Seminar-Einkaufsliste für eine reibungslose Veranstaltung

Für ein Seminar brauchst du mehr als Beamer und Stühle: Registrierung, Präsentationen, Verpflegung und Technik müssen am Veranstaltungstag zusammenpassen. Diese Einkaufsliste hilft dir, die benötigten Dinge rechtzeitig zu besorgen und typische Engpässe zu vermeiden. Plane Getränke, Geschirr und Ausdrucke anhand der tatsächlichen Teilnehmerzahl. Prüfe außerdem frühzeitig, ob Kabel, Mikrofone und Präsentationsdateien kompatibel sind.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
TischeAnz. 10
Podiumstisch
Registrierungstisch
RednerstühleAnz. 4

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
Präsentationsklicker
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 2
USB-SticksAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
GläserAnz. 70
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

NamensschilderAnz. 60
TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 8
ProgrammständerAnz. 4
StifteAnz. 70
NotizblöckeAnz. 60
KlebebandAnz. 3
SchereAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Packung
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 10 Stück
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 6 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Kaffeesahne - 4 Becher
- Butter - 500 Gramm
- Mini-Croissants - 70 Stück
- Mini-Muffins - 70 Stück
- Kekse - 6 Packungen
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Weißbrot - 4 Brote
- Mehrkornbrot - 4 Brote
- Junger Käse - 2,5 Kilogramm
- Belegte Hähnchenbrust - 1,5 Kilogramm
- Hummus - 1 Kilogramm
- Frischkäse - 1 Kilogramm
- Marmelade - 3 Gläser
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 2 Kilogramm
- Gemischter grüner Salat - 4 kilogramm
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Nudelsalat - 5 Kilogramm
- Vegetarische Wraps - 30 Stück
- Wraps mit Huhn - 40 Stück
- Vegetarische Quiche - 4 Stück
- Gemischte Quiche - 6 Stück
- Dressing - 3 Flaschen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Papierservietten - 150 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 1 Rolle
- Müllsäcke - 30 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 40 Stück
- Reinigungstücher - 2 Packungen
- Handseife - 4 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 4 Flaschen

Tipps

Plane pro Teilnehmer mindestens zwei Trinkgefäße ein, wenn Wasser, Kaffee und weitere Getränke angeboten werden. Bestelle bei halbtägigen Seminaren zusätzlich etwa ein bis zwei Getränke pro Person für die Pause.
Drucke Teilnehmerliste, Namensschilder, Programm und Handouts spätestens zwei Werktage vor dem Seminar. Halte bei den Handouts 5 bis 10 Prozent Reserve für Nachmeldungen, Korrekturen oder zusätzliche Referenten bereit.
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker und Lautsprecher mindestens am Vortag gemeinsam. Lege für wichtige Präsentationen zusätzlich einen USB-Stick als Sicherung an.
Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch und lege Namensschilder, Teilnehmerliste und Schreibmaterial dort mindestens 30 Minuten vor Beginn bereit. So entsteht kein Stau beim Einlass.
Lade Funkmikrofone am Vorabend vollständig auf und prüfe die Reichweite im tatsächlichen Seminarraum. Verlängerungskabel und Adapter gehören ebenfalls in die Technikbox, da Steckdosen oft nicht dort liegen, wo Beamer oder Laptop stehen.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für ein Seminar?: Rechne für die erste Seminarstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Person und Stunde. Für eine halbtägige Veranstaltung sind meist drei bis fünf Getränke pro Teilnehmer realistisch, abhängig von Kaffee- und Wasserangebot.
Wie viele Handouts soll ich für ein Seminar drucken?: Drucke ein Exemplar pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 40 Teilnehmern sind das beispielsweise 42 bis 44 Handouts.
Wann sollte ich die Technik für ein Seminar testen?: Teste die komplette Technik mindestens einen Werktag vor dem Seminar und wiederhole einen kurzen Funktionstest 60 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei auch Präsentationsdateien, Mikrofone, Lautsprecher, Kabel und den Präsentationsklicker.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Seminar?: Plane pro Teilnehmer mindestens eine Tasse, ein Glas, einen Teller und ein Besteckset ein, bei mehreren Pausen besser 1,5 Sets pro Person. Für 40 Teilnehmer solltest du daher etwa 60 Geschirrsets bereithalten oder zwischendurch spülen können.

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