Que faut-il prévoir pour un événement keynote ?

Pour un événement keynote, les achats ne se limitent pas au café et aux boissons. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, la présentation, le son, la projection et l’aménagement de la salle. Cette liste couvre le mobilier, le matériel technique, la vaisselle et les fournitures utiles le jour J. Ajuste les quantités au nombre d’inscrits, puis ajoute une petite marge pour les oublis, les verres cassés et les branchements imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tabouretsqté 3
Porte-manteauxqté 2
Nappeqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 5
Multiprisesqté 4
Ruban gafferqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 3

Vaisselle

Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettes de dînerqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Carafeqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 3
Bacs de rangementqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 20
Brochures du programmeqté 60
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 6
Compositions floralesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Porte-sacs-poubelleqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Bac à vaisselleqté 2
Distributeur de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilos
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau plate - 48 bouteilles
- Eau pétillante - 48 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Ginger beer - 12 bouteilles
- Jus d’orange - 8 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Olives - 2 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix salées - 2 kilo
- Crackers de riz - 4 paquets
- Toast - 8 paquets
- Baguettes - 12 pièces
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1,5 kilo
- Brie - 1,5 kilo
- Gouda - 1,5 kilo
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Poires - 30 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Falafel - 3 kilos
- Satay de poulet - 3 kilo
- Moutarde - 2 pots
- Mayonnaise - 2 pots
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Serviettes - 500 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 3 bouteilles

Conseils

Prévois au moins une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de sièges supplémentaires si la salle le permet. Une table d’inscription et une table de prise de parole doivent rester dégagées pour faciliter l’accueil et les interventions.
Pour la projection et le son, emporte l’ordinateur portable utilisé pour tester la présentation, le cliqueur, les adaptateurs HDMI, les rallonges et les multiprises. Vérifie ces connexions au moins 24 heures avant l’ouverture des portes.
Compte environ deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une boisson par heure supplémentaire. Mets l’eau au frais avant l’arrivée du public et prévois des verres à eau en nombre équivalent au nombre d’invités, avec 10 % de marge.
Pour une pause café, prévois une tasse par personne, puis 10 % de tasses supplémentaires. La machine à café, la bouilloire, les carafes, les plateaux, les assiettes et les couverts sont souvent oubliés lorsque le traiteur ne fournit que les aliments.
N’attends pas le jour même pour acheter le ruban gaffer, les rallonges et les adaptateurs. Deux rouleaux de gaffer et plusieurs rallonges de longueurs différentes permettent de sécuriser les câbles sans bloquer les passages.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un événement keynote ?: Prévois au minimum un verre à eau par participant, plus 10 % de marge. Pour 100 personnes, cela représente 110 verres à eau ; ajoute les verres à vin uniquement si du vin est servi.
Combien de boissons acheter pour une keynote ?: Compte deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Pour une rencontre de trois heures et 50 participants, prévois environ 200 à 250 boissons, en adaptant selon la présence d’un café d’accueil ou d’un repas.
Quel matériel technique faut-il pour une présentation keynote ?: Prévois un projecteur, un écran, un ordinateur portable, un cliqueur, les adaptateurs HDMI, des rallonges, des multiprises et du ruban gaffer. Teste chaque élément au moins 24 heures avant l’événement et garde un adaptateur de rechange si possible.
Combien de temps avant faut-il préparer le matériel et les boissons ?: Installe le mobilier et teste la technique au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Mets les boissons au frais et prépare la pause café 60 à 90 minutes avant le début, afin de garder du temps pour les derniers réglages.

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