Qué necesitas para una feria de innovación

Una feria de innovación necesita más que mesas y un proyector: cada expositor debe tener un puesto identificable, corriente y espacio para presentar sus materiales. Esta lista reúne el mobiliario, la vajilla, los equipos técnicos, la iluminación y los elementos de señalización que conviene comprar o llevar. Calcula las cantidades según el número de puestos, ponentes y asistentes, y revisa todo al menos 48 horas antes. Así evitas descubrir el día del evento que faltan cables, vasos o tarjetas de nombre.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 120
Mesas altascant. 8
Faldones para mesascant. 24
Paredes para standscant. 16
Expositores para folletoscant. 12
Taburetes de barcant. 16

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 120
Bandejascant. 120
Platos de postrecant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharillas de cafécant. 120
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 2
Cables HDMIcant. 4
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 16
Cargadores USBcant. 8
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Soportes de iluminacióncant. 4

Decoración

Portanombrescant. 30
Carteles de standcant. 16
Pósteres del programacant. 8
Paneles de señalizacióncant. 12
Decoración de mesacant. 24
Plantascant. 12
Bridascant. 100
Cinta de pintorcant. 8
Cinta adhesiva de doble caracant. 6
Bolígrafoscant. 60
Bloc de notascant. 60
Credencialescant. 150
Lanyardscant. 150
Carpetas portapapelescant. 6
Rotuladorescant. 24
Tijerascant. 8
Grapadorascant. 4
Grapascant. 8
Portalápicescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Abrebotellascant. 6

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 10
Contenedores de separación de residuoscant. 4

Catering

Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Chocolate caliente - 6 litros
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Azúcar - 3 kilos
- Dulces - 2 cajas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Agua mineral sin gas - 24 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Limones - 3 kilos
- Cubitos de hielo - 12 kilo
- Miniquiches - 200 unidades
- Mini wraps - 150 unidades
- Buñuelos de verduras - 100 unidades
- Samosas vegetarianas - 100 unidades
- Minihamburguesas - 100 unidades
- Brochetas de pollo - 100 unidades
- Albóndigas de falafel - 100 unidades
- Hummus - 8 tarrinas
- Queso crema - 4 tarrinas
- Dip de pesto - 4 tarros
- Salsa sweet chili - 3 botellas
- Salsa de ajo - 3 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mayonesa - 3 botellas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Frutos secos mixtos - 4 kilos
- Aceitunas - 3 tarros
- Crackers salados - 8 paquetes
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 4 kilo
- Zanahorias - 4 kilo
- Pimientos - 3 kilo
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Peras - 30 unidades
- Barras de pan integral - 12 unidades
- Baguettes blancas - 8 unidades
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Wraps veganos - 6 paquetes
- Cobertura vegana - 8 paquetes
- Lonchas de queso - 6 kilo
- Pechuga de pavo - 4 kilos
- Mantequilla de hierbas - 3 tarrinas
- Mantequilla - 2 kilos
- Servilletas de papel - 800 unidades
- Palitos de madera para remover - 500 unidades
- Pajitas de papel - 300 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Producto de limpieza - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Desinfectante de manos - 8 botellas

Consejos

Prepara un puesto completo por expositor: mesa, faldón, cartel de stand, pared o panel si hace falta y un expositor para folletos. Ten al menos 2 o 3 unidades adicionales de cada elemento pequeño para cubrir pérdidas o cambios de última hora.
Calcula los vasos reutilizables para 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade un margen del 15 %. Para el café, prevé una taza por servicio y suficientes cucharillas, platos de postre y tenedores para los aperitivos.
Haz una prueba técnica 24 horas antes con cada portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, regleta y enrollacables. Lleva como mínimo un cable HDMI y una regleta de repuesto por cada 5 puestos o equipos conectados.
No dejes la señalización y las tarjetas de nombre para la mañana del evento. Imprime un 10 % extra de programas, carteles y acreditaciones, y clasifica las tarjetas por orden de registro al menos un día antes.
Las baterías externas, los cargadores USB y las lámparas LED suelen olvidarse hasta que empieza la jornada. Reserva una batería externa por cada 3 ponentes o personas de apoyo y comprueba que todos los soportes de iluminación estén completos antes de cargar el material.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas mesas necesito para una feria de innovación?: Calcula como mínimo una mesa por expositor y añade 1 o 2 mesas para registro, catering y materiales comunes. Si cada puesto necesita una mesa de trabajo y otra para demostraciones, cuenta dos por expositor.
¿Cuánta comida y bebida comprar para una feria?: Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y añade un 15 % de margen. Para los aperitivos, prevé entre 4 y 6 unidades por asistente, ajustando la compra a las preferencias dietéticas recogidas en la inscripción.
¿Cuándo debo comprobar el equipo técnico?: Haz una primera comprobación 48 horas antes y una prueba completa con presentaciones, micrófonos y proyectores el día anterior. Reserva al menos 60 minutos antes de la apertura para conectar cables, regletas y pantallas en la sala.
¿Cuántas tarjetas de nombre y programas debo imprimir?: Imprime una tarjeta de nombre por persona inscrita y un 10 % adicional para inscripciones o cambios de última hora. Para los programas, calcula uno por asistente y guarda al menos 10 copias extra para ponentes, expositores y el equipo de apoyo.

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