Que faut-il acheter pour un festival du film ?

Pour un festival du film, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux encas. Il faut aussi prévoir la projection, le son, les branchements, l’accueil et le service, sans oublier les solutions de secours. Cette liste rassemble le matériel et les fournitures nécessaires pour accueillir le public dans de bonnes conditions. Vérifiez les quantités selon le nombre de spectateurs, de bénévoles et de séances.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 10
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Tabouretsqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Clés USBqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Supports pour ordinateur portableqté 2

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Lampadairesqté 4
Filtres de lumièreqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Bacs à vaisselleqté 3

Décoration

Clap de tournageqté 2
Décor de pelliculeqté 4
Tapis rouge
Tire-bouchonqté 4
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Stars de cinémaqté 30

Nettoyage

Aspirateur
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Poubellesqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 48 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé - 2 boîtes
- Thé frais à la menthe - 6 bouquets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 6 kilo
- Clémentines - 40 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Tzatziki - 1 kilo
- Olives - 2 kilos
- Tomates séchées au soleil - 1 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Mélange de noix - 2 kilos
- Maïs à popcorn - 3 kilo
- Sel à popcorn - 2 pots
- Pretzels - 4 sacs
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Miniwraps - 180 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Baguette blanche - 10 pièces
- Pain sans gluten - 3 pains
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous pour wraps - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage de chèvre - 1 kilo
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Jambon cru - 1 kilo
- Falafel végétarien - 3 kilo
- Salade - 12 laitues
- Pesto - 6 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 2 pots
- Paprika en poudre - 1 pot
- Poudre d'ail - 1 pot
- Beurre - 1 kilo
- Brownies - 120 pièces
- Mini muffins - 120 pièces
- Chocolat noir - 2 kilo
- Chocolat au lait - 2 kilo
- Biscuits - 10 paquets
- Biscuits sans sucre - 3 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Glaçons - 20 kilos
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 6 paires

Matériel d'impression

Brochures du programmeqté 140
Billets d'entréeqté 140
Badges nominatifsqté 30
Porte-badgesqté 30
Marqueursqté 12
Stylosqté 30
Papier A4qté 2
Bulletins de voteqté 150
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Pâte adhésiveqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 12
Passe-câblesqté 8
Tapis antidérapantsqté 6
Couvertures anti-feuqté 2

Conseils

Prévoyez au moins un câble HDMI de rechange et les adaptateurs correspondant à chaque ordinateur portable utilisé. Un branchement manquant peut retarder toute une séance.
Ajoutez une multiprise et une rallonge par zone technique ou table d’accueil, puis gardez du ruban gaffer pour fixer les câbles au sol avant l’ouverture.
Comptez les verres, assiettes et couverts pour le nombre maximal de personnes présentes en même temps, avec environ 10 % de réserve pour les chutes et les oublis.
Préparez deux copies de chaque fichier vidéo sur des clés USB distinctes. Testez les formats et les sous-titres au moins 24 heures avant la première projection.
Installez la table d’accueil avec les billets, badges et informations du programme au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Gardez quelques badges et billets vierges pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de câbles HDMI faut-il pour un festival du film ?: Prévoyez un câble par ordinateur ou source vidéo relié au projecteur, plus au moins un câble de secours. Pour deux sources, prenez donc trois câbles HDMI et les adaptateurs nécessaires.
Combien de verres et d’assiettes prévoir par personne ?: Pour un service avec une seule pause, comptez un verre et une assiette par personne, puis ajoutez 10 % de réserve. Prévoyez davantage de verres si les invités passent de l’eau au vin ou au café.
Quand tester le projecteur et les fichiers vidéo ?: Faites un test technique complet au moins 24 heures avant l’événement. Vérifiez chaque fichier, le son, les sous-titres, les câbles et les copies de sauvegarde, puis refaites un contrôle rapide 60 minutes avant l’ouverture.
Combien de multiprises et de rallonges faut-il prévoir ?: Comptez une multiprise par poste technique ou table équipée, avec une rallonge pour chaque zone éloignée d’une prise. Ajoutez au moins une multiprise et une rallonge de secours pour remplacer rapidement un élément défectueux.

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