Que faut-il prévoir pour un festival d’harmonies ?

Un festival d’harmonies demande plus qu’une scène et des boissons. Il faut prévoir le matériel de sonorisation, les pupitres, les chaises pour les musiciens, l’éclairage, la vaisselle et tout ce qui facilite l’accueil du public. Cette liste vous aide à faire les courses sans oublier les consommables ni les accessoires techniques souvent réservés trop tard. Ajustez les quantités au nombre d’harmonies, d’artistes, de bénévoles et de visiteurs attendus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Éléments de podiumqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 4
Boîtiers DIqté 4
Rallonges à enrouleurqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Pupitres de musiqueqté 30
Chaises pour instrumentsqté 30
Métronomesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier à LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10

Décoration

Drapeaux de festivalqté 6
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 16
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de menuqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Mâts de drapeauxqté 4

Catering

Glacièresqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Sous-mains de barqté 4
Boîtes de théqté 4
Plats de service avec couvercleqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 8
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Braceletsqté 300
Étiquettes nominativesqté 150
Flyers du programmeqté 300
Billets d’entréeqté 300
Bacs à monnaieqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Jus de citron - 3 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 10 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 30 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 6 caisses
- Pilsener - 10 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 25 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Concombre - 12 pièces
- Carottes - 5 kilos
- Poivrons - 20 pièces
- Tomates cerises - 5 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mini-wraps - 200 pièces
- Pain de mie blanc - 8 pains
- Pain complet - 8 pains
- Mini pistolets - 180 pièces
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 3 kilos
- Jambon arrière - 3 kilos
- Blancs de poulet - 3 kilos
- Saumon fumé - 1 kilo
- Salade aux œufs - 8 barquettes
- Beurre aux herbes - 8 barquettes
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Sauce pesto - 4 pots
- Sel - 2 paquets
- Poivre - 2 pots
- Paprika en poudre - 1 pot
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Serviettes - 1000 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Pailles - 300 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs de déchets organiques - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Lingettes désinfectantes - 8 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Gants en nitrile - 4 boîtes
- Pansements - 2 boîtes
- Mouchoirs en papier - 12 paquets

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Pompes à mainqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % pour les bénévoles, les artistes et les écarts de fréquentation.
Comptez la vaisselle sur la base d’une utilisation par personne et par service, avec 10 à 15 % de réserve. Les verres à eau, tasses à café, assiettes et couverts manquent vite lorsque le lavage n’est pas organisé entre deux services.
Réservez le matériel audio au moins trois à quatre semaines avant le festival. Vérifiez le nombre de microphones sans fil, de pieds, de boîtiers DI et d’entrées nécessaires avant de confirmer la sonorisation.
Prévoyez une rallonge à enrouleur pour chaque zone éloignée du point d’alimentation, puis protégez les passages avec des passe-câbles. Gardez les multiprises et les rallonges hors des zones de circulation et des endroits exposés à l’eau.
Achetez les produits frais et les boissons réfrigérées un à deux jours avant l’événement, puis mettez les boissons au frais la veille. Les éléments de signalétique, les flyers et les consommables peuvent être préparés une semaine plus tôt.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un festival d’harmonies ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Ajoutez environ 10 % de réserve pour les artistes, les bénévoles et les variations de fréquentation.
Combien de verres et d’assiettes faut-il acheter ?: Prévoyez au minimum une unité par invité et par service, plus 10 à 15 % de réserve. Si aucun lavage n’est possible sur place, prévoyez plutôt deux à trois unités par personne pour limiter les ruptures.
Quand réserver la sonorisation d’un festival musical ?: Réservez-la idéalement trois à quatre semaines avant la date du festival. Faites confirmer avant cette échéance le nombre de microphones, de pieds, de boîtiers DI, d’entrées et de retours nécessaires.
Quand faire les courses pour le festival ?: Achetez les boissons et les produits non périssables deux à trois jours avant. Faites les achats frais la veille ou le matin même, puis refroidissez les boissons au moins 12 heures avant l’ouverture.

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