Que faut-il prévoir pour un forum de l’emploi ?

Un forum de l’emploi demande plus que des tables et des chaises. Il faut équiper les stands des employeurs, organiser l’accueil, prévoir les présentations et garder une solution de secours pour les branchements et le Wi-Fi. Cette liste rassemble le matériel, la vaisselle et les fournitures à acheter ou à apporter. Prévoyez les boissons, les encas et l’affichage avant le jour J, afin de ne pas devoir faire les courses pendant l’accueil des participants.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 120
Comptoir d'inscription
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Câbles de rechargeqté 8
Répéteurs Wi-Fiqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4

Décoration

Bannièresqté 8
Ballonsqté 150
Pompes à ballonsqté 3
Nappesqté 24
Panneaux de standqté 24
Presse-papiersqté 30
Porte-nomsqté 30
Pots à stylosqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 6 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilo
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Baguettes complètes - 12 pièces
- Mini pistolets - 100 pièces
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon arrière - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 12 pots
- Fromage à la crème - 12 boîtes
- Beurre de cacahuète - 4 pots
- Confiture de fraises - 4 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 2 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Mandarines - 5 kilos
- Chips nature - 10 sachets
- Chips au paprika - 10 sacs
- Mélange de snacks salés - 8 sacs
- Mini biscuits - 10 paquets
- Barres de céréales - 100 pièces
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Biscuits sans gluten - 6 paquets
- Garniture vegan - 8 emballages
- Wraps vegan - 6 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Poivre - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Beurre aux herbes - 8 pots
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 8 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Chemins de table en papier - 24 rouleaux
- Filtres à café - 3 paquets
- Boîtes hermétiques - 40 pièces
- Sacs pour aspirateur - 2 paquets
- Décapsuleurs - 6 pièces

Bureau

Étiquettes nominativesqté 250
Stylos à billeqté 150
Marqueurs permanentsqté 24
Blocs-notesqté 80
Papier A4qté 5
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Trombonesqté 4
Enveloppesqté 100
Post-itqté 20
Listes d'inscriptionqté 10
Flyers du programmeqté 300
Plansqté 150
Formulaires d’évaluationqté 150
Braceletsqté 250
Cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200
Boîtes de punaisesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Extincteursqté 2

Conseils

Prévoyez une table d’inscription distincte des stands employeurs, avec les badges nominatifs, les listes imprimées et les informations pratiques déjà regroupés au même endroit.
Pour chaque espace de présentation, vérifiez au moins 48 heures avant l’événement les besoins en ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI et multiprise.
Comptez deux à trois consommations par personne pour la première heure, puis adaptez les quantités selon la durée du forum et le nombre d’employeurs présents.
Mettez les boissons au frais au plus tard le matin même et gardez une partie de l’eau, des tasses et des verres près de l’accueil pour éviter les allers-retours.
Testez les microphones, les haut-parleurs, le Wi-Fi et les rallonges avant l’ouverture ; gardez des câbles de recharge et des clés USB disponibles en cas de présentation urgente.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour un forum de l’emploi ?: Prévoyez au minimum une table par employeur confirmé, plus une table séparée pour l’inscription. Ajoutez une table pour les présentations ou les documents si cet espace n’est pas intégré à un stand.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un forum de l’emploi ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis environ une boisson supplémentaire par personne et par heure. Prévoyez aussi une réserve d’eau pour les présentateurs et les employeurs.
Quand préparer le matériel technique du forum ?: Faites l’inventaire au moins 48 heures avant, puis testez les ordinateurs, projecteurs, microphones, câbles et connexions le jour même avant l’arrivée des participants. Gardez les rallonges et multiprises accessibles.
Combien de vaisselle prévoir pour un forum de l’emploi ?: Prévoyez une tasse ou un verre par personne présente, avec 10 à 15 % de pièces supplémentaires pour les remplacements. Ajoutez suffisamment d’assiettes, couverts, plateaux et pinces pour le service des encas.

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