Qué necesitas para un festival de cine

Organizar un festival de cine requiere más que reunir películas y reservar una sala. Necesitas asegurar la proyección, el sonido, la iluminación, la recepción del público y el servicio de comida o bebida. Esta lista reúne el material que conviene comprar, llevar o reservar con antelación. Calcula las cantidades según el número de asistentes y deja preparado un equipo de reserva para evitar interrupciones durante las sesiones.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 10
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de entrada
Taburetescant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Memorias USBcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Soportes para portátilescant. 2

Iluminación

Paneles LEDcant. 4
Lámparas de piecant. 4
Filtros de luzcant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Cubetas para lavarcant. 3

Decoración

Claquetascant. 2
Decoración de rollo de películacant. 4
Alfombra roja
Sacacorchoscant. 4
Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 6
Photowall
Estrellas de cinecant. 30

Limpieza

Aspiradora
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Papeleracant. 6
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras
- Spa Blauw - 120 botellines
- Spa Rood - 48 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Té helado - 6 botellas
- Cerveza - 120 botellas
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té - 2 cajas
- Té de menta fresco - 6 ramos
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Uvas - 6 kilos
- Mandarinas - 40 unidades
- Tomates cherry - 4 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Zanahorias - 3 kilos
- Pimientos - 3 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Tzatziki - 1 kilo
- Aceitunas - 2 kilos
- Tomates secos al sol - 1 kilo
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Maíz para palomitas - 3 kilo
- Sal para palomitas - 2 botes
- Pretzels - 4 bolsas
- Palitos salados - 4 bolsas
- Mini wraps - 180 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Baguette blanca - 10 unidades
- Pan sin gluten - 3 barras
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus para wraps - 2 kilo
- Queso joven - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Queso de cabra - 1 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilo
- Jamón crudo - 1 kilo
- Falafel vegetariano - 3 kilos
- Lechuga - 12 unidades
- Pesto - 6 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 tarros
- Aderezo balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta - 2 botes
- Pimentón en polvo - 1 bote
- Ajo en polvo - 1 bote
- Mantequilla - 1 kilo
- Brownies - 120 unidades
- Mini magdalenas - 120 unidades
- Chocolate negro - 2 kilos
- Chocolate con leche - 2 kilo
- Galletas - 10 paquetes
- Galletas sin azúcar - 3 paquetes
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Vasos de papel - 300 unidades
- Palitos de madera para remover - 300 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiador de inodoro - 3 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Guantes de goma - 6 pares

Material impreso

Folletos del programacant. 140
Entradascant. 140
Credencialescant. 30
Portabadgescant. 30
Rotuladorescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Papel A4cant. 2
Papeletascant. 150
Carteles direccionalescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Masilla adhesivacant. 4

Seguridad

Linternascant. 4
Bateríascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Mantas ignífugascant. 2

Consejos

Prepara al menos un cable HDMI y un adaptador compatible de repuesto por cada puesto de reproducción. Comprueba todos los formatos de vídeo y subtítulos durante la prueba técnica, no el mismo día.
Calcula una silla por asistente y añade entre un 5 % y un 10 % extra para el equipo, invitados y cambios de última hora. Reserva también mesas separadas para la entrada y el buffet.
Para una sesión con presentaciones o coloquios, prevé un micrófono por persona que hable y un micrófono adicional si habrá preguntas del público. Comprueba los altavoces y la mesa de mezclas antes de abrir las puertas.
Lleva suficientes regletas, alargadores y cinta gaffer para fijar los cables al suelo. No dejes la instalación eléctrica para la llegada del público: monta y prueba todo al menos 2 horas antes.
Calcula la vajilla según el servicio previsto y añade un 10 % de margen. Si habrá café, vino y agua, separa vasos, copas y tazas desde el montaje para que la mesa de entrada no se mezcle con el buffet.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un festival de cine?: Prepara una silla por persona inscrita y añade entre un 5 % y un 10 % adicional. Para 100 asistentes, eso significa tener entre 105 y 110 sillas disponibles.
¿Cuándo tengo que probar el proyector y los vídeos?: Haz una prueba técnica completa al menos 2 horas antes de la apertura. Comprueba cada archivo, el sonido, los subtítulos, los cables HDMI y los adaptadores con el mismo equipo que usarás durante el festival.
¿Cuántos micrófonos hacen falta para un coloquio?: Calcula un micrófono por cada persona que intervenga y añade uno para las preguntas del público. Para una mesa de tres ponentes, prepara 4 micrófonos si habrá participación desde la sala.
¿Cuánta vajilla debo comprar para el festival?: Calcula una unidad por asistente para cada tipo de servicio y añade un 10 % de reserva. Para 80 personas, prepara al menos 88 vasos o copas de cada tipo que vayas a utilizar.

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