Que faut-il prévoir pour un marché des bénévoles ?

Un marché des bénévoles demande plus qu’une table par exposant. Il faut prévoir l’accueil, les stands, la pause-café, la signalétique et les branchements avant l’arrivée du public. Les tentes, tables et chaises doivent être réservées dès que la date et le lieu sont confirmés. Pour les boissons, comptez environ deux à trois consommations par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée de l’événement et les besoins alimentaires recueillis.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 24
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 4
Microphone à main
Mégaphone
Batteries externesqté 4
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Ciseauxqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Agrafeusesqté 3
Agrafesqté 3
Panneaux d’affichageqté 8
Tableaux blancsqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Paperboard
Papier pour chevalet
Boîte d'enregistrement des visiteurs
Supports de badges nominatifsqté 250
Brochures d’informationqté 300
Flyers du programmeqté 300
Plansqté 250
Panneaux de standqté 30
Panneaux d’orientationqté 12
Ruban de marquageqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Plantes décorativesqté 12
Décoration de tableqté 12
Bandes adhésivesqté 4
Serre-câblesqté 100
Cordeqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 30 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 6 barquettes
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Carottes - 2 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Galettes de riz - 6 paquets
- Crackers - 8 paquets
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 6 sacs
- Mini-croissants - 80 pièces
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage à la crème - 6 pots
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Charcuterie en tranches - 1 kilogramme
- Pâtes à tartiner végétariennes - 8 pots
- Confiture - 4 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 boîte
- Paprika - 1 boîte
- Poudre d’ail - 1 boîte
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Filtres à café - 2 paquets
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Cure-dents - 2 boîtes
- Pics à saté - 2 paquets
- Boîtes de conservation - 20 pièces
- Biscuits adaptés aux régimes - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Biscuits vegan - 6 paquets
- Glaçons - 15 kilogrammes
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Sacs poubelles compostables - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Gants en caoutchouc - 6 paires
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces

Conseils

Prévoyez une table pour chaque stand, puis ajoutez 10 % de mobilier si plusieurs exposants doivent partager ou réorganiser leur espace. Les tables pliantes sont utiles pour les ajustements de dernière minute.
Pour l’accueil, préparez les badges nominatifs et les panneaux avant le jour J. Imprimez le plan et les itinéraires en plusieurs exemplaires, notamment pour l’entrée et la zone des stands.
Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure. Ajoutez une marge de 10 à 15 % afin d’éviter une rupture pendant le service.
Regroupez les tasses, verres, assiettes et couverts par zone de service plutôt que dans une seule caisse. Prévoyez au moins un plateau, une louche et une pince de service pour chaque point de restauration.
Vérifiez les besoins électriques au moins une semaine avant le marché. Réservez une rallonge à enrouleur et une multiprise par zone équipée, sans surcharger un même point d’alimentation.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour un marché des bénévoles ?: Prévoyez au minimum une table par stand ou espace d’exposition. Ajoutez environ 10 % de tables supplémentaires si le nombre de participants peut encore évoluer ou si un espace d’accueil et de restauration est prévu.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Augmentez la quantité de 10 à 15 % après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand réserver les tentes, tables et chaises ?: Réservez le mobilier dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant le marché. Vérifiez ensuite les quantités au plus tard une semaine avant l’installation.
Que faut-il prévoir pour l’électricité et le café ?: Prévoyez une machine à café ou une bouilloire par point de service, ainsi que des thermos pour maintenir les boissons disponibles. Contrôlez les prises au moins une semaine avant et préparez les rallonges, multiprises et batteries externes nécessaires.

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