Que faut-il prévoir pour un salon de l’innovation ?

Un salon de l’innovation demande plus qu’un espace et quelques stands. Il faut équiper les exposants, organiser l’accueil, préparer les présentations et prévoir de quoi servir les pauses sans créer d’attente. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, l’équipement audiovisuel, l’éclairage et les éléments de signalétique à acheter ou à apporter. Vérifie les quantités après les inscriptions, car le nombre d’exposants, d’intervenants et de visiteurs conditionne une grande partie du matériel.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 8
Jupes de tableqté 24
Panneaux de standqté 16
Présentoirs à dépliantsqté 12
Tabourets de barqté 16

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Assiettes à dessertqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 16
Chargeurs USBqté 8
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Cliques de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 30
Panneaux de standqté 16
Affiches du programmeqté 8
Panneaux de signalisationqté 12
Décoration de tableqté 24
Plantesqté 12
Serre-câblesqté 100
Ruban de masquageqté 8
Ruban adhésif double faceqté 6
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 60
Badges nominatifsqté 150
Lanyardsqté 150
Chemises à pinceqté 6
Marqueursqté 24
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Pots à stylosqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Tire-bouchonsqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Chocolat chaud - 6 litres
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Eau minérale plate - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Citrons - 3 kilos
- Glaçons - 12 kilo
- Mini-quiches - 200 pièces
- Miniwraps - 150 pièces
- Beignets de légumes - 100 pièces
- Samosas végétariens - 100 pièces
- Mini hamburgers - 100 pièces
- Brochettes de poulet - 100 pièces
- Boules de falafel - 100 pièces
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Dip au pesto - 4 pots
- Sauce sweet chili - 3 bouteilles
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Noix mélangées - 4 kilos
- Olives - 3 bocaux
- Biscuits salés - 8 paquets
- Galettes de riz - 6 paquets
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 4 kilo
- Poivrons - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Poires - 30 pièces
- Baguettes complètes - 12 pièces
- Baguettes blanches - 8 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Wraps vegan - 6 paquets
- Garniture vegan - 8 emballages
- Tranches de fromage - 6 kilos
- Filet de dinde - 4 kilos
- Beurre aux herbes - 3 barquettes
- Beurre - 2 kilo
- Serviettes en papier - 800 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Pailles en papier - 300 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Produit de nettoyage - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons

Conseils

Prévois un poste d’accueil séparé avec les porte-noms, les bracelets et le programme imprimé. Garde une réserve d’au moins 10 % pour les inscriptions tardives ou les badges abîmés.
Pour chaque stand, compte au minimum une table, deux chaises et un panneau de présentation, puis ajuste selon les besoins déclarés par les exposants. Les tables hautes et tabourets conviennent plutôt aux échanges courts.
Vérifie le matériel technique au moins 48 heures avant l’ouverture : vidéoprojecteur, écran, ordinateur, câbles HDMI, rallonges et multiprises. Ajoute une batterie externe ou un chargeur USB par espace de présentation si les intervenants utilisent leur propre appareil.
Pour une pause, prévois au moins un verre réutilisable et une assiette par personne, avec 10 à 15 % de marge. Les plateaux, pinces de service et cuillères à café sont souvent oubliés alors qu’ils deviennent indispensables dès que le catering arrive.
Teste l’éclairage des stands avant l’installation finale. Un pied d’éclairage et une lampe LED par zone sombre peuvent éviter que les panneaux et les produits exposés soient difficiles à lire, surtout si la salle reste peu éclairée pendant les présentations.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir par exposant ?: Prévois généralement deux chaises par exposant, puis ajoute une ou deux chaises pour les stands qui accueillent plusieurs personnes. Confirme le besoin au plus tard une semaine avant le salon, quand la liste des exposants est stabilisée.
Combien de verres et d’assiettes acheter pour un salon de l’innovation ?: Compte un verre et une assiette par participant et par service, avec une marge de 10 à 15 %. Pour une pause réunissant 100 personnes, prévois donc environ 110 à 115 verres et assiettes, ainsi que les fourchettes et cuillères nécessaires.
Quel matériel faut-il prévoir pour les présentations ?: Prévois au minimum un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un câble HDMI, une multiprise et une rallonge par espace de présentation. Teste chaque combinaison 48 heures avant et garde au moins un câble HDMI de secours.
Quand préparer les badges et la signalétique ?: Prépare les porte-noms et les panneaux au moins 3 jours avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et confirmé les exposants. Imprime ensuite 10 % de badges vierges supplémentaires pour les changements de dernière minute.

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