La liste de courses pour un salon de l’enseignement

Un salon de l’enseignement demande davantage que des tables et des chaises. Il faut équiper chaque espace exposant, préparer l’accueil des visiteurs et éviter les oublis techniques le jour des présentations. Cette liste regroupe le mobilier, le matériel audiovisuel, les fournitures d’inscription et ce qu’il faut prévoir pour les pauses café. Utilisez-la avec le nombre d’écoles, d’exposants et de visiteurs confirmés afin d’ajuster les quantités.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 30
Chaisesqté 180
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tabouretsqté 12
Nappesqté 30
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 4
Stations de rechargeqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 180
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ouvre-bouteillesqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 35
Panneaux de standqté 35
Flèches directionnellesqté 20
Affiches du programmeqté 10
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux d’affichageqté 30
Panneaux de présentationqté 30
Pâte adhésiveqté 12
Ruban de masquageqté 12
Marqueurs permanentsqté 24
Stylos à billeqté 100
Presse-papiersqté 20
Porte-badgesqté 180
Lanyardsqté 180

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de bureauqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seau de nettoyageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilogrammes
- Sachets de thé - 300 pièces
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Jus d'orange - 12 packs
- Citrons - 2 kilogram
- Pommes - 12 kilogram
- Bananes - 8 kilogrammes
- Raisins - 6 kilogrammes
- Mini-carottes - 5 kilogrammes
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Snacks salés - 10 sachets
- Wraps complets - 100 pièces
- Wraps blancs - 100 pièces
- Houmous - 12 barquettes
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Filet de dinde - 4 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 3 kilogrammes
- Tartinade végétarienne - 12 pots
- Laitue - 8 pièces
- Roquette - 8 sacs
- Poivrons - 30 pièces
- Oignons rouges - 3 kilogram
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Sauce pesto - 4 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Poivre - 1 pot
- Sel - 1 pot
- Mélange d'épices - 2 pots
- Mini-quiches - 240 pièces
- Bâtonnets au fromage - 200 pièces
- Samosas végétariens - 200 pièces
- Mini-muffins - 240 pièces
- Biscuits - 12 paquets
- Crackers sans gluten - 8 paquets
- Barres de céréales sans fruits à coque - 180 pièces
- Barres de collation vegan - 120 pièces
- Serviettes - 1000 pièces
- Gobelets en papier - 400 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 400 pièces
- Assiettes en carton - 300 pièces
- Barquettes à snacks - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Étiquettes - 300 pièces

Conseils

Prévoyez une table d’information par école ou organisme participant, puis ajoutez 1 à 2 tables pour l’accueil et les documents communs. Gardez quelques chaises et tabourets en réserve pour les stands les plus fréquentés.
Pour chaque présentation, vérifiez au moins 1 ordinateur portable, 1 vidéoprojecteur, 1 écran et 1 microphone sans fil disponibles. Testez les branchements 2 à 3 heures avant l’ouverture, car les rallonges et multiprises sont souvent oubliées.
Préparez les badges nominatifs au plus tard la veille et imprimez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires. Conservez aussi une liste papier des contacts, utile si l’enregistrement ou l’accès au réseau ne fonctionne pas.
Pour une pause d’une heure, comptez environ 2 tasses par personne si le café est servi en continu, avec quelques verres et assiettes en plus pour les visiteurs imprévus. Installez les machines à café, bouilloires et thermos avant l’arrivée des exposants.
Regroupez les câbles avec des serre-câbles et placez une station de recharge par zone d’accueil ou de présentation. Prévoyez au moins 1 talkie-walkie par responsable de zone et 1 batterie externe pour chaque équipe mobile.

Questions fréquentes

Que faut-il prévoir pour l’accueil d’un salon de l’enseignement ?: Prévoyez un comptoir d’inscription, des badges, la liste des participants, des stylos et les dossiers d’information. Pour 100 visiteurs attendus, préparez au moins 110 badges afin de couvrir les inscriptions sur place et les corrections de dernière minute.
Combien de tables faut-il pour un salon de l’enseignement ?: Comptez 1 table par exposant, puis ajoutez 1 à 2 tables pour l’accueil, les brochures ou la restauration. Si 20 écoles participent, prévoyez donc environ 22 tables, à ajuster selon la taille des stands.
Quel matériel technique faut-il pour les présentations ?: Prévoyez au minimum 1 ordinateur portable, 1 vidéoprojecteur, 1 écran, des haut-parleurs et 1 microphone sans fil par espace de présentation. Testez tout le matériel 2 à 3 heures avant l’ouverture et gardez des rallonges, multiprises et serre-câbles à portée de main.
Quand préparer les badges et les dossiers visiteurs ?: Finalisez les badges et les dossiers au moins 24 heures avant le salon, après la clôture ou la mise à jour des inscriptions. Imprimez 10 % de badges supplémentaires et gardez une version numérique des documents sur 2 clés USB.

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