Qué necesitas para una feria informativa
Una feria informativa necesita más que mesas y folletos. Prepara el mobiliario de cada puesto, el registro de asistentes, la señalización de las rutas y el material para las presentaciones. También tendrás que prever café, agua, catering y equipos técnicos, con cantidades ajustadas al número de participantes y a la duración del programa. Esta lista te ayuda a detectar con tiempo lo que suele faltar el día del evento: cables, credenciales, regletas y recipientes para servir.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 6
- Mostrador de registro
- Percherocant. 2
- Perchascant. 80
- Postes separadorescant. 6
- Mesas altascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 12
- Jarras de cafécant. 3
- Teterascant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Regletascant. 8
- Enrollacablescant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Memorias USBcant. 2
- Walkie-talkiescant. 4
- Estaciones de cargacant. 2
- Teléfono móvilcant. 2
Presentación
- Paneles de presentacióncant. 12
- Pizarras de hojascant. 2
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Rotuladores fosforescentescant. 24
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 8
- Bolígrafoscant. 50
- Masilla adhesivacant. 6
- Portadocumentoscant. 20
- Portapapelescant. 10
Registro
- Portanombrescant. 120
- Ganchos para acreditacionescant. 120
- Formularios de registrocant. 150
- Folletos del programacant. 150
- Carpetas informativascant. 120
- Rotuladorescant. 20
- Caja registradora
- Carpetas portapapelescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 18
- Guirnaldascant. 6
- Arreglos floralescant. 6
- Luces decorativascant. 8
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Cinta adhesivacant. 8
- Bridascant. 100
- Cuerdacant. 2
- Tijerascant. 6
- Carteles de rutacant. 12
- Números de standcant. 18
Iluminación
- Focos LED de obracant. 4
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de basuracant. 4
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Surtido de té - 2 cajas
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 4 litros
- Rodajas de limón - 4 limones
- Agua mineral sin gas - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo multifrutas - 4 paquetes
- Té helado - 4 botellas
- Jarabe de limonada - 2 botellas
- Cubitos de hielo - 8 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Mini bocadillos - 150 unidades
- Mantequilla - 4 paquetes
- Hummus - 8 cuencos
- Queso crema - 6 tarrinas
- Queso joven - 3 kilogramos
- Queso curado - 2 kilogram
- Pechuga de pavo - 2 kilogram
- Untable vegetariano - 8 tarrinas
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilogram
- Pimientos - 2 kilogram
- Lechuga - 6 piezas
- Uvas - 6 kilogramo
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Mandarinas - 80 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Crackers integrales - 8 paquetes
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Mix de frutos secos - 4 kilogramo
- Pasas - 2 kilogramos
- Galletas - 10 paquetes
- Galletas veganas - 4 paquetes
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Mini muffins - 150 unidades
- Muffins veganos - 30 unidades
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 3 tarros
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 molinillo
- Aceite de oliva - 1 botella
- Mantequilla de hierbas - 3 recipientes
- Servilletas - 500 unidades
- Bols de papel para snacks - 200 unidades
- Palitos de madera para remover - 250 unidades
- Cucharillas - 150 unidades
- Filtros de café - 100 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Jabón de manos - 4 botellas
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Papel toalla - 8 paquetes
- Bolsas de congelación - 2 cajas
Consejos
- Calcula una silla por expositor y añade entre un 10 % y un 15 % de reserva; los asistentes suelen ocuparlas durante las pausas y algunas se necesitan en el registro.
- Prepara una acreditación por participante y lleva al menos un 10 % adicional. Guarda las credenciales ordenadas por nombre para evitar colas al abrir el mostrador de registro.
- Para una pausa de café, calcula 2 bebidas calientes por persona, 1 vaso de agua por persona y entre 2 y 3 piezas de comida por asistente. Encarga el catering con un mínimo de 3 días de antelación.
- Lleva una regleta por cada zona con varios equipos y un cable alargador de reserva por sala. Comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos y altavoces como máximo 24 horas antes.
- Coloca los carteles de ruta en cada cruce y prepara un paquete informativo para cada participante, más un 10 % extra. Imprime la lista de participantes y la señalización al menos 1 día antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué material necesito para una feria informativa?
- Necesitas mesas, sillas, mostrador de registro, señalización, acreditaciones, folletos y paquetes informativos. Para las presentaciones, prevé portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, regletas, cables y una memoria USB de respaldo.
- ¿Cuántas sillas y mesas hacen falta para una feria?
- Calcula una silla por expositor y una mesa por puesto, según el plano del mercado. Añade entre un 10 % y un 15 % de sillas extra y reserva al menos una mesa para el registro y otra para el material común.
- ¿Cuánto café y catering debo comprar para una feria informativa?
- Para una pausa, calcula 2 cafés o tés por persona, 1 vaso de agua y entre 2 y 3 raciones de comida por asistente. Confirma el pedido al menos 3 días antes y revisa las preferencias dietéticas con 5 días de margen.
- ¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y los folletos?
- Cierra la lista de participantes entre 2 y 3 días antes. Imprime las credenciales, la lista, los folletos y los paquetes informativos como mínimo 1 día antes, dejando un 10 % de copias adicionales.
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