Lista de compras para tu evento keynote

Para un evento keynote necesitas algo más que sillas y una presentación. Esta lista reúne el material para montar la sala, recibir a los asistentes, servir café, bebidas y comida, y evitar problemas técnicos durante la ponencia. Comprueba las inscripciones y las necesidades dietéticas antes de hacer la compra: el número de asistentes determina la vajilla, las bebidas y el catering. Deja preparado el equipo audiovisual con antelación, especialmente los adaptadores, los cables y el micrófono.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 60
Mesascant. 8
Mesa de registro
Mesa de oradores
Taburetescant. 3
Percheroscant. 2
Mantelcant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Clic de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 5
Regletascant. 4
Cinta gaffercant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Iluminación ambientalcant. 3

Vajilla

Vasos para aguacant. 70
Copas de vinocant. 70
Tazas de cafécant. 60
Platos de cenacant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas para servircant. 10
Jarracant. 4

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Cubiterascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 8

Decoración

Credencialescant. 60
Tarjetas de nombrecant. 60
Bolígrafoscant. 20
Folletos del programacant. 60
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 6
Arreglos floralescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Paños de limpiezacant. 12
Palangana para lavarcant. 2
Dispensador de jabón de manoscant. 3

Catering

Compras
- Granos de café - 2 kilos
- Té negro - 3 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 1 kilo
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Agua sin gas - 48 botellas
- Agua con gas - 48 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Ginger beer - 12 botellas
- Zumo de naranja - 8 litros
- Zumo de manzana - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 48 botellines
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 4 botellas
- Rosado - 4 botellas
- Aceitunas - 2 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos salados - 2 kilos
- Tortitas de arroz - 4 paquetes
- Tostadas - 8 paquetes
- Baguettes - 12 unidades
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1,5 kilo
- Brie - 1,5 kilo
- Gouda - 1,5 kilo
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 50 unidades
- Peras - 30 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Pepinos - 8 unidades
- Zanahorias - 3 kilos
- Falafel - 3 kilo
- Satay de pollo - 3 kilos
- Mostaza - 2 frascos
- Mayonesa - 2 botes
- Salsa chili - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Desinfectante de manos - 3 botellas

Consejos

Calcula la vajilla y los vasos según el número confirmado de asistentes, y añade un margen del 10 % para roturas, cambios de última hora y personal del evento.
Para el registro, prepara una mesa, las tarjetas o etiquetas con nombres y el plan de trabajo al menos un día antes; imprimirlo todo la misma mañana suele generar retrasos.
Comprueba la presentación en el portátil que se usará en la sala y lleva adaptadores HDMI, alargadores, regletas y cinta gaffer: un conector incompatible puede retrasar el inicio varios minutos.
Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de abrir la sala. Prepara también jarras y vasos de agua para la mesa de oradores, además de las bebidas previstas para los asistentes.
Reserva o confirma el equipo técnico antes de cerrar el programa: un keynote necesita proyector, pantalla, altavoces y micrófonos inalámbricos probados, no solo entregados en la sala.

Preguntas frecuentes

¿Qué necesito comprar para organizar un evento keynote?: Necesitas mobiliario para asistentes, registro y ponentes; equipo de proyección y sonido; vajilla; material para café; bebidas y elementos para servir. La cantidad depende del número de inscripciones confirmadas y del formato del catering.
¿Cuántos vasos y platos necesito por persona?: Calcula como mínimo un vaso para agua, una taza de café, un plato y un juego de cubiertos por persona. Si habrá vino o varias pausas de comida, añade entre un 10 % y un 15 % de unidades extra.
¿Cuándo debo comprobar el equipo audiovisual del keynote?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela al abrir la sala. Comprueba la presentación, el portátil, los adaptadores HDMI, el sonido, los micrófonos y la conexión de todos los cables.
¿Cuándo tengo que comprar y enfriar las bebidas?: Haz la compra cuando estén cerradas las inscripciones y confirmadas las dietas, idealmente entre 24 y 48 horas antes. Pon las bebidas a enfriar entre 4 y 6 horas antes de recibir a los asistentes.

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