Wat heb je nodig voor een keynote-evenement?

Voor een keynote-evenement heb je meer nodig dan een laptop en een scherm. Regel aparte voorzieningen voor registratie, de spreker, presentatie, geluid, catering en bewegwijzering. Controleer techniek minimaal één dag vooraf en leg kabels, adapters en tape klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen. Deze boodschappenlijst helpt je bepalen wat je moet kopen of meenemen en welke materialen vaak pas op het laatste moment worden gemist.

Gebruik dit plan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Spreektafel
Krukkenaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Tafelkleedaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Presentatieklikker
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 5
Stekkerdozenaantal 4
Gaffer tapeaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 3

Servies

Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Dinerbordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplateausaantal 10
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3
Opslagbakkenaantal 8

Decoratie

Naambadgesaantal 60
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 20
Programmafoldersaantal 60
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Vuilniszakhoudersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilaantal 2
Handzeepdispenseraantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 2 kilo
- Zwarte thee - 3 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 1 kilo
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Plat water - 48 flessen
- Bruisend water - 48 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Gemberbier - 12 flessen
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Appelsap - 6 liter
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pilsener - 48 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Rosé - 4 flessen
- Olijven - 2 kilo
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Gezouten noten - 2 kilo
- Rijstcrackers - 4 pakken
- Toastjes - 8 pakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 1,5 kilo
- Brie - 1,5 kilo
- Gouda - 1,5 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 50 stuks
- Peren - 30 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Wortels - 3 kilo
- Falafel - 3 kilo
- Kipsaté - 3 kilo
- Mosterd - 2 potten
- Mayonaise - 2 potten
- Chilisaus - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 30 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Handdesinfectie - 3 flessen

Tips

Neem voor elke aanwezige één naamkaartje mee en print 5 tot 10 extra exemplaren. Leg daarnaast pennen en een registratielijst bij de registratietafel, zodat binnenkomende gasten niet hoeven te wachten.
Plan minimaal 2 draadloze microfoons: één voor de keynote en één voor vragen uit de zaal. Test ze samen met het mengpaneel en de luidsprekers ten minste 60 minuten voor aanvang.
Neem minimaal 2 HDMI-adapters, 2 verlengkabels en 2 stekkerdozen mee, ook als de zaal techniek beschikbaar stelt. Plak losse kabels vast met gaffer tape zodra de opstelling staat.
Reken per bezoeker op 2 tot 3 drankjes in het eerste uur en zet water klaar bij de spreektafel. Voor koffie en thee heb je naast het koffiezetapparaat of de waterkoker ook kopjes, schenkkan en voldoende servies nodig.
Leg de presentatie uiterlijk 24 uur voor het evenement op de laptop en controleer lettertypen, video’s, geluid en de beeldverhouding op de projector. Bewaar ook een tweede kopie op een USB-stick of gedeelde locatie.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik meenemen naar een keynote-evenement?: Neem naast stoelen, tafels en registratievoorzieningen ook een laptop, projector, projectiescherm, presentatieklikker, microfoons, luidsprekers, HDMI-adapters, verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape mee. Voor catering heb je onder meer waterglazen, koffiekopjes, servies, bestek en serveerplateaus nodig.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een keynote?: Plan minimaal 2 draadloze microfoons: één voor de spreker en één voor vragen of een gespreksleider. Test beide microfoons samen met het mengpaneel en de luidsprekers minstens 60 minuten voor de start.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een keynote-evenement?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief water, koffie en thee. Zet water bij de spreektafel klaar en houd extra voorraad achter de hand voor een programma dat langer uitloopt.
Wanneer moet ik de presentatie voor een keynote controleren?: Ontvang en controleer de presentatie uiterlijk 24 uur voor het evenement. Test daarna op de daadwerkelijke laptop, projector en het projectiescherm ook video, geluid, lettertypen en aansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Gebruik dit plan

Gratis te starten — geen creditcard nodig.