Organiser un salon des vacances, étape par étape
Un salon des vacances se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme une journée d’accueil. Commencez par fixer les horaires et confirmer les exposants avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, structurez les stands, les présentations, le stationnement et la signalétique pour que chacun sache où aller. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, le catering et la répartition des colis exposants, souvent sources de retards.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
- 2
Contacter les exposants participants
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Ouvrir les inscriptions
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Finaliser la liste des exposants
2 personnes
- 8
Préparer le plan du stand
2 personnes
- 9
Attribuer les numéros de stand
- 10
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
- 11
Créer un plan pour les visiteurs
2 personnes
- 12
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
- 13
Envoyer les infos de parking
- 14
Concevoir la signalétique
- 15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 16
Imprimer les panneaux d'information
- 17
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
- 18
Établir le planning des présentations
2 personnes
- 19
Faire les réservations pour les présentations
- 20
Commander le catering
2 personnes
- 21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 22
Faire les courses
3 personnes
- 23
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
- 24
Trier le matériel des exposants
3 personnes
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Aménager l’entrée et l’enregistrement
3 personnes
- 27
Délimiter les emplacements
3 personnes
- 28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 29
Installer les tentes de réception et les fonds de scène
4 personnes
- 30
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
- 31
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 32
Installer et tester l'éclairage
2 personnes
- 33
Installer la signalétique
2 personnes
- 34
Suspendre la décoration
2 personnes
- 35
Accueillir les exposants
3 personnes
- 36
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
- 37
Installer le matériel du stand
4 personnes
- 38
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 40
Préparer les en-cas
3 personnes
Événement
- 41
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 43
Distribuer le programme
2 personnes
- 44
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
- 45
Annoncer les présentations
- 46
Animer les présentations
2 personnes
- 47
Passer le micro
- 48
Servir le café et le thé
2 personnes
- 49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Vider les poubelles
2 personnes
- 52
Vérifier les toilettes
- 53
Réapprovisionner la vaisselle
- 54
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
- 55
Enregistrer les objets trouvés
- 56
Finaliser les dernières présentations
2 personnes
- 57
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Suivi
- 58
Démontage par les exposants
4 personnes
- 59
Fermer la caisse et les inscriptions
2 personnes
- 60
Emballer le catering restant
2 personnes
- 61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 62
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
- 63
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 64
Retirer la décoration
2 personnes
- 65
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 66
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 67
Retirer la signalétique
2 personnes
- 68
Rapporter le matériel
3 personnes
- 69
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 70
Conserver les objets trouvés
- 71
Ranger le stock restant
2 personnes
- 72
Archiver les photos et le matériel promotionnel
- 73
Envoyer un message de remerciement aux exposants
- 74
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 24
- Chaises pliantesqté 80
- Tentes de réceptionqté 8
- Fonds de scèneqté 16
- Tabourets de barqté 16
- Fauteuils loungeqté 8
- Tables hautesqté 10
- Comptoirsqté 4
- Présentoirs à dépliantsqté 16
- Portants à vêtementsqté 4
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 4
- Tablettesqté 4
- Imprimantesqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Câbles de rechargeqté 12
- Glacièresqté 6
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 3
- Thermosqté 8
- Caissesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Talkies-walkiesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Louches à soupeqté 4
- Sucriersqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Cartes du mondeqté 8
- Valises en décorationqté 6
- Bouquets de ballonsqté 12
- Nappesqté 24
- Plantesqté 16
- Mur photo
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Décoration de tableqté 24
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Pilesqté 24
Catering
- Distributeurs d'eauqté 3
- Percolateurs à caféqté 3
- Caisses réfrigéréesqté 6
- Plateaux de serviceqté 20
- Présentoirs à étagesqté 8
- Bouteilles isothermesqté 12
- Carafes d’eauqté 12
- Boîtes de rangementqté 20
- Courses
Inscription
- Badges nominatifsqté 120
- Porte-badgesqté 120
- Lanyardsqté 120
- Presse-papiersqté 6
- Stylos de comptoirqté 24
- Formulaires visiteursqté 600
- Formulaires exposantsqté 100
- Brochures du programmeqté 600
- Plansqté 600
- Braceletsqté 600
- Plateaux pour espècesqté 2
- Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Présentation
- Télécommande de présentationqté 2
- Chevaletsqté 2
- Papier pour chevaletqté 10
- Marqueursqté 24
- Cartes des intervenantsqté 40
- Chronomètresqté 2
- Blocs-notesqté 40
- Stylos à billeqté 80
Promotion
- Bannières roll-upqté 8
- Affichesqté 24
- Flyersqté 2000
- Autocollantsqté 1000
- Tote bagsqté 500
- Cartes postalesqté 1000
- Sets de stylosqté 500
- Étiquettes de bagagesqté 500
- Tamponsqté 8
- Cartes de poinçonnageqté 600
Emballage
- Boîtes en cartonqté 40
- Film à bullesqté 2
- Ruban adhésif d’emballageqté 12
- Cordeqté 4
- Étiquettesqté 500
Outils
- Marteauqté 3
- Tournevisqté 6
- Clés Allenqté 3
- Mètres rubansqté 3
- Serre-câblesqté 500
- Gafferqté 12
- Ciseauxqté 12
- Couteaux Stanleyqté 4
- Gants de travailqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 20
- Sacs pour poubellesqté 60
- Balaiqté 4
- Balayette et pelleqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Raclettes de solqté 2
- Gants de nettoyageqté 12
- Essuie-toutqté 24
- Brosses de toilettesqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 30
Conseils
- Bloquez la date et les horaires avant de contacter les exposants : prévoyez aussi une heure d’ouverture du lieu et un créneau séparé pour leur installation. Vous saurez ainsi combien de temps réserver pour le montage des tables, comptoirs et présentoirs.
- N’ouvrez les inscriptions qu’après avoir défini les informations nécessaires, notamment les besoins alimentaires et les éventuelles réservations de présentations. Relancez les inscrits au moins 7 jours avant le salon pour limiter les réponses manquantes.
- Attribuez les numéros de stand seulement après avoir reçu la liste finale des exposants. Envoyez ensuite un plan individuel avec le parcours visiteurs, les accès et les informations de parking afin d’éviter les demandes le matin même.
- Testez la technique avant l’arrivée du public : vidéoprojecteur, écran, haut-parleurs, microphones, ordinateurs et rallonges doivent être vérifiés ensemble. Gardez les câbles de recharge, multiprises et talkies-walkies dans un point identifié plutôt que dans les cartons des exposants.
- Traitez le catering et les courses en fonction des inscriptions confirmées, puis prévoyez une marge pour les intervenants et l’équipe. Installez les machines à café, bouilloires, thermos, gobelets et tasses avant l’ouverture, car ce sont des éléments faciles à oublier pendant le montage.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon des vacances ?
- Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour contacter les exposants, ouvrir les inscriptions, préparer le plan des stands et organiser les présentations. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, la signalétique, le catering et la vérification du matériel.
- Quand ouvrir les inscriptions pour un salon des vacances ?
- Ouvrez-les dès que la date, les horaires et les principales présentations sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite de réponse au moins 7 jours avant le salon pour finaliser les besoins alimentaires et les réservations.
- Comment organiser les stands d’un salon des vacances ?
- Commencez par établir la liste finale des exposants, puis attribuez un numéro à chaque stand et dessinez le parcours des visiteurs. Envoyez le plan et les consignes pratiques aux exposants 5 à 7 jours avant l’ouverture, avec les horaires d’installation.
- Que faut-il vérifier la veille d’un salon des vacances ?
- Contrôlez les badges, panneaux, plans visiteurs, matériel promotionnel, caisses et terminaux de paiement, puis regroupez le matériel par exposant. Faites aussi un test complet du son et des présentations, et confirmez la livraison du catering au plus tard la veille.
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