Que faut-il prévoir pour un festival du documentaire ?

Un festival du documentaire demande plus qu’un projecteur et des films. Il faut prévoir le matériel de projection, le son pour les débats, l’éclairage, la signalétique et tout ce qui facilite l’accueil du public. Cette liste vous aide à regrouper les achats et les éléments à apporter avant le jour J. Vérifiez aussi les câbles, adaptateurs et copies de secours : ce sont les oublis les plus fréquents et ceux qui bloquent rapidement une séance.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tablesqté 12
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Clés USBqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 6
Cliqueur de présentation

Éclairage

Lampadairesqté 4
Projecteurs LEDqté 6
Éclairage de secoursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de buffetqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Mugs isothermesqté 20

Décoration

Affiches de filmqté 12
Panneaux d’informationqté 6
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 180
Supports de badges nominatifsqté 180
Porte-affichesqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Bandes adhésivesqté 4
Décoration de tableqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 10

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Cacao en poudre - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilo
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus de raisin - 4 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pils - 72 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pistolets - 120 pièces
- Mini wraps - 120 pièces
- Houmous - 12 barquettes
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage jeune - 5 kilo
- Brie - 3 kilos
- Blanc de poulet fumé - 3 kilos
- Saumon fumé - 2 kilos
- Salade d’œufs - 6 bacs
- Fromage frais aux herbes - 6 pots
- Avocats - 30 pièces
- Tomates - 6 kilos
- Concombres - 5 kilos
- Poivrons - 4 kilos
- Roquette - 12 sacs
- Salade mélangée - 10 sachets
- Oignons rouges - 2 kilo
- Maïs - 12 boîtes
- Olives - 8 bocaux
- Tomates séchées au soleil - 6 bocaux
- Falafel - 8 kilo
- Brochettes de poulet - 8 kilo
- Quiche - 12 pièces
- Pâtes - 10 kilos
- Sauce pesto - 8 pots
- Sauce tomate - 10 pots
- Parmesan - 2 kilos
- Riz - 8 kilos
- Pois chiches - 12 boîtes
- Lait de coco - 8 boîtes
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Huile d'olive - 3 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Cumin - 200 grammes
- Ail - 1 kilo
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Mélange de noix - 5 kilos
- Galettes de riz - 8 paquets
- Popcorn - 6 kilos
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 150 pièces
- Pommes - 15 kilo
- Bananes - 10 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Mandarines - 8 kilos
- Yaourt - 8 kilos
- Muesli - 3 kilo
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Garniture vegan - 8 emballages
- Lait sans lactose - 4 litres
- Brownies vegan - 24 pièces
- Serviettes - 1000 pièces
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un câble HDMI de rechange et un adaptateur compatible avec chaque ordinateur utilisé. Testez chaque combinaison avec le projecteur avant l’ouverture, pas seulement la veille.
Pour une séance suivie d’un débat, comptez un microphone sans fil par intervenant susceptible de prendre la parole, plus un microphone de secours si le budget et le matériel le permettent.
Préparez les films sur deux clés USB distinctes et conservez une copie de sauvegarde sur un ordinateur séparé. Vérifiez les sous-titres et la lecture complète de chaque fichier avant le festival.
Comptez environ 2 verres par personne pour une réception avec boissons, puis ajoutez 10 % de marge. Si du vin est servi, prévoyez des verres à vin séparés des verres classiques.
Achetez ou apportez les rallonges, multiprises et goulottes de câbles avant l’installation. Prévoyez au moins une multiprise par zone technique et gardez les passages entièrement dégagés.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour organiser un festival du documentaire ?: Prévoyez le matériel de projection et de son, notamment un projecteur, un écran, des ordinateurs, des câbles HDMI, des adaptateurs, des haut-parleurs et des microphones. Ajoutez la vaisselle, l’éclairage, les rallonges, les multiprises, les clés USB et la signalétique selon le format de l’accueil.
Combien de temps à l’avance faut-il préparer le matériel ?: Faites l’inventaire au moins 2 semaines avant le festival afin de pouvoir louer ou remplacer les éléments manquants. Réalisez un test complet de projection et de son 1 à 2 jours avant l’événement.
Combien de verres prévoir pour un festival du documentaire ?: Comptez 2 verres par personne pour une réception courte, avec une marge supplémentaire de 10 %. Pour un accueil de 50 personnes, prévoyez donc environ 110 verres au total, en séparant les verres à vin si nécessaire.
Faut-il prévoir une copie de secours des films ?: Oui, conservez au moins 2 copies de chaque film sur des supports distincts. Vérifiez les fichiers, les sous-titres et la compatibilité avec l’ordinateur et le projecteur avant le début du festival.

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