Salon du design : la checklist pour ne rien oublier

Un Salon du design demande une coordination précise entre exposants, fournisseurs et visiteurs. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre : invitations et inscriptions, plan des stands, livraisons, autorisations, paiements et installation. Prévois aussi les éléments souvent oubliés, comme les badges, les panneaux d’orientation, les documents d’assurance et le matériel de transport. Avec 80 tâches et 80 fournitures regroupées dans un seul plan, tu peux suivre l’organisation jusqu’au démontage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
Confirmer les participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Créer les visuels promotionnels
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des fournisseurs
Informer les exposants
2 personnes
Élaborer le plan
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Faire les réservations
Convenir des horaires de livraison
Vérifier les autorisations
Préparer les documents d’assurance
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
Définir la procédure de caisse
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Concevoir les badges nominatifs
Concevoir les panneaux d’orientation
Préparer les impressions
Imprimer la lettre aux exposants
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer des colis par stand
3 personnes
Trier le matériel imprimé
2 personnes
Tester les caisses
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les portants à vêtements
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Accueillir les exposants
4 personnes
Orienter les exposants vers leurs stands
3 personnes
Vérifier l'aménagement du stand
3 personnes
Vérifier les tarifs
2 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le coin café propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Faire une tournée des stands
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Fermer les caisses
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Remettre les portants à vêtements en place
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l'éclairage
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Compter le matériel emprunté
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Retourner le matériel des fournisseurs
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Trier les objets perdus
Enregistrer les objets trouvés
Informer les exposants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 24
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Portants à vêtementsqté 12
Cubes d’expositionqté 24
Panneaux de présentationqté 36
Tabourets de barqté 8
Chariots de transportqté 4
Tables de caisseqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Couvertsqté 100
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 24
Fonds de scène en tissuqté 12
Guirlandes de fanionsqté 16
Compositions floralesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 24
Supports pour cartes de prixqté 48
Miroirsqté 8
Guirlandesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 16
Projecteurs LEDqté 12
Lampes à pilesqté 12

Cuisine

Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 8
Bacs à vaisselleqté 4

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Matériel d'impression

Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneaux de directionqté 12
Flyers du programmeqté 500
Plansqté 400
Badges nominatifsqté 40
Étiquettes de prixqté 200
Formulaires d’inscriptionqté 100

Fournitures de bureau

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Marqueurs indélébilesqté 24
Ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 8
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Étiquettesqté 300
Plateaux pour espècesqté 4

Sécurité

Passe-câblesqté 20
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 6
Capes de pluieqté 20

Déchets

Poubellesqté 12
Conteneurs à papierqté 4
Bacs à verreqté 4
Caisses pour les retoursqté 12

Conseils

Bloque le plan des stands avant d’envoyer les numéros aux exposants. Garde une liste à jour des participants et des besoins alimentaires pour éviter les modifications de dernière minute.
Fixe les horaires de livraison séparément pour chaque fournisseur et confirme-les au moins 7 jours avant l’ouverture. Vérifie aussi que les chariots de transport permettent d’acheminer facilement les éléments jusqu’aux stands.
Prépare les badges, la liste de contacts et la lettre aux exposants au moins 3 jours avant l’événement. Imprime quelques exemplaires supplémentaires : les changements de dernière minute sont fréquents.
Teste la procédure de caisse avant l’arrivée du public et définis clairement le mode de paiement. Prévois une table de caisse distincte afin de ne pas mélanger les encaissements avec l’accueil des visiteurs.
Fais l’inventaire du mobilier et du matériel avant les courses finales. Compte notamment les tables, chaises, portants, cubes d’exposition, tasses, verres et équipements de boissons pour repérer les manques à temps.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un Salon du design ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les fournisseurs, les réservations, les autorisations et la confirmation des exposants doivent être réglés en premier.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Demande une confirmation définitive environ 4 semaines avant le salon. Tu peux ainsi attribuer les numéros de stand, finaliser le plan et ajuster les besoins en mobilier.
Quand confirmer les horaires de livraison ?: Confirme chaque créneau au moins 7 jours avant l’événement, puis renvoie un rappel 24 à 48 heures avant. Indique l’heure d’arrivée, le point de déchargement et le contact sur place.
Quand préparer les badges et les panneaux d’orientation ?: Finalise les fichiers 5 à 7 jours avant et imprime-les au plus tard 3 jours avant l’ouverture. Prévois quelques badges vierges pour les remplacements ou inscriptions tardives.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.