Première de théâtre : la checklist d’organisation

Une première de théâtre demande de coordonner la salle, le spectacle, les invitations et toute l’équipe technique dans un ordre précis. Commence par fixer la date et réserver le lieu, puis verrouille les horaires, la jauge et la configuration de la salle. Les invitations, la billetterie et la presse doivent être lancées assez tôt pour traiter les inscriptions. À l’approche de la soirée, concentre-toi sur le catering, les programmes, l’accueil, les costumes, les accessoires et la répétition technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date de la première
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
2 personnes
Confirmer les horaires du spectacle
2 personnes
Déterminer la capacité et la configuration de la salle
2 personnes
Confirmer le cast et l'équipe
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Établir la liste de presse
2 personnes
Envoyer les invitations presse
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Confirmer le photographe
2 personnes
Élaborer le programme de la soirée
2 personnes
Mettre en page le programme
2 personnes
Imprimer les livrets de programme
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Vérifier le plan d’éclairage
2 personnes
Vérifier le plan de sonorisation
2 personnes
Inventorier les éléments de décor
2 personnes
Vérifier les costumes
2 personnes
Vérifier les accessoires
2 personnes
Planifier la répétition technique
2 personnes
Répartir les accompagnateurs du public
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les billets et la liste des invités
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer le foyer
2 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer les tables dans le foyer
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer l’équipement sonore
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Installer les accessoires
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Déballer le traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Briefing des accompagnateurs du public
6 personnes
Briefing de la distribution et de l’équipe technique
8 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Accompagner le public à la salle
4 personnes
Lancer le spectacle
2 personnes
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Changer les accessoires
2 personnes
Préparer les boissons de pause
3 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Reconduire le public dans la salle
4 personnes
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
Animer le débriefing
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer les photos de presse
2 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Accompagner les derniers invités
3 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le foyer
3 personnes
Ranger les chaises du public
3 personnes
Démonter le décor
4 personnes
Emballer les accessoires
2 personnes
Emballer les costumes
2 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
2 personnes
Rassembler les photos et le matériel de presse
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Gérer les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 110
Tables bistrotqté 12
Tables d’accueilqté 2
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Tabouretsqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Écran de présentation

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes de secoursqté 4

Décoration

Rideaux de théâtreqté 4
Chemins de table bordeauxqté 12
Compositions floralesqté 6
Panneau d’entrée
Pupitres de programmeqté 2
Arches de ballonsqté 2
Bougies décorativesqté 20

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 100
Cuillères à caféqté 100
Assiettes à gâteauqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Plaques à inductionqté 2
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Torchons de cuisineqté 12
Gants de cuisineqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Théâtre

Panneaux décoratifsqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Tables pour les décorsqté 3
Caisses de accessoiresqté 6
Portants à costumesqté 4
Housses à vêtementsqté 40
Miroirs de costumeqté 2
Miroirs de maquillageqté 4
Kits de maquillageqté 4
Panneaux de séparation pliantsqté 4
Ruban gafferqté 8
Ruban de marquageqté 6
Épingles de sûretéqté 2
Kits de coutureqté 2

Matériel d'impression

Brochures du programmeqté 120
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 120
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Listes de contrôle des billetsqté 6
Panneaux d’orientationqté 8

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Passe-câblesqté 10
Tapis antidérapantsqté 6
Gilets de sécuritéqté 6
Couvertures anti-feuqté 2

Conseils

Réserve la salle dès que la date de la première est fixée, puis confirme au moins 3 éléments par écrit : horaires d’accès, capacité et configuration du public. Ces informations conditionnent la billetterie et l’installation des chaises.
Ouvre la billetterie avant d’envoyer toutes les invitations afin de suivre les inscriptions au même endroit. Prévois une date de relance 7 jours avant la représentation et garde une liste séparée pour la presse et les invités professionnels.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le nombre final au traiteur au plus tard 3 à 5 jours avant la soirée. Ajoute une marge pour l’équipe, le cast et les personnes qui travaillent à l’accueil.
Planifie la répétition technique avant le jour de la première, avec le son, les lumières, les projections, le décor, les costumes et les accessoires disponibles. Réserve au moins 2 heures pour tester les changements et corriger les câbles ou branchements manquants.
Prépare l’accueil avant l’arrivée du public : badges nominatifs, programmes imprimés, liste des inscriptions, signalétique d’entrée et verres pour le moment convivial. Vérifie aussi les lampes de secours et les rallonges avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour une première de théâtre ?: Réserve la salle dès que la date est suffisamment sûre, idéalement plusieurs mois avant la première. Confirme ensuite par écrit les horaires d’accès, la capacité et la configuration prévue.
Quand envoyer les invitations pour une première de théâtre ?: Envoie les invitations environ 4 à 6 semaines avant la représentation, puis fais une relance 7 jours avant. Les invitations presse peuvent partir en même temps, avec un suivi séparé des réponses.
Combien de temps prévoir pour une répétition technique ?: Prévois au moins 2 heures pour tester le son, l’éclairage, les projections, le décor, les costumes et les accessoires. Ajoute du temps si plusieurs changements de scène ou réglages lumière sont nécessaires.
Quand confirmer le catering d’une première de théâtre ?: Transmets le nombre de participants et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant la soirée. Vérifie aussi séparément les quantités pour le public, le cast, l’équipe technique et l’accueil.

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