Que faut-il prévoir pour un salon de la musique ?

Un salon de la musique réunit des exposants, des démonstrations et des concerts : la liste de courses doit donc couvrir à la fois les stands, l’accueil et la technique. Prévoyez le mobilier pour les instruments et les échanges, la vaisselle pour le catering, ainsi qu’un système audio adapté aux spectacles. Les câbles, rallonges, multiprises et accessoires de scène sont souvent oubliés jusqu’au dernier jour. Utilisez cette liste pour vérifier ce qui doit être acheté, loué ou apporté.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 24
Tablesqté 30
Chaisesqté 120
Chaises pliantes pour la scèneqté 8
Tabourets de barqté 6
Tables hautesqté 10
Nappesqté 30
Éléments de podiumqté 6
Portantsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Microphones de scèneqté 4
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 12
Ordinateur portable avec playlist
Amplificateurs pour casqueqté 2
Répartiteurs électriquesqté 4
Ruban gafferqté 8

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Bannières d'entréeqté 2
Panneaux de standqté 24
Affiches du programmeqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 30
Cordeqté 2
Passe-câblesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 3
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Gantsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Spray désinfectantqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Thé noir - 200 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilo
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 48 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Ginger ale - 12 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Verres à bière - 150 pièces
- Glaçons - 30 kilos
- Baguettes - 15 pièces
- Mini pistolets - 120 pièces
- Pain aux céréales - 8 pains
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais aux herbes - 2 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Concombres - 3 kilos
- Tomates - 4 kilo
- Poivrons - 2 kilos
- Oignon rouge - 1 kilo
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 6 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Mandarines - 4 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Bâtonnets salés - 5 sacs
- Noix mélangées - 3 kilo
- Olives - 2 kilos
- Cornichons - 2 pots
- Mini boulettes de viande - 5 kilo
- Boulettes végétariennes - 3 kilo
- Falafel - 3 kilos
- Moutarde - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 2 pots
- Sandwichs sans mayonnaise - 30 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 80 pièces
- Mini muffins - 80 pièces
- Barres chocolatées - 60 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Assiettes en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Cuillères à thé - 200 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles

Conseils

Pour la sonorisation, comptez au minimum un microphone par intervenant ou musicien qui prend la parole, puis ajoutez des microphones sans fil pour les questions et les présentations. Testez chaque combinaison micro, câble et pied au moins 24 heures avant l’ouverture.
Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone technique, avec une réserve d’environ 20 % pour les stands et les démonstrations. Séparez les branchements audio des autres appareils lorsque l’installation du lieu le permet afin de limiter les parasites.
Pour les exposants, préparez les tables, chaises, nappes et portants avant leur arrivée. Gardez quelques chaises et tabourets supplémentaires : les besoins changent souvent après l’enregistrement des exposants.
Pour le catering, vérifiez les besoins alimentaires recueillis avant de confirmer les quantités de tasses, assiettes, couverts et gobelets réutilisables. Ajoutez des pichets à café, théières, pinces et plateaux de service : ces petits accessoires manquent souvent alors que les boissons sont déjà livrées.
Installez la table de mixage, les haut-parleurs, subwoofers, retours, boîtiers DI et amplificateurs pour casque avant le jour du salon. Gardez l’ordinateur avec la playlist et les câbles d’instruments dans une caisse identifiée, plutôt que dans un stand ou une loge.

Questions fréquentes

Combien de microphones faut-il pour un salon de la musique ?: Prévoyez un microphone par personne qui parle ou chante simultanément, plus 1 à 2 microphones de réserve. Pour une scène avec quatre intervenants, partez donc sur 5 à 6 microphones au total, selon le programme.
Combien de temps à l’avance faut-il réserver la sonorisation ?: Réservez le matériel de sonorisation dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le salon. Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture.
Combien de chaises prévoir pour les exposants et la scène ?: Prévoyez les chaises selon les besoins enregistrés de chaque exposant, puis ajoutez environ 10 % de réserve. Pour la scène, comptez une chaise par musicien ou intervenant assis, avec 1 à 2 sièges supplémentaires.
Quand acheter ou louer les gobelets et la vaisselle ?: Validez les quantités dès que le nombre d’exposants, de visiteurs attendus et les besoins alimentaires sont connus, généralement 2 à 3 semaines avant l’événement. Contrôlez la livraison et le nombre de pièces au plus tard la veille.

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