Que prévoir pour un pique-nique de sponsoring ?

Un pique-nique de sponsoring demande plus qu’un panier-repas par invité. Il faut prévoir le service du buffet, les boissons fraîches, l’accueil des participants et l’installation sur place. Comptez la vaisselle, les glacières, les tables et les assises en fonction du nombre confirmé, puis ajoutez une petite marge pour les imprévus. Les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions doivent guider les achats, surtout pour les régimes particuliers et les allergies.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de pique-niqueqté 4
Couvertures de pique-niqueqté 20
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Poubellesqté 6
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 110
Petits bolsqté 90
Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 110
Fourchettesqté 110
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 18
Plats de service avec couvercleqté 10
Corbeilles à painqté 8
Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 3
Carafes d’eauqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Haut-parleur portable
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 6

Décoration

Bannières sponsorsqté 6
Drapeaux de plageqté 4
Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 10
Panneaux de menuqté 4
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20
Présentoirsqté 6
Sacs cadeauxqté 90

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Baguettes - 12 pièces
- Wraps - 100 pièces
- Croissants - 90 pièces
- Fromage frais - 3 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Jambon - 3 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 3 kilogrammes
- Saumon fumé - 1,5 kilogramme
- Houmous - 3 kilogrammes
- Salade d'œufs - 2 kilogrammes
- Salade de thon - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Beurre - 1,5 kilogramme
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Pesto - 4 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Salade composée - 8 sacs
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Poivrons - 15 pièces
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 90 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Melons - 6 pièces
- Fraises - 4 kilogrammes
- Citrons - 2 kilogram
- Yaourt - 8 litres
- Granola - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Olives - 3 kilogrammes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Crackers de riz - 8 paquets
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Mini-muffins - 100 pièces
- Chocolat - 5 kilogrammes
- Café - 4 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Eau pétillante - 15 bouteilles
- Eau plate - 20 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière - 180 bouteilles
- Bière sans alcool - 60 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 10 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Glaçons - 30 kilogrammes
- Sirop pour limonade - 4 bouteilles
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Sachets compostables - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 8 bouteilles
- Désodorisant pour toilettes - 4 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 3 rouleaux
- Poches de glace réutilisables - 12 pièces
- Ponchos de pluie - 20 pièces
- Crème solaire - 6 bouteilles
- Spray anti-moustiques - 4 flacons

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adaptez la quantité à la durée du pique-nique. Refroidissez-les avant l’arrivée des invités et gardez une réserve dans les glacières.
Comptez une assiette, un verre, une tasse, un couteau, une fourchette et une cuillère par personne, avec 10 % de pièces supplémentaires. Cette marge évite de manquer de vaisselle après un remplacement ou une chute.
Prévoyez au moins une table de buffet et une table d’inscription pour chaque zone d’accueil distincte. Installez aussi les poubelles avant l’ouverture afin d’éviter que les déchets s’accumulent autour des couvertures.
Réservez une chaise par participant si le programme comprend des prises de parole ou une remise de badges. Pour un format plus informel, prévoyez plutôt des couvertures de pique-nique en nombre suffisant pour des groupes de 4 à 6 personnes.
Ne laissez pas le matériel de sponsoring au dernier moment : vérifiez les logos, les badges, les portants et le balisage au moins 48 heures avant. Contrôlez également les autorisations et la météo avant de confirmer les tentes de réception.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un pique-nique de sponsoring ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 boissons par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve de 10 % et gardez de l’eau disponible dans plusieurs carafes.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter pour un pique-nique ?: Comptez une pièce de chaque type par invité : assiette, verre, tasse, couteau, fourchette et cuillère. Ajoutez 10 % de vaisselle supplémentaire, soit 11 pièces pour 10 participants, par exemple.
Quand faut-il refroidir les boissons pour l’événement ?: Mettez les boissons au frais au moins 12 heures avant le pique-nique si elles sont nombreuses. Remplissez les glacières et les bacs à glace juste avant l’installation, puis prévoyez une réserve facilement accessible.
Combien de temps avant faut-il préparer un pique-nique de sponsoring ?: Finalisez les inscriptions et les besoins alimentaires environ 7 jours avant, puis faites la vérification complète des courses et du matériel 48 heures avant. Le jour précédent, préparez les encas, les paniers et les badges.

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