Einkaufsliste für ein Videokunstfestival

Bei einem Videokunstfestival entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern auch die technische Vorbereitung. Du brauchst passende Projektoren, Leinwände, Medienplayer und Reservekabel für mehrere Vorführorte. Dazu kommen Verdunkelung, sichere Kabelführung, Kopfhörerplätze und ein klar eingerichteter Empfang. Diese Einkaufsliste hilft dir, Technik, Mobiliar, Beleuchtung und Geschirr rechtzeitig zu beschaffen und typische Engpässe am Veranstaltungstag zu vermeiden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 8
StühleAnz. 160
BarhockerAnz. 12
Registrierungstisch
GarderobenständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

VideoprojektorenAnz. 6
ProjektionsleinwändeAnz. 6
MedienplayerAnz. 8
LaptopsAnz. 3
BetreuerAnz. 4
KopfhörerAnz. 12
KopfhörerverstärkerAnz. 4
HDMI-SplitterAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 12
DisplayPort-KabelAnz. 6
USB-SticksAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 16
KabelkanäleAnz. 12
Gaffa-TapeAnz. 8
StativsetsAnz. 8
ErsatzfernbedienungenAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 6
Schwarze VerdunkelungsstoffeAnz. 12
BatterielampenAnz. 12

Geschirr

GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Dekoration

InfotafelnAnz. 12
Künstler-SchilderAnz. 24
TischdeckenAnz. 8
FotowändeAnz. 2
KlebehakenAnz. 40
DruckpapierAnz. 2
StifteAnz. 2
BadgehalterAnz. 180
LanyardsAnz. 180
ProgrammhefteAnz. 180
StifteAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Teesortiment - 4 Kartons
- Frische Minze - 4 Bund
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Packungen
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 2 Kilo
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 8 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Ingwerbier - 4 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 4 Kisten
- Weißbier - 3 Kisten
- Pils - 5 Kästen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Hummus - 12 Becher
- Frischkäse - 8 Becher
- Pesto - 6 Gläser
- Oliven - 8 Gläser
- Getrocknete Tomaten - 6 Gläser
- Gurken - 12 Stück
- Cherrytomaten - 5 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Staudensellerie - 2 Stangen
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 5 Kilo
- Birnen - 4 Kilo
- Bananen - 3 kilo
- Zitronenkuchen - 4 Stück
- Brownies - 6 Kartons
- Mini-Muffins - 6 Schachteln
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salzige Brezeln - 6 Beutel
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Vollkorn-Baguettes - 12 Stück
- Glutenfreies Brot - 4 Brote
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Kräuterbutter - 8 Becher
- Junger Käse - 3 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Ziegenkäse - 1 kilo
- Vegankäse - 1 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 2 kilo
- Falafel - 3 Kilo
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Sweet-Chili-Sauce - 2 Flaschen
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Servietten - 1000 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Nitrilhandschuhe - 4 Kartons
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Diätfreundliche Kekse - 4 Packungen

Tipps

Plane pro Vorführort mindestens einen passenden Videoprojektor, eine Projektionsleinwand und einen Medienplayer ein. Prüfe jedes Videoformat spätestens 7 Tage vor dem Festival auf dem tatsächlich verwendeten Gerät.
Halte pro aktivem Abspielplatz mindestens ein Ersatzkabel und einen USB-Stick mit Sicherheitskopien bereit. Für mehrere Räume brauchst du HDMI- und DisplayPort-Kabel in ausreichender Länge, nicht nur die Kabel aus der Originalverpackung.
Führe alle Kabel an Laufwegen durch Kabelkanäle und sichere Übergänge zusätzlich mit Gaffa-Tape. Verlängerungskabel solltest du vor dem Aufbau testen und nicht erst am Veranstaltungstag ausleihen.
Bei Kopfhörerstationen brauchst du neben den Kopfhörern auch Kopfhörerverstärker und eine Betreuung. Rechne je Station mit einer Ersatzlösung, falls ein Kopfhörer oder Anschluss ausfällt.
Bestelle Gläser, Kaffeetassen und Teller erst, nachdem die Zahl der Anmeldungen und Ernährungswünsche feststeht. Für den Empfang sollten Registrierungstisch, Stühle und Beschilderung spätestens am Vortag bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie viele Videoprojektoren brauche ich für ein Videokunstfestival?: Du brauchst mindestens einen Projektor pro gleichzeitig bespieltem Vorführort. Wenn drei Räume parallel laufen, sind also drei Geräte plus mindestens ein getestetes Ersatzgerät sinnvoll.
Wie viele Ersatzkabel sollte ich für ein Videokunstfestival kaufen?: Plane pro Vorführort mindestens ein Ersatzkabel für die verwendeten Videoanschlüsse ein. Bei drei Räumen solltest du daher mindestens drei HDMI- oder DisplayPort-Ersatzkabel passend zur vorhandenen Technik bereithalten.
Wann muss ich die Videos auf die Medienplayer laden?: Lade die finalen Dateien spätestens 24 Stunden vor dem Festival auf die Medienplayer und teste Bild, Ton, Untertitel und Schleifenbetrieb. Änderungen am Veranstaltungstag solltest du nur noch aus einer Sicherheitskopie einspielen.
Wie viel Zeit brauche ich für den technischen Aufbau?: Plane für Projektoren, Leinwände, Verdunkelung, Kabelkanäle und Licht mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Ein vollständiger Testlauf mit allen Videos sollte danach noch mindestens 2 Stunden vor Einlass stattfinden.

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