Wat heb je nodig voor een documentairefestival?

Voor een documentairefestival heb je meer nodig dan films en stoelen. De vertoning staat of valt met een betrouwbare projector, passende kabels, goed geluid en een gecontroleerde back-up. Daarnaast moeten registratie, catering en bewegwijzering soepel werken zodra bezoekers binnenkomen. Gebruik deze boodschappenlijst om apparatuur, servies en materialen tijdig te verzamelen. Stem aantallen af op je zaalcapaciteit en tel voor techniek minstens één reserveoplossing mee.

Gebruik dit plan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Spreektafel
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
USB-sticksaantal 4
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 6
Presentatieklikker

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-spotsaantal 6
Noodverlichtingaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Buffetschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Thermosbekersaantal 20

Decoratie

Filmpostersaantal 12
Infobordenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 180
Naambadgehoudersaantal 180
Posterhoudersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Kleefstripsaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Cacaopoeder - 1 bus
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilo
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Bruiswater - 12 flessen
- Plat water - 24 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Druivensap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pils - 72 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Bubbels - 4 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Stokbroden - 20 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Pistolets - 120 stuks
- Miniwraps - 120 stuks
- Hummus - 12 bakken
- Roomkaas - 8 kuipjes
- Jonge kaas - 5 kilo
- Brie - 3 kilo
- Gerookte kipfilet - 3 kilo
- Gerookte zalm - 2 kilo
- Eiersalade - 6 bakken
- Kruidenroomkaas - 6 kuipjes
- Avocado's - 30 stuks
- Tomaten - 6 kilo
- Komkommers - 5 kilo
- Paprika's - 4 kilo
- Rucola - 12 zakken
- Gemengde sla - 10 zakken
- Rode uien - 2 kilo
- Mais - 12 blikken
- Olijven - 8 potten
- Zongedroogde tomaten - 6 potten
- Falafel - 8 kilo
- Kipspiesjes - 8 kilo
- Quiche - 12 stuks
- Pasta - 10 kilo
- Pestosaus - 8 potten
- Tomatensaus - 10 potten
- Parmezaanse kaas - 2 kilo
- Rijst - 8 kilo
- Kikkererwten - 12 blikken
- Kokosmelk - 8 blikken
- Groentebouillon - 2 dozen
- Olijfolie - 3 liter
- Zonnebloemolie - 2 liter
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Komijn - 200 gram
- Knoflook - 1 kilo
- Mayonaise - 4 flessen
- Ketchup - 4 flessen
- Mosterd - 3 potten
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Notenmix - 5 kilo
- Rijstwafels - 8 pakken
- Popcorn - 6 kilo
- Koekjes - 10 pakken
- Brownies - 150 stuks
- Appels - 15 kilo
- Bananen - 10 kilo
- Druiven - 8 kilo
- Mandarijnen - 8 kilo
- Yoghurt - 8 kilo
- Muesli - 3 kilo
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Vegan beleg - 8 verpakkingen
- Lactosevrije melk - 4 liter
- Vegan brownies - 24 stuks
- Servetten - 1000 stuks
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 100 stuks
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 4 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 24 stuks
- Afvalzakken - 100 stuks

Tips

Plan per vertoningsruimte minimaal één laptop, één projector, één projectiescherm en de juiste HDMI-kabel of adapter. Neem voor elke aansluiting een reserve-HDMI-kabel en reserve-adapter mee; die worden vaak pas bij de opbouw gemist.
Maak uiterlijk 24 uur voor de start twee filmback-ups op afzonderlijke USB-sticks en test iedere film vanaf de laptop waarmee je hem vertoont. Controleer daarbij ook de ondertiteling en het beeldformaat.
Reken voor een publieksgesprek op één draadloze microfoon per spreker die tegelijk aan het woord kan zijn, plus één microfoon voor de moderator. Leg per microfoon een standaard klaar en test het mengpaneel vóór de eerste inloop.
Zet voor registratie een aparte tafel met stoelen, naambadges en bewegwijzering bij de ingang. Leg de badges minstens één dag vooraf klaar en houd extra blanco exemplaren achter de hand voor onverwachte bezoekers.
Bestel servies op basis van het verwachte aantal gasten en voeg minstens 10 procent reserve toe. Voor koffie, water en een afsluitend drankje heb je verschillende kopjes en glazen nodig; wijnglazen en dessertborden zijn alleen nodig als het programma dat vraagt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een documentairefestival?: Neem één stoel per aangemelde bezoeker en reserveer 5 tot 10 procent extra voor late aanmeldingen en begeleiders. Bij 100 verwachte bezoekers zet je dus ongeveer 105 tot 110 stoelen klaar.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een documentairefestival?: Gebruik één microfoon per spreker die tegelijk spreekt en tel één exemplaar voor de moderator mee. Voor een panel van drie sprekers heb je dus minimaal vier microfoons nodig; draadloze microfoons geven de moderator meer bewegingsruimte.
Wanneer moet ik de techniek voor een filmfestival testen?: Test projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, adapters, speakers en mengpaneel uiterlijk 24 uur vooraf. Doe op de festivaldag nog een korte volledige test voordat bezoekers binnenkomen, inclusief beeld, geluid en ondertiteling.
Hoeveel servies moet ik inkopen voor een documentairefestival?: Neem per verwacht persoon minimaal één kopje of glas en één bord met bestek wanneer je catering serveert. Tel 10 procent reserve op; voor 80 gasten bestel of leen je bijvoorbeeld materiaal voor ongeveer 88 personen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Gebruik dit plan

Gratis te starten — geen creditcard nodig.