Organiser un festival du film sans rien laisser au hasard

Un festival du film demande de coordonner la programmation, les droits de projection, les fichiers vidéo et l’accueil du public. Commence par réserver le lieu et le matériel, puis verrouille les formats, les sous-titres et le test technique avant d’ouvrir les inscriptions. Les badges, billets, panneaux et textes de présentation prennent aussi du temps à préparer. Cette checklist rassemble les 80 tâches et les 72 fournitures du plan, dans l’ordre où tu peux les traiter.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Composer le programme de films
2 personnes
Rassembler les fichiers vidéo
2 personnes
Vérifier les droits de projection
Réserver le lieu
Réserver le projecteur et l'écran
Commander le catering
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme en ligne
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les billets d’entrée
Rédiger les textes de présentation
Préparer les introductions de film
2 personnes
Planifier un test technique
Vérifier les formats vidéo
2 personnes
Vérifier les sous-titres
Planifier les bénévoles
Imprimer le déroulé
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Créer des copies de sauvegarde du film
Récupérer l'équipement
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Effectuer un test technique
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer les programmes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités à l'entrée
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Lancer le premier film
Animer la projection du film
2 personnes
Ouvrir le buffet de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Recueillir les questions du public
Accueillir les cinéastes
2 personnes
Animer le débat
2 personnes
Annoncer le deuxième film
Lancer le deuxième film
Superviser la deuxième projection
2 personnes
Mettre en place le buffet du soir
3 personnes
Servir les en-cas du soir
3 personnes
Annoncer le troisième film
Lancer le troisième film
Animer la troisième projection
2 personnes
Recueillir les votes du public
2 personnes
Annoncer le prix du public
Préparer le mot de clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger le projecteur en toute sécurité
2 personnes
Démonter les systèmes sonores
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Stocker la restauration restante
Nettoyer le matériel réutilisable
2 personnes
Restituer les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 10
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Tabouretsqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Clés USBqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Supports pour ordinateur portableqté 2

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Lampadairesqté 4
Filtres de lumièreqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Bacs à vaisselleqté 3

Décoration

Clap de tournageqté 2
Décor de pelliculeqté 4
Tapis rouge
Tire-bouchonqté 4
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Stars de cinémaqté 30

Nettoyage

Aspirateur
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Poubellesqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Matériel d'impression

Brochures du programmeqté 140
Billets d'entréeqté 140
Badges nominatifsqté 30
Porte-badgesqté 30
Marqueursqté 12
Stylosqté 30
Papier A4qté 2
Bulletins de voteqté 150
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Pâte adhésiveqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 12
Passe-câblesqté 8
Tapis antidérapantsqté 6
Couvertures anti-feuqté 2

Conseils

Bloque le test technique au moins 7 jours avant la première séance. Vérifie chaque fichier vidéo, les sous-titres, le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les adaptateurs et le son, puis garde une copie de sauvegarde sur deux clés USB.
Ne publie pas le programme avant d’avoir vérifié les droits de projection de chaque film. Prévois une version finale avec les horaires, les introductions et les éventuelles informations sur les sous-titres.
Fixe une date limite d’inscription 3 à 5 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster le catering, les tables et les chaises.
Prépare l’accueil la veille : badges nominatifs, billets d’entrée, liste des inscrits, signalétique et déroulé imprimé. Le jour J, installe la table d’accueil avant l’ouverture du lieu pour éviter de gérer les arrivées en même temps que la technique.
Teste les rallonges et multiprises avant l’installation définitive. Étiquette les branchements du projecteur, des ordinateurs, des haut-parleurs et de la table de mixage, et garde du ruban gaffer pour sécuriser les câbles au sol.

Questions fréquentes

Quand réserver le projecteur et l’écran pour un festival du film ?: Réserve-les dès que le lieu et les dates sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le festival. Garde au moins 7 jours avant la première séance pour le test technique et la vérification des formats vidéo.
Combien de temps avant publier le programme d’un festival du film ?: Publie le programme dès que les films, les horaires, les droits et les textes de présentation sont validés, généralement 3 à 4 semaines avant l’événement. Évite de modifier les horaires après l’ouverture des inscriptions, sauf nécessité.
Quand imprimer les badges et les billets d’entrée ?: Imprime-les 2 à 3 jours avant le festival, après la clôture ou la première consolidation des inscriptions. Prépare quelques badges vierges et une petite réserve de billets pour les changements de dernière minute.
Quand faire le test technique d’une projection ?: Planifie un test complet au moins 7 jours avant l’ouverture, avec les fichiers définitifs. Contrôle l’image, le son, les sous-titres, les câbles, les adaptateurs et les copies de sauvegarde sur chaque ordinateur utilisé.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.