Qué necesitas para organizar un mercado de voluntarios

Un mercado de voluntarios necesita más que mesas y puestos: también hay que prever la bienvenida, el catering, la señalización y la electricidad. Esta lista reúne el material que conviene comprar, reservar o llevar para que los participantes puedan instalarse y trabajar sin interrupciones. Calcula las cantidades según el número de puestos y asistentes confirmados, y revisa con tiempo las preferencias dietéticas. Lo que suele faltar a última hora son cables, vasos, acreditaciones y recipientes para mantener las bebidas calientes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 24
Sillascant. 80
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 24
Mesas plegablescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharillascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 4
Micrófono de mano
Megáfono
Baterías externascant. 4
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Tijerascant. 6
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Grapadorascant. 3
Grapascant. 3
Tableros de corchocant. 8
Pizarras blancascant. 2
Rotuladores para pizarra blancacant. 8
Pizarra de papel
Papel de rotafolio
Caja de registro de visitantes
Portanombrescant. 250
Folletos informativoscant. 300
Folletos del programacant. 300
Planoscant. 250
Carteles de standcant. 30
Carteles de rutacant. 12
Cinta de marcarcant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Plantas decorativascant. 12
Decoración de mesacant. 12
Tiras adhesivascant. 4
Bridascant. 100
Cuerdacant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Pinzas de basuracant. 2
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 2
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 4

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Surtido de té - 4 cajas
- Azúcar - 2 paquetes
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 30 botellas
- Spa Rood - 12 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Uvas - 6 bandejas
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Zanahorias - 2 kilogramo
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Palitos salados - 6 bolsas
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Crackers - 8 paquetes
- Pan integral - 8 panes
- Panecillos blancos - 6 sacos
- Mini croissants - 80 unidades
- Hummus - 8 cuencos
- Queso crema - 6 tarrinas
- Queso joven - 2 kilogramo
- Lonchas de embutido - 1 kilogramo
- Untables vegetarianos - 8 tarrinas
- Mermelada - 4 tarros
- Crema de cacahuete - 3 botes
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceitunas - 4 frascos
- Pepinillos - 3 tarros
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Pimentón - 1 lata
- Ajo en polvo - 1 bote
- Aceite de oliva - 1 botella
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Filtros de café - 2 paquetes
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Vasos de papel - 300 unidades
- Palitos de madera para remover - 300 unidades
- Palillos de dientes - 2 cajas
- Palillos para brochetas - 2 paquetes
- Recipientes herméticos - 20 unidades
- Galletas aptas para dietas - 6 paquetes
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Galletas veganas - 6 paquetes
- Cubitos de hielo - 15 kilogramo
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Bolsas de basura compostables - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 botellas
- Guantes de goma - 6 pares
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 12 unidades

Consejos

Cuenta una mesa por puesto y reserva entre 10 y 15 sillas adicionales para la zona de bienvenida, descansos y acompañantes. Si habrá puestos de atención, añade mesas altas para evitar que todo el público se concentre en las mesas principales.
Para el café y el té, calcula al menos 2 tazas por persona durante las primeras 2 horas. Prepara también vasos, cucharillas, jarras o termos de reserva: las máquinas pueden no dar abasto en el momento de mayor llegada.
Lleva un alargador y una regleta por cada punto de electricidad previsto, más 2 cables de reserva. Comprueba la longitud antes del montaje y usa enrollacables para evitar que los cables queden cruzando los pasillos.
Prepara una acreditación para cada participante confirmado y al menos 10 adicionales para cambios de última hora. Imprime el plano de puestos, los números y los carteles de ruta antes del día del mercado, no durante la instalación.
Calcula los platos, cubiertos y vasos para el número máximo de asistentes, no solo para los inscritos inicialmente. Añade aproximadamente un 10 % de reserva y separa los utensilios necesarios para opciones dietéticas específicas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas mesas necesito para un mercado de voluntarios?: Calcula una mesa por puesto confirmado y añade entre 2 y 4 mesas para bienvenida, catering y material común. Confirma el plano al menos 7 días antes para poder ajustar la reserva.
¿Cuánto café y té debo preparar?: Como referencia, calcula 2 tazas por persona durante las primeras 2 horas y añade un 10 % de margen. Revisa las preferencias dietéticas y confirma las cantidades de catering entre 3 y 5 días antes.
¿Cuántos vasos, platos y cubiertos compro?: Compra una unidad por persona prevista y un 10 % adicional para reposiciones. Si se sirven varias comidas o bebidas, calcula una unidad adicional por servicio y comprueba el inventario 2 días antes.
¿Cuándo debo preparar la señalización y las acreditaciones?: Imprime el plano, los números de puesto, los carteles de ruta y las acreditaciones entre 3 y 7 días antes. Lleva al menos 10 acreditaciones en blanco para participantes que cambien o se incorporen el mismo día.

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