Que faut-il acheter pour un hackathon ?

Pour un hackathon, les achats ne se limitent pas aux ordinateurs. Il faut aussi sécuriser la connexion, les branchements, la présentation finale et les pauses café. Prévoyez un poste de travail par participant, puis ajoutez quelques équipements de secours pour éviter qu’un câble ou une batterie ne bloque une équipe. Cette liste couvre le mobilier, le matériel technique, le service des boissons et les accessoires souvent oubliés au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 70
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs USB-Cqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 18
Batteries externesqté 6
Routeur wifi
Câbles Ethernetqté 10
Imprimante d'étiquettes
Goulottes de câblesqté 12
Serre-câblesqté 100
Télécommandes Powerpointqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Assiettes de buffetqté 6
Rouleaux de nappesqté 4
Cartes de menuqté 8
Étiquettes alimentairesqté 40
Distributeurs de boissonsqté 3
Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 10 caisses
- Eau pétillante - 4 caisses
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Sandwiches - 180 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains Kaiser - 60 pièces
- Garniture de filet de poulet - 3 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Beurre de cacahuète - 4 pots
- Confiture - 4 pots
- Beurre - 1 kilogramme
- Salade - 12 laitues
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 5 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Mandarines - 5 kilogrammes
- Yaourt - 8 kilogram
- Granola - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Salsa - 6 pots
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Barres de céréales - 100 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Barres chocolatées - 80 pièces
- Popcorn - 6 sachets
- Pizza - 30 pièces
- Pizzas végétariennes - 12 pièces
- Pizzas vegan - 8 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Tartinade végane - 2 kilogrammes
- Fromage vegan - 1 kilogramme
- Ketchup - 4 bouteilles
- Mayonnaise - 4 pots
- Moutarde - 3 bouteilles
- Sauce à pizza - 6 bocaux
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 4 moulins
- Herbes italiennes - 2 pots
- Flocons de piment - 2 pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs-poubelle à pédale - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Essuie-tout - 8 paquets
- Pansements - 2 boîtes
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 8 bouteilles
- Piles AA - 24 pièces
- Piles AAA - 24 pièces
- Stylos à bille - 100 pièces
- Crayons - 50 pièces
- Marqueurs fluorescents - 30 pièces
- Gobelets en papier à emporter - 100 pièces

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Lanyardsqté 80
Autocollants d'équipeqté 80
Panneaux directionnelsqté 12
Feuilles de tableau blancqté 12
Post-itqté 20
Blocs pour chevaletqté 4
Panneaux d’affichageqté 4
Décoration de tableqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Boîtes de rangementqté 12

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Éclairage

Lampes de bureauqté 12
Éclairage d’ambianceqté 4

Conseils

Prévoyez un ordinateur portable et son chargeur par participant, plus 1 à 2 appareils de secours pour remplacer rapidement un poste défaillant. Demandez aussi à chacun de venir avec son chargeur personnel si le matériel est fourni par les participants.
Comptez au moins une multiprise pour 4 postes et une rallonge par zone de tables. Ajoutez des adaptateurs USB-C et des câbles HDMI en réserve : les différences de connectique apparaissent souvent au moment des présentations.
Pour le réseau, prévoyez un routeur wifi testé avant l’arrivée du groupe et un câble Ethernet par poste qui doit bénéficier d’une connexion filaire. Gardez 10 à 15 % de câbles supplémentaires pour les remplacements et les changements de disposition.
Pour une journée complète, prévoyez environ 2 gobelets réutilisables et 3 à 4 tasses à café par participant si le lavage n’est pas organisé pendant l’événement. Ajoutez au moins une carafe d’eau pour 8 à 10 personnes et un thermos par point de pause.
Préparez les éléments de présentation avant l’ouverture : projecteur, écran, haut-parleurs, microphone, pied de micro et télécommande. Testez-les avec les câbles et adaptateurs réellement disponibles au moins la veille, plutôt que le matin du hackathon.

Questions fréquentes

Combien d’ordinateurs faut-il prévoir pour un hackathon ?: Prévoyez un ordinateur portable par participant si les postes sont fournis par l’organisation. Ajoutez 1 à 2 ordinateurs de secours, ou environ 5 % du parc, pour remplacer un appareil en panne.
Combien de multiprises et de rallonges faut-il pour un hackathon ?: Comptez une multiprise pour 4 ordinateurs et une rallonge pour chaque zone de tables. Pour 40 participants répartis sur 10 tables, prévoyez au minimum 10 multiprises et 10 rallonges, avec quelques câbles supplémentaires.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un hackathon d’une journée ?: Prévoyez environ 1,5 à 2 litres d’eau par personne pour la journée, répartis dans plusieurs carafes. Pour le café, comptez 3 à 4 tasses par personne et préparez un thermos supplémentaire pour le début de matinée.
Quand tester le wifi et le matériel de présentation ?: Testez le wifi, le routeur, le projecteur, les câbles et le microphone au moins 24 heures avant le hackathon. Refaites un contrôle rapide 60 minutes avant l’accueil des participants pour vérifier les branchements et la couverture réseau.

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