Que faut-il prévoir pour un salon du livre d’art ?

Un salon du livre d’art demande davantage que des tables pour présenter les ouvrages. Il faut aménager les stands, faciliter la circulation, préparer l’accueil, organiser les dédicaces et assurer les conférences. Prévoyez aussi le matériel de paiement, les rallonges et l’éclairage : ce sont les éléments souvent oubliés jusqu’au montage. Cette liste rassemble les achats et équipements à vérifier avant l’ouverture, pour 1 journée de salon comme pour un programme plus long.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 32
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Bibliothèquesqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Caisses de rangementqté 24
Nappeqté 32

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Caisse
Caisse
Imprimante d'étiquettes

Éclairage

Lampes de bureauqté 16
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 32
Flèches directionnellesqté 20
Panneaux du programmeqté 6
Affichesqté 20
Plantes d’ornementqté 12
Cadres photoqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 6 litres
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Citrons - 2 kilo
- Glaçons - 10 kilos
- Petits pains - 240 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Tartinades végétariennes - 2 kilos
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Mini-carottes - 3 kilos
- Lamelles de poivron - 3 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de snacks salés - 6 sachets
- Olives - 3 bocaux
- Mélange de noix - 2 kilos
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Cookies au chocolat noir - 6 paquets
- Mini-muffins - 120 pièces
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Gobelets à café en carton - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Assiettes en carton - 300 pièces
- Film alimentaire pour plateau - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Essuie-tout - 12 paquets
- Papier d'impression - 5 paquets
- Cartouches d’encre - 2 jeux
- Autocollants de nom - 250 pièces
- Stylos - 30 pièces

Conseils

Prévoyez une table par exposant, puis ajoutez 10 à 15 % de surface libre pour les ouvrages, les catalogues et les échanges avec le public. Les tables hautes peuvent servir aux discussions ou à l’accueil, mais ne remplacent pas les tables de présentation.
Comptez au moins 1 chaise par exposant et 2 à 3 chaises supplémentaires par espace de conférence. Réservez également quelques assises pour les auteurs en dédicace afin qu’ils n’aient pas à quitter leur stand.
Pour chaque point de paiement, prévoyez un terminal, une caisse et une solution de secours. Testez les terminaux et l’imprimante d’étiquettes au plus tard la veille, avec du papier et des étiquettes en réserve.
Prévoyez 1 multiprise et une rallonge par zone technique, plus 20 % de longueur supplémentaire pour éviter les câbles tendus. Testez ensemble l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et l’enceinte avant l’arrivée des exposants.
Pour le café et le catering, comptez 2 tasses ou verres par personne sur une demi-journée, puis ajoutez 10 % de réserve. Sortez la vaisselle, les plateaux et les carafes avant l’accueil : le manque de verres apparaît généralement dès la première pause.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour un salon du livre d’art ?: Prévoyez au minimum 1 table par exposant confirmé, avec 10 à 15 % de place supplémentaire pour les espaces communs et les dédicaces. Ajoutez des tables hautes si les visiteurs doivent pouvoir échanger sans s’asseoir.
Quel matériel technique faut-il pour les conférences ?: Prévoyez 1 ordinateur portable, 1 vidéoprojecteur, 1 écran de projection, 1 microphone et 1 enceinte portable par salle utilisée. Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture et vérifiez les adaptateurs nécessaires.
Combien de vaisselle prévoir pour un salon du livre ?: Comptez 2 tasses ou verres par participant pour une demi-journée, avec 10 % de réserve. Pour une journée complète, prévoyez plutôt 3 unités par personne et vérifiez aussi les assiettes, les couverts, les plateaux et les carafes.
Quand acheter les fournitures pour un salon du livre d’art ?: Finalisez les quantités 2 à 3 semaines avant le salon, dès que les exposants et les intervenants sont confirmés. Contrôlez les livraisons et testez le matériel technique la veille du montage, puis gardez une petite réserve de consommables sur place.

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