Que prévoir pour un marché d'information ?

Un marché d'information réunit plusieurs organisations, leurs stands et des visiteurs qui circulent librement. La liste de courses doit donc couvrir trois besoins : installer les exposants, accueillir le public et servir une pause-café sans interruption. Prévoyez le mobilier, les supports d'information, le matériel de présentation et les accessoires de branchement avant le jour J. Les quantités finales dépendent du nombre de stands et de participants confirmés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Bureau d’information
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 4
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Nappesqté 24
Porte-nomsqté 30
Supports de badges nominatifsqté 100
Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Colle repositionnableqté 6
Cordeqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses
- Café - 2,5 kilo
- Sachets de thé - 250 pièces
- Café décaféiné - 500 grammes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait - 12 litres
- Lait végétal - 6 litres
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 briques
- Citrons - 2 kilo
- Tisane - 6 boîtes
- Biscuits - 8 paquets
- Crackers complets - 6 paquets
- Baguettes - 8 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1,5 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Houmous nature - 1 kilo
- Concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Mélange de noix - 2 kilos
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Garniture végane - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Beurre - 1 kilo
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 boîte
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Piques à cocktail - 250 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets
- Pansements - 2 boîtes
- Stylos - 100 pièces
- Crayons - 50 pièces
- Marqueurs permanents - 20 pièces
- Papier A4 - 2 paquets
- Autocollants pour badges nominatifs - 150 pièces

Conseils

Comptez une table par stand, puis ajoutez une table pour le bureau d'information et une marge d'environ 10 % si l'espace le permet. Confirmez ce nombre après validation définitive des exposants.
Prévoyez au moins une chaise par exposant présent en même temps, ainsi que quelques sièges supplémentaires pour le bureau d'information et les visiteurs qui attendent.
Pour chaque emplacement équipé, regroupez une rallonge, une multiprise et les câbles de recharge nécessaires. Faites un test complet du vidéoprojecteur, de l'écran, des haut-parleurs et du microphone au moins la veille.
Triez les flyers par stand avant l'installation et préparez les porte-noms ainsi que les supports de badges. Gardez un stock de rechange d'environ 10 % pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
Pour la pause-café, comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée. Prévoyez des thermos ou une machine de réserve afin d'éviter une file dès l'ouverture.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour un marché d'information ?: Prévoyez une table par organisation ou exposant confirmé, plus une table pour le bureau d'information. Ajoutez environ 10 % de marge si le lieu et le budget le permettent.
Que faut-il prévoir pour l'accueil des visiteurs ?: Préparez un bureau d'information, des listes de présence imprimées, des badges, des porte-noms et une signalétique visible dès l'entrée. Imprimez les documents au plus tard la veille et gardez quelques exemplaires vierges sur place.
Combien de tasses et de verres acheter pour un marché d'information ?: Comptez deux à trois contenants par personne pour la première heure, puis ajoutez une marge de 10 à 15 % si la vaisselle ne peut pas être lavée pendant l'événement. Prévoyez aussi des carafes, des plateaux et suffisamment de couverts pour le service.
Quand faut-il acheter le matériel technique ?: Vérifiez l'ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l'écran, les haut-parleurs, le microphone et les branchements au moins 48 heures avant. Faites un second contrôle la veille, avec les présentations et les câbles réellement utilisés.

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