Qué comprar para una feria de startups
Una feria de startups necesita más que mesas para los expositores. Debes preparar el registro, la señalización, las presentaciones y el servicio de café sin bloquear los puestos. Calcula el material según el número de asistentes, ponentes y startups confirmadas, y deja margen para imprevistos. Esta lista reúne lo que conviene comprar o llevar y señala varios elementos que suelen encargarse demasiado tarde.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 12
- Mostrador de registro
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Cables HDMIcant. 3
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Platilloscant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Abrebotellascant. 4
Decoración
- Manteles de telacant. 18
- Plantascant. 12
- Portanombrescant. 80
- Carteles de standcant. 20
- Portapapelescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Carro de limpieza
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
- Café - 4 paquetes
- Té - 6 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Rodajas de limón - 3 redes
- Agua sin gas - 8 botellas
- Agua con gas - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Cerveza - 6 cajas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Mini sándwiches - 180 unidades
- Wraps de verduras - 100 unidades
- Wraps de pollo - 100 unidades
- Mini quiches - 120 unidades
- Albóndigas de falafel - 120 unidades
- Hummus - 6 recipientes
- Queso crema con hierbas - 4 tarrinas
- Aceitunas - 4 frascos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Mix de aperitivos salados - 4 bolsas
- Uvas - 6 kilos
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Brownies - 100 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Palitos de madera para remover - 500 unidades
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Vasos de papel - 250 unidades
- Pajitas de papel - 250 unidades
- Platos de papel - 150 unidades
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Guantes de goma - 6 pares
Consejos
- Prepara una mesa de registro, tarjetas de nombre y copias de la lista de inscripción para el acceso. Lleva al menos un 10 % más de tarjetas y hojas que el número de participantes previsto.
- Para cada puesto, confirma con antelación si necesita mesa, silla o taburete. Reserva aproximadamente una silla por persona que trabaje en el stand y deja pasillos libres en el plano.
- Comprueba la parte técnica como mínimo 48 horas antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, cables HDMI, alargadores y regletas. Lleva también baterías externas para los momentos en que no haya enchufes cerca.
- Calcula la vajilla por servicio y no solo por invitado: vasos, tazas, platos y cubiertos deben cubrir al menos 1,5 usos por persona si no habrá lavado durante la feria. Añade bandejas y pinzas para servir sin tocar la comida.
- Encarga o reúne la señalización, los manteles y la decoración antes del montaje. Las plantas, los percheros y las papeleras suelen olvidarse porque no forman parte del programa, pero hacen falta desde la apertura del espacio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una feria de startups?
- Calcula una silla por persona que vaya a trabajar o sentarse en cada puesto y añade entre un 10 % y un 15 % de margen. Para una feria con 40 asistentes sentados al mismo tiempo, prepara unas 44-46 sillas.
- ¿Cuántos vasos y tazas hacen falta por persona?
- Prepara al menos 1,5 vasos y 1 taza por asistente si no habrá reposición de vajilla durante el evento. Con 60 personas, serían 90 vasos y 60 tazas como mínimo.
- ¿Cuándo debo comprobar el material técnico de la feria?
- Haz una primera comprobación 48 horas antes y una prueba completa en el lugar el mismo día, antes de abrir. Revisa especialmente los cables HDMI, las regletas, los micrófonos y la compatibilidad del portátil con el proyector.
- ¿Qué debo llevar para el registro de asistentes?
- Lleva un mostrador de registro, la lista de inscripción impresa, tarjetas de nombre y material para colocarlas. Imprime un 10 % más de copias y tarjetas que el número de inscritos para cubrir altas o cambios de última hora.
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