Que faut-il prévoir pour organiser un salon ?

Pour un salon professionnel, les achats ne se limitent pas aux tables et aux chaises. Il faut aussi prévoir l’équipement de présentation, la connexion réseau, l’éclairage et les éléments qui permettent aux exposants de travailler sans attendre. Cette liste vous aide à préparer les comptoirs, stands, écrans, câbles et fournitures nécessaires avant l’ouverture. Vérifiez les quantités après avoir confirmé le nombre d’exposants, d’intervenants et de participants.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 4
Tables de standqté 24
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 180
Tabouretsqté 24
Panneaux de standqté 24
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 12
Écransqté 12
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portables de présentationqté 2
Pointeurs laserqté 3
Routeurs Wi-Fiqté 3
Switches réseauqté 4
Câbles réseauqté 30
Multiprisesqté 30
Rallongesqté 20
Clés USBqté 20
Webcamsqté 4
Microphones de présentationqté 2
Souris sans filqté 12
Claviersqté 12
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 8
Lampadairesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs de rangementqté 12

Catering

Percolateurs à caféqté 2
Bacs à buffetqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Râteliers de refroidissementqté 6
Courses
- Grains de café - 6 paquets
- Sachets de thé - 8 boîtes
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème pour café - 4 paquets
- Tranches de citron - 2 kilogrammes
- Eau plate - 12 caisses
- Eau pétillante - 8 casiers
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Thé glacé - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Baguettes - 45 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini-wraps - 240 pièces
- Fromage frais - 4 kilogrammes
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Brie - 3 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 4 kilogrammes
- Jambon arrière - 4 kilogram
- Houmous - 4 kilogrammes
- Tartinade d’avocat - 3 kilogram
- Tomates - 5 kilogrammes
- Concombres - 4 kilogrammes
- Roquette - 2 kilogram
- Salade composée - 4 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Olives - 3 kilogrammes
- Tomates séchées au soleil - 2 kilogrammes
- Salade aux œufs - 3 kilogram
- Salade de poulet - 3 kilogrammes
- Salade de pâtes - 8 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 6 kilogram
- Salade de quinoa - 4 kilogrammes
- Salade de lentilles - 4 kilogram
- Falafel vegan - 4 kilogrammes
- Beurre aux herbes - 3 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 2 bouteilles
- Pesto - 2 kilogrammes
- Vinaigrette balsamique - 2 litres
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Pommes - 12 kilogram
- Bananes - 8 kilogrammes
- Raisins - 6 kilogrammes
- Oranges - 6 kilogrammes
- Myrtilles - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Mélange de noix - 4 kilogrammes
- Galettes de riz - 6 paquets
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 180 pièces
- Mini muffins - 180 pièces
- Barres chocolatées - 120 pièces
- Serviettes - 1000 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Petits sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 12 paquets
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel hydroalcoolique - 12 bouteilles
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Étiquettes de régime - 200 pièces

Décoration

Bannières du salonqté 12
Panneaux directionnelsqté 16
Porte-nomsqté 220
Nappesqté 30
Braceletsqté 220
Porte-badgesqté 220
Plantesqté 12

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 12

Conseils

Prévoyez au moins une table de stand par exposant, puis ajoutez une table de réserve pour les documents, les démonstrations ou le rangement.
Comptez un écran et un ordinateur portable pour chaque présentation simultanée. Ajoutez un projecteur et un écran de projection si les interventions se déroulent dans une salle commune.
Pour le réseau, prévoyez un routeur Wi-Fi, un switch et des câbles réseau assez longs pour chaque zone équipée. Ajoutez environ 20 % de câbles supplémentaires pour les imprévus.
Prévoyez une multiprise et une rallonge par espace technique, puis regroupez les câbles avec des serre-câbles et du ruban gaffer avant l’arrivée du public.
Pour la pause et le catering, comptez au minimum une tasse, un verre et une assiette par personne, avec 10 % de vaisselle supplémentaire pour les remplacements et les livraisons échelonnées.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il prévoir par exposant ?: Prévoyez une table de stand par exposant. Ajoutez une table de réserve pour cinq à dix exposants afin de gérer les besoins supplémentaires le jour du salon.
Combien d’ordinateurs faut-il pour un salon professionnel ?: Comptez un ordinateur portable par présentation prévue au même moment, plus un ordinateur de secours pour l’accueil ou les démonstrations. Testez chaque appareil au moins 24 heures avant l’ouverture.
Combien de verres et d’assiettes prévoir pour le catering ?: Prévoyez une pièce par participant et par type de vaisselle, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 100 personnes, cela représente au moins 110 verres, 110 tasses et 110 assiettes.
Quand acheter le matériel technique du salon ?: Réservez le mobilier et le matériel au moins 3 à 4 semaines avant le salon. Confirmez les livraisons et testez les écrans, projecteurs, microphones et routeurs la veille ou 24 heures avant l’ouverture.

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