Qué necesitas para una feria del libro de arte

Organizar una feria del libro de arte exige más que mesas para los expositores. Necesitarás preparar puestos numerados, una zona cómoda para charlas y firmas, medios de pago, iluminación y material para atender a visitantes y participantes. Esta lista reúne el mobiliario, los equipos, la vajilla y los elementos de señalización que conviene comprar o llevar. Revísala antes de confirmar el catering y de probar la técnica de las presentaciones.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 32
Sillascant. 80
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 4
Estanteríascant. 8
Postes separadorescant. 12
Cajas de almacenamientocant. 24
Mantelcant. 32

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarracant. 6

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátilcant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Neveras portátilescant. 4
Terminales de pagocant. 3
Caja registradora
Caja registradora
Impresora de etiquetas

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 16
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Decoración

Carteles con número de standcant. 32
Flechas direccionalescant. 20
Carteles del programacant. 6
Cartelescant. 20
Plantas ornamentalescant. 12
Marcos de fotoscant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Chocolate caliente - 6 litros
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Limones - 2 kilos
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Panecillos pequeños - 240 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Queso joven - 3 kilos
- Queso añejo - 2 kilo
- Jamón cocido - 2 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilo
- Untables vegetarianos - 2 kilos
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Rúcula - 1 kilo
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 5 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Minizanahorias - 3 kilos
- Tiras de pimiento - 3 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Mezcla de aperitivos salados - 6 bolsas
- Aceitunas - 3 tarros
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Ketchup - 2 botellas
- Galletas de mantequilla - 6 paquetes
- Galletas de chocolate negro - 6 paquetes
- Mini muffins - 120 unidades
- Servilletas de papel - 600 unidades
- Vasos de cartón para café - 300 unidades
- Palitos de madera para remover - 300 unidades
- Platos de papel - 300 unidades
- Film para bandejas - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Papel de impresión - 5 paquetes
- Cartuchos de tinta - 2 juegos
- Pegatinas con nombre - 250 unidades
- Bolígrafos - 30 piezas

Consejos

Calcula las mesas y sillas según el plano del recinto y el número de stands, y añade algunas mesas altas para las conversaciones y las pausas del público. Confirma las medidas antes de fijar la distribución.
Lleva una regleta y un cable alargador por cada zona que necesite corriente, además de repuestos. El portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono y el altavoz deben probarse juntos antes del día de la feria.
Prepara una solución de cobro para cada punto de venta: terminales de pago, caja registradora y material para imprimir etiquetas. Comprueba con antelación que todo funciona y que hay una alternativa si falla la conexión.
No dejes la iluminación para el último momento: las lámparas de escritorio ayudan a mostrar libros y obra gráfica, mientras que las lámparas LED o las guirnaldas pueden marcar las zonas de paso. Colócalas sin bloquear los puestos ni los cables.
Para el catering, cuenta tazas, vasos, platos y cubiertos para el número previsto de asistentes y participantes, y añade bandejas y jarras para servir. Revisa las preferencias dietéticas recopiladas antes de cerrar el pedido.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas mesas necesito para una feria del libro de arte?: Necesitas al menos una mesa por stand asignado, ajustando el número al tamaño de cada expositor y al plano del recinto. Confirma las medidas y la cantidad definitiva antes de hacer la reserva del mobiliario.
¿Qué equipo técnico hace falta para las charlas?: Para las presentaciones, prepara un portátil, proyector, pantalla de proyección, altavoz portátil, micrófono, cables alargadores y regletas. Haz una prueba completa como mínimo un día antes para detectar problemas de sonido, imagen o conexiones.
¿Cuándo debo preparar la señalización de los stands?: Encarga o imprime los carteles con los números de stand después de cerrar la asignación de expositores y antes de montar el recinto. Tenlos listos al menos el día anterior para poder colocarlos sin prisas.
¿Cuánta vajilla necesito para el catering?: Calcula una taza, vaso, plato y juego de cubiertos por persona como base, y añade aproximadamente un 10 % de reserva. Incluye bandejas y jarras suficientes para que el servicio no dependa de una sola ronda de reposición.

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