Qué necesitas para organizar un festival de documentales

Un festival de documentales necesita más que películas y una sala. Debes preparar el equipo de proyección, el sonido para los ponentes, la mesa de acreditaciones y todo lo necesario para el catering. Comprueba cada copia y sus subtítulos antes del día del evento, y lleva versiones de respaldo en memorias USB. Esta lista reúne los artículos que conviene comprar, alquilar o trasladar al recinto para evitar improvisaciones.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 170
Mesascant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Mesa de oradores
Percheroscant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Memorias USBcant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 6
Clic de presentación

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Focos LEDcant. 6
Iluminación de emergenciacant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Jarras para servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Bandejas de buffetcant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Abrebotellascant. 4
Vasos térmicoscant. 20

Decoración

Pósters de películascant. 12
Carteles informativoscant. 6
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 180
Portanombrescant. 180
Portapósterscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Tiras adhesivascant. 4
Decoración de mesacant. 12

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 10

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Cacao en polvo - 1 bote
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 2 kilos
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Agua sin gas - 24 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de uva - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Pils - 72 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Cava - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Barras de pan - 20 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Pistolets - 120 unidades
- Miniwraps - 120 unidades
- Hummus - 12 tarrinas
- Queso crema - 8 tarrinas
- Queso joven - 5 kilos
- Brie - 3 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilos
- Salmón ahumado - 2 kilos
- Ensalada de huevo - 6 bandejas
- Queso crema con hierbas - 6 tarrinas
- Aguacates - 30 unidades
- Tomates - 6 kilos
- Pepinos - 5 kilos
- Pimientos - 4 kilos
- Rúcula - 12 bolsas
- Ensalada mixta - 10 bolsas
- Cebollas rojas - 2 kilo
- Maíz - 12 latas
- Aceitunas - 8 tarros
- Tomates secos - 6 tarros
- Falafel - 8 kilos
- Pinchitos de pollo - 8 kilo
- Quiche - 12 piezas
- Pasta - 10 kilos
- Salsa pesto - 8 tarros
- Salsa de tomate - 10 tarros
- Queso parmesano - 2 kilos
- Arroz - 8 kilos
- Garbanzos - 12 latas
- Leche de coco - 8 latas
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Aceite de oliva - 3 litros
- Aceite de girasol - 2 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Comino - 200 gram
- Ajo - 1 kilo
- Mayonesa - 4 botellas
- Ketchup - 4 botellas
- Mostaza - 3 tarros
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Totopos - 10 bolsas
- Mezcla de frutos secos - 5 kilos
- Tortitas de arroz - 8 paquetes
- Palomitas - 6 kilo
- Galletas - 10 paquetes
- Brownies - 150 piezas
- Manzanas - 15 kilos
- Plátanos - 10 kilo
- Uvas - 8 kilos
- Mandarinas - 8 kilos
- Yogur - 8 kilos
- Muesli - 3 kilo
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Cobertura vegana - 8 paquetes
- Leche sin lactosa - 4 litros
- Brownies veganos - 24 unidades
- Servilletas - 1000 unidades
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 4 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 24 unidades
- Bolsas de basura - 100 unidades

Consejos

Lleva al menos una copia de respaldo de cada película en una memoria USB y comprueba que se abre en el portátil que usarás durante la proyección.
Calcula un vaso por persona y servicio, y añade aproximadamente un 10 % extra para reposición. Si sirves café y vino, separa tazas, vasos y copas desde el montaje.
Prueba el proyector, la pantalla, los altavoces, la mesa de mezclas y los micrófonos como conjunto al menos 24 horas antes; así puedes resolver problemas de cables o adaptadores HDMI.
Prepara una mesa de registro con acreditaciones, bolígrafos y señalización visible antes de abrir las puertas. Colócala en el vestíbulo, no delante de la pantalla ni de la entrada de la sala.
Revisa la alimentación eléctrica antes de llevar el equipo: cuenta las regletas y los alargadores necesarios, protege los cables con canaletas y deja libres los pasillos y las salidas de emergencia.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas copias de cada documental necesito?: Prepara una copia principal y al menos una copia de respaldo por película. Guarda la copia adicional en una memoria USB distinta y pruébala antes del festival.
¿Cuánto equipo de sonido hace falta para los ponentes?: Como mínimo, reserva un micrófono inalámbrico por ponente que hable a la vez y uno adicional de respaldo si el presupuesto lo permite. Necesitarás también altavoces, mesa de mezclas y soportes de micrófono.
¿Cuánta vajilla debo comprar para el catering?: Calcula una unidad por persona y servicio, más un 10 % de margen: platos, cubiertos, vasos y, si corresponde, copas de vino. Para el café, prepara una taza por asistente y algunas adicionales para los ponentes y el equipo.
¿Cuándo debo comprobar las películas y los subtítulos?: Haz una primera comprobación al descargar las películas y repite la prueba completa entre 24 y 48 horas antes del evento. Verifica imagen, sonido, formato y sincronización de los subtítulos en el proyector y el portátil definitivos.

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