Qué necesitas para una feria informativa

Una feria informativa necesita más que mesas y folletos: los expositores deben poder atender, presentar su información y recibir a los visitantes sin interrupciones. Esta lista reúne el mobiliario, los equipos audiovisuales, el material de apoyo y lo necesario para servir café y bebidas. Calcula las cantidades a partir del número confirmado de organizaciones, voluntarios y asistentes. Haz la compra después de cerrar las inscripciones, pero comprueba todos los materiales al menos un día antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 80
Punto de información
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 4
Clic de presentación

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3

Decoración

Mantelescant. 24
Portatarjetas de nombrecant. 30
Portanombrescant. 100
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Masilla adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras
- Café - 2,5 kilo
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Café descafeinado - 500 gramos
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche - 12 litros
- Leche vegetal - 6 litros
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 packs
- Limones - 2 kilos
- Té de hierbas - 6 cajas
- Galletas - 8 paquetes
- Crackers integrales - 6 paquetes
- Barras de pan - 8 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1,5 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Hummus natural - 1 kilo
- Pepinos - 3 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Pimientos - 2 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 5 kilos
- Plátanos - 4 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Snacks salados - 4 bolsas
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Galletas sin gluten - 4 paquetes
- Coberturas veganas - 1 kilo
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 1 botella
- Mantequilla - 1 kilo
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel - 250 unidades
- Palitos para remover - 250 unidades
- Piques para cóctel - 250 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiador de inodoros - 2 botellas
- Gel desinfectante para manos - 6 botellas
- Jabón de manos - 6 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Parches - 2 cajas
- Bolígrafos - 100 unidades
- Lápices - 50 unidades
- Rotuladores permanentes - 20 unidades
- Papel A4 - 2 paquetes
- Adhesivos para tarjetas de identificación - 150 piezas

Consejos

Reserva una mesa por cada organización participante y añade una mesa para el punto de información. Deja también sillas o taburetes según el tiempo que permanecerá cada expositor en su stand.
Prepara una identificación para cada expositor, voluntario y miembro de la organización; lleva al menos un 10 % extra para cambios de última hora. Los portatarjetas y portanombres no cumplen la misma función, así que comprueba ambos antes de imprimir.
Para las presentaciones, prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono y el clic de presentación juntos. Lleva un cable alargador y una regleta por cada zona que necesite corriente, además de cables de carga compatibles.
Calcula la vajilla según el número de personas que comerán o tomarán algo, no solo según los expositores. Como referencia, prevé dos vasos y una taza por persona si habrá café y bebidas durante varias horas, más un 10 % de reserva.
Clasifica los folletos por stand y prepara la señalización antes de abrir el recinto. Guarda las copias de reserva, el plano impreso y las listas de asistencia en el punto de información para encontrarlos rápidamente.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas mesas necesito para una feria informativa?: Calcula una mesa por cada organización o stand confirmado y añade una mesa para el punto de información. Si habrá registro, catering o material común en zonas separadas, suma una mesa adicional por cada función.
¿Cuánta vajilla necesito para una feria informativa?: Para una sesión de varias horas, calcula dos vasos, una taza, un plato y un juego de cubiertos por asistente previsto, y añade un 10 % extra. Si el catering se sirve en varios turnos, puedes reducir la vajilla reutilizable, pero no los vasos disponibles.
¿Cuándo debo preparar los folletos y las acreditaciones?: Clasifica los folletos e imprime las acreditaciones entre 3 y 7 días antes, cuando la lista de expositores esté confirmada. Deja un pequeño lote en blanco para cambios durante las últimas 24 horas.
¿Cuántos cables y regletas hacen falta para el equipo?: Cuenta una regleta y un cable alargador por cada zona con equipos eléctricos, y añade al menos un juego de repuesto para toda la feria. Prueba las conexiones completas como mínimo un día antes y lleva cables de carga adicionales para el portátil y el micrófono.

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