La liste de courses pour votre marché des bénévoles

Un marché des bénévoles demande plus que quelques tables et du café. Il faut prévoir l’accueil, les stands, les boissons, le repas, l’orientation et les besoins techniques des exposants. Cette liste rassemble le matériel à acheter, emprunter ou apporter pour installer le lieu sans courir au magasin le jour même. Comptez les participants confirmés avant de fixer les quantités, puis gardez une marge pour les inscriptions tardives et les bénévoles présents toute la journée.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 30
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Tabouretsqté 12
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 120
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 10
Batteries externesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimante
Imprimante d'étiquettes
Cônesqté 12
Ruban de balisageqté 4
Boîtes à outilsqté 2
Marteauqté 2
Tournevisqté 4
Mètres rubansqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 30
Numéros de standqté 35
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 10
Supports de badges nominatifsqté 50
Guirlandesqté 10
Ruban adhésifqté 8
Rouleaux de cordeqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur
Chiffons de nettoyageqté 20
Pinces à déchetsqté 3

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 10 pièces
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Glaçons - 12 sacs
- Beurre aux herbes - 6 barquettes
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage à la crème - 6 pots
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Jambon cuit - 2 kilogram
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Miel - 1 pot
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pain de mie blanc - 8 pains
- Pain complet - 8 pains
- Pain aux céréales - 6 pains
- Mini pistolets - 120 pièces
- Wraps - 80 pièces
- Pain sans gluten - 2 pains
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Sandwichs végétaliens - 20 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Galettes de riz - 4 paquets
- Mini-nems - 6 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Concombres - 8 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 3 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mandarines - 60 pièces
- Fraises - 3 kilogrammes
- Yaourt - 4 litres
- Muesli - 2 kilogrammes
- Brioches aux raisins - 40 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Muffins - 60 pièces
- Muffins vegan - 20 pièces
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Serviettes - 600 pièces
- Gobelets en papier - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 5 rouleaux
- Produit de nettoyage - 3 flacons
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Sacs de congélation - 2 cartons

Conseils

Prévoyez une table d’inscription séparée de l’espace café, avec les badges et les dossiers d’information déjà prêts. Gardez aussi 10 % de badges vierges pour les changements de dernière minute.
Pour le café, comptez deux tasses par personne sur une matinée et prévoyez plusieurs thermos plutôt qu’un seul. Les machines à café et les bouilloires doivent être testées avant l’ouverture du lieu.
Ajoutez environ 10 % de verres, assiettes et couverts par rapport au nombre de participants confirmés. Cette marge couvre les exposants supplémentaires, les objets tombés et les passages répétés au buffet.
Réservez les rallonges, multiprises et goulottes de câbles au moins quelques jours avant le marché. Vérifiez sur place la distance entre les prises et les tables avant de positionner la sonorisation.
Préparez les glacières et les conteneurs à glace la veille, puis refroidissez les boissons avant l’ouverture. Placez les poubelles près du buffet, de l’inscription et des zones de repas pour éviter les emballages abandonnés.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle prévoir pour un marché des bénévoles ?: Prévoyez une pièce par personne et par service, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 80 participants, cela représente environ 88 verres, assiettes et jeux de couverts, selon le type de repas servi.
Combien de boissons acheter pour une journée de bénévoles ?: Pour la première heure, comptez deux à trois boissons par personne, puis environ une boisson par personne et par heure. Ajoutez 10 % de marge et adaptez la quantité si le marché dure toute la journée ou se déroule par temps chaud.
Quand préparer les badges et les dossiers d’information ?: Préparez-les au moins 48 heures avant l’événement, à partir de la liste des participants confirmés. Gardez 10 % de badges vierges et quelques dossiers supplémentaires à la table d’inscription.
Combien de temps avant faut-il vérifier le matériel technique ?: Testez la sonorisation, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant l’ouverture. Le jour même, faites un second contrôle 60 minutes avant l’arrivée des participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.