Que prévoir pour un festival d’art vidéo ?

Un festival d’art vidéo demande surtout du matériel de projection fiable et des solutions pratiques pour accueillir le public. Prévoyez un lecteur multimédia ou un ordinateur portable par espace de diffusion, avec les câbles, multiprises et rallonges adaptés. Les casques, écrans occultants et goulottes de câbles sont souvent oubliés jusqu’au montage. Cette liste rassemble aussi le mobilier d’accueil, l’éclairage et la vaisselle nécessaires pour la journée.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 8
Chaisesqté 160
Tabourets de barqté 12
Table d'inscription
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Vidéoprojecteursqté 6
Écrans de projectionqté 6
Lecteurs multimédiasqté 8
Ordinateurs portablesqté 3
Moniteursqté 4
Casques audioqté 12
Amplificateurs pour casqueqté 4
Répartiteurs HDMIqté 4
Câbles HDMIqté 12
Câbles DisplayPortqté 6
Clés USBqté 8
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 16
Goulottes de câblesqté 12
Gafferqté 8
Sets de piedsqté 8
Télécommandes de secoursqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 6
Tissus occultants noirsqté 12
Lampes à batterieqté 12

Vaisselle

Verresqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Bacs de rangementqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8

Décoration

Panneaux d’informationqté 12
Panneaux des artistesqté 24
Nappesqté 8
Murs photoqté 2
Crochets adhésifsqté 40
Papier d’impressionqté 2
Marqueursqté 2
Porte-badgesqté 180
Lanyardsqté 180
Brochures du programmeqté 180
Stylosqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Menthe fraîche - 4 bottes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilo
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Bière blanche - 3 caisses
- Pils - 5 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Pesto - 6 pots
- Olives - 8 pots
- Tomates séchées au soleil - 6 bocaux
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 5 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Céleri branche - 2 bottes
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 5 kilos
- Poires - 4 kilos
- Bananes - 3 kilos
- Gâteau au citron - 4 pièces
- Brownies - 6 boîtes
- Mini-muffins - 6 boîtes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Bretzels salés - 6 sacs
- Crackers de riz - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Baguettes complètes - 12 pièces
- Pain sans gluten - 4 pains
- Beurre doux - 2 kilo
- Beurre aux herbes - 8 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage de chèvre - 1 kilo
- Fromage vegan - 1 kilo
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Falafel - 3 kilos
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce sweet chili - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Serviettes - 1000 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Essuie-tout - 12 paquets
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Gants en nitrile - 4 boîtes
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Biscuits adaptés au régime - 4 paquets

Conseils

Prévoyez au moins une clé USB de sauvegarde par espace de projection et conservez une deuxième copie complète des vidéos sur un autre ordinateur. Testez chaque fichier avant l’ouverture, dans le format réellement utilisé par le lecteur multimédia.
Comptez une multiprise et une rallonge par poste technique, puis ajoutez environ 20 % de longueur de câble supplémentaire. Fixez les câbles au sol avec du gaffer et utilisez des goulottes dans les zones de passage.
Pour une œuvre sonore individuelle, prévoyez un casque par visiteur attendu dans le même créneau, plus 10 % de réserve. Ajoutez un amplificateur pour casque si plusieurs casques doivent être branchés sur une même source.
Installez les vidéoprojecteurs et les écrans au moins 3 heures avant l’arrivée du public afin de régler la mise au point, la luminosité et les formats vidéo. Gardez une télécommande de secours et un moniteur de contrôle à portée de main.
Commandez la vaisselle selon le pic d’accueil plutôt que selon la fréquentation totale : prévoyez environ un verre et une assiette par personne présente au même moment, et une tasse pour chaque service de café. Les lampes à batterie servent de solution de secours si l’éclairage de la salle doit rester faible.

Questions fréquentes

Combien de vidéoprojecteurs faut-il pour un festival d’art vidéo ?: Prévoyez un vidéoprojecteur par espace de projection simultanée. Ajoutez idéalement un appareil de secours pour un festival de plus de 50 visiteurs ou pour une programmation répartie sur plusieurs salles.
Combien de câbles et de multiprises prévoir pour les projections ?: Comptez au minimum un câble vidéo, une multiprise et une rallonge par installation. Ajoutez 20 % de câbles et deux multiprises de réserve, car les distances réelles ne sont souvent connues qu’au montage.
Quand tester les vidéos avant le festival ?: Effectuez un premier contrôle des formats au moins 7 jours avant l’événement. Refaites un test complet dans la salle 3 heures avant l’ouverture, avec les lecteurs multimédias, les écrans et le son utilisés sur place.
Combien de casques audio faut-il prévoir ?: Prévoyez un casque par place d’écoute disponible, plus 10 % de réserve. Pour 30 places, prenez donc 33 casques et vérifiez au moins 48 heures avant que chaque câble et chaque amplificateur fonctionne.

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