas comprar para un seminario
Organizar un seminario exige más que reservar una sala y confirmar a los ponentes. Necesitas preparar el registro, la presentación, el sonido, el café y la comida sin dejar compras para el último día. Esta lista reúne el material habitual para montar la sala, recibir a los asistentes y mantener los descansos en orden. Ajusta las cantidades al número de inscritos y confirma el pedido de catering después de recoger las preferencias dietéticas.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 55
- Mesascant. 10
- Mesa de oradores
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetescant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soporte de micrófono
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Cables HDMIcant. 2
- Clic de presentación
- Router wifi
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencoscant. 12
- Cucharonescant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Números de mesacant. 10
- Carteles de rutacant. 8
- Bolígrafoscant. 60
- Bloc de notascant. 60
- Badgescant. 60
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Recogedor y escobacant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
- Granos de café - 2 kilos
- Té negro - 3 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 10 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsen - 48 botellas
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Cava - 4 botellas
- Limones - 12 unidades
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Aceitunas - 6 tarros
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Wraps de hummus - 30 unidades
- Wraps de pollo - 30 unidades
- Miniquiches - 60 unidades
- Sándwiches - 60 unidades
- Bocadillos - 60 unidades
- Mantequilla - 500 gramos
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Sal - 1 bote
- Pimienta - 1 bote
- Aceite de oliva - 1 botella
- Servilletas - 400 unidades
- Toallas de papel - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
Consejos
- Calcula las sillas según las inscripciones confirmadas y añade entre un 5 % y un 10 % para cubrir cambios de última hora. Reserva también mesas para el registro, los ponentes y el buffet.
- Para una jornada de varias horas, prevé aproximadamente 2 vasos de agua y 2 bebidas calientes por asistente. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes y comprueba que las neveras portátiles y las cubiteras tengan capacidad suficiente.
- Prueba el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos y los altavoces como mínimo 2 horas antes de la llegada del público. Lleva cables HDMI, regletas y alargadores de repuesto: son los elementos que más suelen faltar al montar la sala.
- Prepara las tarjetas de nombre, la lista de participantes, el programa y los carteles de ruta el día anterior. Imprime entre un 5 % y un 10 % más de tarjetas y programas para nuevas inscripciones o errores de impresión.
- Separa el material de registro, presentación y catering en cajas distintas y llévalo al lugar al menos 90 minutos antes de empezar. Así podrás montar la mesa de registro y revisar el pedido de comida sin bloquear la entrada de los asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un seminario?
- Calcula una silla por persona inscrita y añade entre un 5 % y un 10 % adicional. Para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas, salvo que la distribución de la sala requiera más espacio.
- ¿Cuánta bebida y café compro para un seminario?
- Como referencia, calcula 2 vasos de agua y 2 bebidas calientes por asistente en una jornada de varias horas. Añade un margen del 10 % y enfría las bebidas al menos 4 horas antes.
- ¿Cuándo debo probar el proyector y los micrófonos?
- Haz una prueba completa como mínimo 2 horas antes de abrir el registro. Comprueba también el portátil, los cables HDMI, las regletas, los alargadores y el clic de presentación.
- ¿Cuándo preparo el material del seminario?
- Deja listas las tarjetas de nombre, la lista de participantes, el programa y los carteles el día anterior. Lleva todo a la sala al menos 90 minutos antes del inicio para montar el registro y revisar la distribución.
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