La liste de courses pour votre salon d’information

Un salon d’information demande plus qu’une table par exposant. Il faut prévoir l’accueil, les stands, les pauses, les présentations et la circulation des visiteurs. Cette liste regroupe le mobilier, la vaisselle et le matériel à acheter ou à apporter, notamment les tables d’inscription, les panneaux de stand, les thermos et les rallonges. Pour les quantités, partez du nombre d’exposants, de visiteurs attendus et de prises disponibles sur place.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 32
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8
Porte-parapluiesqté 2
Panneaux de standqté 20
Nappesqté 32
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Chargeurs de téléphone portableqté 6
Écrans de présentationqté 2
Cliques de présentationqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Compositions floralesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 8
Pancartes de tableqté 32
Supports de badges nominatifsqté 100
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 50

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Pincesqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Aspirateur
Flacons de gel hydroalcooliqueqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Sachets de thé - 250 pièces
- Café décaféiné - 500 grammes
- Lait pour le café - 6 litres
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre en poudre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Miel - 2 pots
- Citrons - 2 kilo
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Glaçons - 12 kilo
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Concombres - 4 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Bretzels salés - 8 sachets
- Galettes de riz - 8 paquets
- Noix mélangées - 4 kilos
- Raisins secs - 2 kilos
- Biscuits - 12 paquets
- Mini-muffins - 150 pièces
- Mini-sandwichs au fromage - 100 pièces
- Mini-sandwichs au poulet - 100 pièces
- Mini-sandwichs au houmous - 100 pièces
- Mini-sandwichs à la salade d'œufs - 80 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Beurre aux herbes - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Olives - 3 kilos
- Cornichons - 2 pots
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Gants en plastique - 4 boîtes
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Détachant - 2 bouteilles
- Désodorisant - 4 aérosols
- Pansements - 2 boîtes
- Piles AA - 24 pièces
- Piles AAA - 24 pièces
- Ruban adhésif - 8 rouleaux
- Ruban adhésif double face - 4 rouleaux
- Colliers de serrage - 100 pièces
- Marqueurs indélébiles - 24 pièces
- Papier à copier - 2 paquets
- Enveloppes - 100 pièces
- Bracelets - 250 pièces

Conseils

Prévoyez au moins une table par stand, plus une table d’inscription séparée à l’entrée. Ajoutez 10 % de chaises par rapport au nombre de places assises prévu pour absorber les besoins imprévus.
Pour une pause d’une heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis ajoutez 10 % de marge. Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’ouverture et répartissez-les dans plusieurs glacières.
Préparez environ 1 tasse ou verre par personne et prévoyez 20 % de vaisselle supplémentaire. Les thermos, plateaux et couverts de service évitent les allers-retours pendant le service.
Regroupez le matériel par stand dans des caisses de rangement la veille. Étiquetez chaque caisse avec le nom du stand et vérifiez les chargeurs, rallonges et multiprises avant le chargement.
Imprimez le plan, le programme et la liste des inscriptions au plus tard la veille. Gardez quelques exemplaires de réserve et préparez les badges nominatifs dans l’ordre d’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour un salon d’information ?: Prévoyez une table pour chaque stand, une table d’inscription et, si besoin, une table séparée pour les boissons. Ajoutez une table de réserve pour 10 stands afin de pouvoir réorganiser rapidement l’espace.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un salon d’information ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de marge, surtout si la salle est chaude ou si les visiteurs restent longtemps.
Combien de vaisselle acheter pour l’événement ?: Prévoyez une tasse ou un verre par personne et ajoutez 20 % de réserve. Pour 50 participants, cela représente environ 60 tasses ou verres, ainsi que les assiettes et couverts nécessaires au catering.
Quand préparer le matériel du salon d’information ?: Triez les caisses et vérifiez le matériel technique la veille. Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’accueil et chargez les documents imprimés, badges et accessoires par stand avant le départ.

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