Que faut-il acheter pour un salon de startups ?

Un salon de startups demande plus qu’un espace et quelques stands. Il faut prévoir le mobilier des exposants, l’équipement des présentations, l’accueil des participants et tout le nécessaire pour les pauses café. Cette liste vous aide à vérifier vos achats et votre matériel avant l’ouverture. Adaptez les quantités au nombre d’exposants, d’intervenants et de visiteurs inscrits, puis gardez une marge pour les consommables et les imprévus.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Comptoir d'inscription
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Câbles HDMIqté 3
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 80
Sous-tassesqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Nappes en tissuqté 18
Plantesqté 12
Porte-nomsqté 80
Panneaux de standqté 20
Presse-papiersqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chariot de nettoyage
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Tranches de citron - 3 filets
- Eau plate - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Wraps aux légumes - 100 pièces
- Wraps au poulet - 100 pièces
- Mini quiches - 120 pièces
- Boulettes de falafel - 120 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais aux herbes - 4 barquettes
- Olives - 4 bocaux
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Pailles en papier - 250 pièces
- Assiettes en carton - 150 pièces
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 6 paires

Conseils

Prévoyez une table et au moins deux chaises par stand, puis ajoutez des tabourets si les échanges se font debout. Gardez quelques sièges de réserve pour les intervenants et les participants qui restent longtemps.
Pour chaque présentation, vérifiez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les câbles HDMI et les multiprises au moins 24 heures avant l’événement. Ajoutez une rallonge par zone technique et testez chaque microphone sans fil sur place.
Comptez au minimum un verre par participant et par service, avec une marge de 10 à 15 % pour les remplacements. Pour le café, prévoyez des tasses, des sous-tasses, des cuillères et au moins deux thermos si les pauses sont réparties sur la journée.
Installez le comptoir d’inscription près de l’entrée, avec les badges nominatifs, la liste imprimée des inscrits et des stylos. Préparez aussi une signalétique visible avant l’arrivée des premiers visiteurs pour éviter les files et les mauvaises directions.
Placez les poubelles près des tables de restauration, de l’accueil et des stands les plus fréquentés. Les nappes, les plateaux, les pinces de service et les glacières doivent être disponibles avant l’arrivée du catering, pas au moment du premier service.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un salon de startups ?: Prévoyez au moins deux chaises par stand, puis ajoutez les places nécessaires pour les conférences et l’accueil. Une réserve de 5 à 10 % permet de remplacer rapidement une chaise manquante ou déplacée.
Combien de verres et de tasses prévoir par participant ?: Comptez un verre par personne et par service, avec 10 à 15 % de marge. Pour le café, prévoyez au moins une tasse par participant et par pause, ou davantage si vous ne pouvez pas organiser de lavage entre deux services.
Quand tester le matériel audiovisuel du salon ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture, puis un contrôle rapide le matin même. Vérifiez notamment les ordinateurs, le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les haut-parleurs et les microphones.
Que faut-il préparer pour l’accueil des visiteurs ?: Installez le comptoir d’inscription avant l’ouverture et préparez les badges ainsi que la liste imprimée des inscrits. Prévoyez aussi la signalétique, des stylos et une marge d’au moins 10 % de badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.