Que faut-il acheter pour un séminaire ?

Préparer un séminaire ne se limite pas au café et aux badges. Il faut aussi prévoir le matériel de présentation, les câbles, la vaisselle et les équipements pour le service. Comptez les consommables à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge de 10 % pour les verres, tasses et portions. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à réunir avant l’accueil des participants.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 10
Table de scène
Table d'inscription
Chaises des intervenantsqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Cliqueur de présentation
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Câbles HDMIqté 2
Clés USBqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 8
Pupitres de programmeqté 4
Stylosqté 70
Blocs-notesqté 60
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 10 pièces
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Crème pour café - 4 pots
- Beurre doux - 500 grammes
- Mini-croissants - 70 pièces
- Mini muffins - 70 pièces
- Biscuits - 6 paquets
- Pain complet - 6 pains
- Pain blanc - 4 pains
- Pain multigrains - 4 pains
- Fromage jeune - 2,5 kilogram
- Blanc de poulet farci - 1,5 kilogramme
- Houmous - 1 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Confiture - 3 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Salade verte mélangée - 4 kilogrammes
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Salade de pâtes - 5 kilogrammes
- Wraps végétariens - 30 pièces
- Wraps au poulet - 40 pièces
- Quiche végétarienne - 4 pièces
- Quiche mixte - 6 pièces
- Sauce vinaigrette - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Serviettes en papier - 150 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Lingettes nettoyantes - 2 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve d’au moins 10 % si la journée dure plusieurs heures.
Pour le café, comptez 2 tasses par personne sur une demi-journée et 3 à 4 sur une journée complète. Vérifiez aussi la capacité des machines à café, bouilloires et thermos avant le jour du séminaire.
Préparez au moins 1 exemplaire imprimé du programme par participant, plus 5 à 10 exemplaires de réserve. Les présentations et documents doivent être rassemblés et vérifiés avant l’impression.
Prévoyez une chaise pour chaque participant, puis 2 à 3 chaises supplémentaires pour les intervenants et les imprévus. Installez la table d’inscription de façon à laisser un passage dégagé.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et le cliqueur au moins 24 heures avant. Prenez plusieurs câbles HDMI, multiprises et rallonges compatibles : ce sont les éléments le plus souvent oubliés.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir par personne pour un séminaire ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de marge pour couvrir les écarts et les besoins des intervenants.
Combien de tasses et de verres faut-il pour un séminaire ?: Comptez 2 tasses par personne pour une demi-journée et 3 à 4 pour une journée complète si elles ne sont pas lavées entre les pauses. Pour les verres, prévoyez au moins 2 par personne, plus 10 % de réserve.
Quand acheter les boissons et commander le catering ?: Confirmez les quantités du traiteur dès que les inscriptions sont stabilisées, idéalement 7 jours avant le séminaire. Achetez les boissons et les produits non périssables 2 à 3 jours avant, puis vérifiez les besoins alimentaires au plus tard 48 heures avant.
Quel matériel tester avant un séminaire ?: Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones, les haut-parleurs et le cliqueur au moins 24 heures avant. Rechargez les microphones et préparez les câbles, rallonges et multiprises le jour précédent.

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