Qué necesitas para organizar un hackathon

Un hackathon necesita más que portátiles y una buena idea. La conexión debe soportar a todos los equipos, cada participante necesita acceso a corriente y el material para presentar debe estar probado antes de abrir las puertas. Esta lista reúne el equipo técnico, el mobiliario y la vajilla necesarios para trabajar, comer y presentar proyectos sin interrupciones. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade unidades de reserva para los elementos que suelen fallar o desaparecer.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 70
Mostrador de registro
Taburetes de barcant. 4

Equipo

Portátilescant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores USB-Ccant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 18
Baterías externascant. 6
Router wifi
Cables Ethernetcant. 10
Impresora de etiquetas
Canaletas para cablescant. 12
Bridascant. 100
Clicadores para PowerPointcant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 70
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Cubetas para lavarcant. 3

Catering

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Platos de buffetcant. 6
Rollos de mantelescant. 4
Cartas del menúcant. 8
Etiquetas de alimentoscant. 40
Dispensadores de bebidacant. 3
Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 10 cajas
- Agua con gas - 4 cajas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Bocadillos - 180 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Panecillos Kaiser - 60 unidades
- Pechuga de pollo en lonchas - 3 kilogram
- Queso joven - 3 kilogramos
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso crema - 1 kilogramo
- Mantequilla de cacahuete - 4 botes
- Mermelada - 4 tarros
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Lechuga - 12 unidades
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 5 kilogramos
- Pimientos - 3 kilogramo
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Manzanas - 8 kilogram
- Plátanos - 6 kilogramos
- Uvas - 4 kilogramos
- Mandarinas - 5 kilogram
- Yogur - 8 kilogramo
- Granola - 3 kilogram
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Salsa - 6 frascos
- Mezcla de frutos secos - 3 kilogram
- Barritas de muesli - 100 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Barritas de chocolate - 80 unidades
- Palomitas - 6 bolsas
- Pizzas - 30 unidades
- Pizzas vegetarianas - 12 unidades
- Pizzas veganas - 8 unidades
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Galletas sin gluten - 4 paquetes
- Fiambre vegano - 2 kilogramo
- Queso vegano - 1 kilogram
- Ketchup - 4 botellas
- Mayonesa - 4 botes
- Mostaza - 3 botellas
- Salsa de pizza - 6 tarros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 4 molinillos
- Hierbas italianas - 2 botes
- Copos de chile - 2 tarros
- Pimentón - 2 botes
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas para papelera de pedal - 50 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 40 unidades
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 4 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Papel toalla - 8 paquetes
- Parches - 2 cajas
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante - 8 botellas
- Pilas AA - 24 unidades
- Pilas AAA - 24 unidades
- Bolígrafos - 100 unidades
- Lápices - 50 unidades
- Rotuladores fluorescentes - 30 unidades
- Vasos de papel para llevar - 100 unidades

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 80
Lanyardscant. 80
Pegatinas del equipocant. 80
Señales direccionalescant. 12
Hojas de pizarra blancacant. 12
Post-itscant. 20
Bloc de rotafoliocant. 4
Tableros de corchocant. 4
Decoración de mesacant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 3
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 12
Iluminación ambientalcant. 4

Consejos

Prepara un puesto de registro con la impresora de etiquetas y material suficiente para todos los inscritos. Ten las etiquetas ordenadas por equipo o grupo para que la acreditación no se convierta en una cola al inicio.
Calcula al menos una regleta por cada 4 a 6 puestos de trabajo y coloca los alargadores antes de que lleguen los participantes. Sujeta los cables con bridas y canaletas para evitar tropiezos.
Prueba el wifi, el router y los cables Ethernet con varios equipos conectados al mismo tiempo. Lleva adaptadores USB-C, cables HDMI y baterías externas de reserva: suelen faltar justo cuando empieza una presentación.
Para las exposiciones, comprueba el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono y el clicador con antelación. Deja preparado un cable HDMI y un adaptador compatible en la mesa de presentación, no dentro de una caja cerrada.
Calcula la vajilla para el número total de asistentes y no solo para la comida principal: reserva vasos reutilizables, tazas, platos y cubiertos para cada servicio. Coloca jarras de agua y termos en puntos accesibles y prepara cubetas para recoger y lavar la vajilla usada.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos portátiles necesito para un hackathon?: Necesitas al menos un portátil por participante o por puesto de trabajo previsto. Añade entre un 5 % y un 10 % de equipos de reserva si el presupuesto y el espacio lo permiten, y comprueba todos los cargadores el día anterior.
¿Cuántas regletas hacen falta para un hackathon?: Calcula una regleta por cada 4 a 6 puestos, además de alargadores suficientes para llegar a las mesas sin cruzar las zonas de paso. Lleva al menos dos regletas adicionales como reserva.
¿Cuándo debo probar el wifi y el equipo de presentación?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al montar el espacio. Comprueba la conexión con varios portátiles a la vez y prueba el proyector, el audio, el micrófono, los cables HDMI y los adaptadores USB-C.
¿Cuánta vajilla necesito para un hackathon?: Calcula un vaso, un plato y un juego de cubiertos por persona y por servicio de comida. Para el café, prevé una taza por asistente y añade aproximadamente un 10 % de reserva para roturas, pérdidas o cambios durante la jornada.

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