Qué necesitas comprar o llevar para un seminario

Para organizar un seminario no basta con reservar la sala y confirmar a los ponentes. Necesitas preparar el material de registro, la señalización, el equipo de presentación y todo lo necesario para las pausas de café. Calcula las cantidades según el número de inscritos y deja margen para imprevistos. Esta lista reúne lo que conviene comprar, pedir prestado o confirmar antes del día del seminario.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 60
Mesascant. 10
Mesa del escenario
Mesa de registro
Sillas para ponentescant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Clic de presentación
Altavocescant. 2
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 4
Cables HDMIcant. 2
Memorias USBcant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 70
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Cucharonescant. 6

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 60
Manteles individualescant. 10
Pancartas con nombrescant. 8
Atriles para programascant. 4
Bolígrafoscant. 70
Bloc de notascant. 60
Cinta adhesivacant. 3
Tijerascant. 2

Limpieza

Papeleracant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Té - 4 docenas
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 10 unidades
- Agua mineral sin gas - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 6 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Leche para café - 4 tarrinas
- Mantequilla - 500 gramos
- Mini croissants - 70 unidades
- Mini muffins - 70 unidades
- Galletas - 6 paquetes
- Pan integral - 6 barras
- Pan blanco - 4 panes
- Pan multicereal - 4 panes
- Queso joven - 2,5 kilogram
- Pechuga de pollo rellena - 1,5 kilogram
- Hummus - 1 kilogramo
- Queso crema - 1 kilogramo
- Mermelada - 3 tarros
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 2 kilogramos
- Ensalada verde mixta - 4 kilogramo
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Ensalada de pasta - 5 kilogramos
- Wraps vegetarianos - 30 unidades
- Wraps de pollo - 40 unidades
- Quiche vegetariana - 4 unidades
- Quiche mixta - 6 unidades
- Salsa - 3 botellas
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Servilletas de papel - 150 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 1 rollo
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 40 unidades
- Paños de limpieza - 2 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 botellas

Consejos

Prepara una tarjeta con el nombre para cada participante confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % extra para inscripciones de última hora o errores de impresión.
Calcula al menos 2 vasos por persona si habrá una pausa de café y agua durante el seminario; para una jornada completa, prepara también bebidas de reserva para un 10 % más de asistentes.
Comprueba el equipo técnico como mínimo 24 horas antes: proyector, pantalla, portátil, micrófonos, altavoces, clic de presentación, cables HDMI y alargadores deben funcionar juntos.
Para el café, cuenta aproximadamente una taza por persona en cada pausa y deja preparadas tazas, cucharillas, termos o máquinas de café, además de bandejas y pinzas para servir la comida.
Guarda todas las presentaciones en un portátil y en una memoria USB antes de abrir la sala. Pide la versión final a cada ponente al menos 48 horas antes para poder revisarla e imprimir el programa.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas bebidas necesito para un seminario?: Calcula 2 bebidas por persona durante las primeras horas y añade un margen del 10 %. Si el seminario dura toda la jornada, planifica también una bebida adicional por persona para la tarde.
¿Cuánto café debo comprar para un seminario?: Prepara una taza por persona y por pausa. Para dos pausas y 40 asistentes, calcula unas 80 tazas, más un 10 % de margen; confirma la cantidad definitiva con el catering al menos 3 días antes.
¿Qué equipo técnico hace falta para un seminario?: Como mínimo, necesitas proyector, pantalla, portátil, clic de presentación, micrófonos, altavoces, cables HDMI, regletas y alargadores. Haz una prueba completa 24 horas antes y carga los micrófonos antes de abrir la sala.
¿Cuándo debo preparar el material de un seminario?: Imprime el programa, los folletos y la lista de participantes entre 24 y 48 horas antes. Confirma las cantidades del catering y las preferencias dietéticas al menos 3 días antes, para evitar cambios de última hora.

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