Qué necesitas para organizar una feria de defensa

Una feria de defensa necesita más que stands y acreditaciones. Hay que preparar mobiliario para los expositores, equipos para presentaciones y demostraciones, señalización, material de acceso y servicio de café y catering. Esta lista reúne las compras y materiales que suelen faltar cuando se espera hasta la última semana. Calcula las cantidades a partir del número de expositores, visitantes y horas de apertura, y confirma los equipos técnicos antes de cerrar el montaje.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de feriacant. 3
Mesascant. 18
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Paredes para standscant. 24
Expositores para folletoscant. 8
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 6

Equipo

Portátilescant. 4
Pantallascant. 6
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 14
Cables HDMIcant. 6
Memorias USBcant. 4
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 2

Registro

Portanombrescant. 350
Ganchos para acreditacionescant. 350
Formularios de inscripcióncant. 350
Bolígrafoscant. 40
Carpetas portapapelescant. 6
Pulserascant. 350

Artículos de papel

Folletos del programacant. 350
Tarjetas con número de standcant. 30
Papel A4cant. 2
Notas adhesivascant. 12
Rotuladores fosforescentescant. 12
Platos de cartóncant. 30

Decoración

Banderas de la empresacant. 12
Mantelescant. 18
Cartelescant. 30
Carteles direccionalescant. 20
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 8

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Cables de luzcant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Guantes de trabajocant. 12
Señales de advertenciacant. 8
Pegatinas de precintocant. 100

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Paños de microfibracant. 20
Cepillos para fregarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Toallas de papelcant. 12

Catering

Compras
- Granos de café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Surtido de bolsitas de té - 200 unidades
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Sobres de azúcar - 400 unidades
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche - 20 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Limones - 3 kilos
- Agua mineral sin gas - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 80 botellas
- Cola - 48 botellas
- Cola Zero - 48 botellas
- Naranjada - 24 botellas
- Tónica - 24 botellas
- Zumo de manzana - 20 litros
- Zumo de naranja - 20 litros
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Mezcla de frutos secos - 8 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 10 bolsas
- Patatas fritas naturales - 10 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Hummus - 12 tarrinas
- Salsa - 8 tarros
- Pepinos - 5 kilos
- Zanahorias - 5 kilos
- Tomates cherry - 5 kilo
- Uvas - 8 kilos
- Manzanas - 12 kilo
- Plátanos - 8 kilos
- Miniwraps - 300 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Pan multicereales - 8 barras
- Queso crema - 4 kilo
- Hummus natural - 4 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 4 kilos
- Queso joven - 5 kilos
- Pepino para el relleno - 4 kilo
- Lechuga - 20 piezas
- Tomates cherry - 4 kilo
- Mayonesa - 4 botellas
- Ketchup - 4 botellas
- Mostaza - 3 botellas
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 250 gramos
- Mezcla de especias - 6 tarros
- Tostaditas - 20 paquetes
- Crackers - 15 paquetes
- Surtido de galletas - 15 paquetes
- Brownies - 150 piezas
- Muffins - 150 unidades
- Crackers sin gluten - 6 paquetes
- Panecillos sin gluten - 30 unidades
- Relleno vegano - 3 kilos
- Wraps veganos - 40 unidades
- Leche sin lactosa - 4 litros
- Servilletas - 1000 unidades
- Vasos de papel - 500 unidades
- Agitadores - 500 unidades
- Palillos de dientes - 300 piezas
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Papel de hornear - 4 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 120 unidades
- Bolsas para cubo de pedal - 100 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 4 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Desinfectante de manos - 8 botellas
- Guantes de nitrilo - 400 unidades

Consejos

Calcula un mostrador, una mesa y al menos dos sillas por expositor; añade taburetes solo para los stands que los hayan solicitado. Confirma la distribución definitiva antes de pedir el mobiliario.
Prepara un puesto técnico con regletas, cables alargadores, cables HDMI y memorias USB de repuesto. Lleva al menos dos pilas AA y dos AAA adicionales por cada micrófono o accesorio que las use.
Imprime las acreditaciones y la señalización con varios días de margen. Lleva aproximadamente un 10 % de acreditaciones extra y guarda copias digitales de los carteles y del programa.
Para el café, calcula dos tazas por persona durante una jornada corta y añade un termo de reserva por cada zona de servicio. Comprueba con antelación cuántas máquinas de café, teteras y neveras portátiles admite el espacio.
Separa el material de seguridad y circulación antes de que lleguen los expositores. Coloca los postes separadores y la cinta de balizamiento en los accesos, demostraciones y zonas donde no deba entrar el público.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para una feria de defensa?: Como mínimo, necesitas mobiliario de stands, equipos para presentaciones, acreditaciones, señalización, material de seguridad y servicio de bebidas. La cantidad depende del número de expositores y visitantes; calcula el mobiliario por stand y el catering por persona.
¿Cuántas sillas hacen falta por expositor?: Calcula dos sillas por expositor como base, además de una mesa o mostrador según el diseño del stand. Añade un 10 % de margen si habrá sustituciones, reuniones breves o personal trabajando por turnos.
¿Cuándo debo comprar o reservar el material de la feria?: Reserva el mobiliario, la seguridad, el catering y los equipos técnicos al menos 4 semanas antes. Deja la compra de consumibles, pilas y material de acreditación cerrada como máximo 7 días antes del evento.
¿Cuánto café y vajilla necesito para una feria?: Para una jornada corta, calcula dos tazas por persona y añade un 10 % de margen. Prepara al menos un vaso o taza, plato y juego de cubiertos por asistente previsto, además de bandejas y pinzas para el servicio.

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