Que faut-il prévoir pour un salon d’information ?
Un salon d’information demande plus que des tables et des chaises. Il faut aussi équiper l’accueil, les stands, les présentations et les pauses café, sans oublier la signalétique et les branchements. Cette liste regroupe le mobilier, la vaisselle et le matériel technique à acheter ou à emprunter. Comptez les quantités à partir du nombre d’exposants et de participants attendus, puis prévoyez une petite marge pour les inscriptions de dernière minute.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 18
- Chaisesqté 80
- Tabourets de barqté 6
- Comptoir d'inscription
- Portant à vêtementsqté 2
- Cintresqté 80
- Poteaux de balisageqté 6
- Tables hautesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 8
- Petits bolsqté 12
- Cafetièreqté 3
- Théièresqté 2
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Multiprisesqté 8
- Enrouleurs électriquesqté 4
- Rallongesqté 8
- Clés USBqté 2
- Talkies-walkiesqté 4
- Stations de rechargeqté 2
- Téléphone mobileqté 2
Présentation
- Panneaux de présentationqté 12
- Chevaletsqté 2
- Blocs pour chevaletqté 4
- Marqueursqté 24
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 8
- Stylosqté 50
- Colle repositionnableqté 6
- Chemises à pinceqté 20
- Presse-papiersqté 10
Inscription
- Supports de badges nominatifsqté 120
- Pinces à badgeqté 120
- Formulaires d’inscriptionqté 150
- Flyers du programmeqté 150
- Dossiers d'informationqté 120
- Marqueursqté 20
- Caisse
- Chemises à pinceqté 4
Décoration
- Nappesqté 18
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Compositions floralesqté 6
- Lumières décorativesqté 8
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Ruban adhésifqté 8
- Attaches-câblesqté 100
- Cordeqté 2
- Ciseauxqté 6
- Panneaux d’orientationqté 12
- Numéros de standqté 18
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 4
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Piles de rechangeqté 24
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Conteneurs à déchetsqté 4
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
- Seaux de nettoyageqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thés - 2 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Tranches de citron - 4 citroenen
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus multivitaminé - 4 packs
- Thé glacé - 4 bouteilles
- Sirop de limonade - 2 bouteilles
- Glaçons - 8 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Mini-sandwichs - 150 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 6 pots
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage vieux - 2 kilogrammes
- Filet de dinde - 2 kilogrammes
- Tartinade végétarienne - 8 barquettes
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Poivrons - 2 kilogrammes
- Laitues - 6 pièces
- Raisins - 6 kilogrammes
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mandarines - 80 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Crackers complets - 8 paquets
- Galettes de riz - 6 paquets
- Mélange de noix - 4 kilogrammes
- Raisins secs - 2 kilogrammes
- Biscuits - 10 paquets
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Mini-muffins - 150 pièces
- Muffins vegan - 30 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 moulin
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Beurre aux herbes - 3 boîtes
- Serviettes - 500 pièces
- Barquettes snacks en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 250 pièces
- Cuillères à thé - 150 pièces
- Filtres à café - 100 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Essuie-tout - 8 paquets
- Sacs de congélation - 2 cartons
Conseils
- Prévoyez une table d’accueil distincte des tables d’exposition, avec suffisamment de badges, de dossiers et de documents imprimés pour chaque participant inscrit, plus environ 10 % de réserve.
- Pour la pause café, comptez 2 tasses et 2 verres par personne si le service dure plusieurs heures. Ajoutez au moins une cafetière ou une machine à café de secours si le programme est dense.
- Réservez un écran et un vidéoprojecteur adaptés à la salle au moins 7 jours avant l’événement. Testez chaque présentation sur l’ordinateur utilisé sur place et gardez une copie sur 2 clés USB.
- Prévoyez une multiprise et une rallonge par zone technique, avec un enrouleur électrique supplémentaire. Les besoins des exposants sont souvent confirmés tardivement, surtout pour les ordinateurs et les présentations.
- Installez les poteaux de balisage et les panneaux de direction avant l’arrivée du premier exposant. Gardez les talkies-walkies chargés et attribuez-les à l’accueil, à la technique et à la personne qui coordonne la salle.
Questions fréquentes
- Combien de chaises faut-il prévoir pour un salon d’information ?
- Prévoyez une chaise par participant assis et ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 80 participants, cela représente donc 84 à 88 chaises, sans compter les sièges réservés aux exposants.
- Combien de verres et de tasses faut-il pour un salon d’information ?
- Comptez environ 2 verres et 2 tasses par personne pour une demi-journée avec pause café. Pour 50 personnes, prévoyez au minimum 100 verres et 100 tasses, davantage si la vaisselle ne peut pas être lavée sur place.
- Quand faut-il réserver le vidéoprojecteur et le matériel technique ?
- Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs au moins 7 jours avant le salon. Faites un test complet 24 heures avant, avec les fichiers définitifs et les câbles réellement utilisés.
- Combien de dossiers d’information faut-il imprimer ?
- Imprimez un dossier par participant confirmé et ajoutez 10 % de copies supplémentaires. Pour 120 inscrits, préparez donc 132 dossiers afin de couvrir les inscriptions tardives et les exemplaires abîmés.
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