Que faut-il prévoir pour un événement de mise en relation ?

Un événement de mise en relation demande plus que des tables et des boissons. Les participants doivent pouvoir s’inscrire rapidement, identifier leur interlocuteur et changer de table sans confusion. Prévoyez donc le mobilier, la vaisselle, les badges, les cartes de match, les cartes de questions et le matériel audio avant le jour J. Cette liste vous aide aussi à ne pas oublier les rallonges, les multiprises, les glacières et les poubelles, souvent réglées trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Tables assisesqté 10
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 100
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Pancartes de tableqté 18
Cartes de matchqté 100
Cartes de questionsqté 120
Panneaux de confidentialitéqté 12
Ballonsqté 40
Chemins de tableqté 18
Stylosqté 100
Braceletsqté 80

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chronomètresqté 3
Glacièresqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Distributeurs de boissonsqté 3
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 12

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Épongesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de tableqté 8

Catering

Plateaux de serviceqté 10
Porte-étiquettesqté 20
Pains de glaceqté 12
Thermosqté 4
Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière blanche - 24 bouteilles
- Vin rosé - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Prosecco - 4 bouteilles
- Citrons - 12 pièces
- Citrons verts - 12 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Wraps - 8 paquets
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Blanc de poulet salé - 1,5 kilo
- Saumon fumé - 1 kilo
- Olives - 1 kilo
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mélange de noix - 2 kilo
- Crackers de riz - 5 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 4 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 moulin
- Mélange d'épices - 2 pots
- Serviettes - 300 pièces
- Pailles en papier - 100 pièces
- Pics à cocktail - 200 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un stylo pour chaque participant, puis ajoutez environ 10 % de badges vierges pour les corrections ou les inscriptions de dernière minute.
Préparez une carte de match et une carte de questions pour chaque tour de discussion. Imprimez-les au plus tard la veille, afin de pouvoir corriger les associations après la dernière mise à jour des inscriptions.
Pour les boissons, comptez 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des participants et gardez des glacières disponibles.
Installez au moins une table d’inscription séparée des tables de discussion. Gardez les panneaux de confidentialité, les bracelets et les badges à cet endroit pour fluidifier l’accueil pendant les 15 premières minutes.
Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs et le lecteur audio avant l’ouverture, avec les rallonges et multiprises déjà branchées. Prévoyez un chronomètre visible ou facilement accessible pour chaque séquence de discussion.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour un événement de mise en relation ?: Prévoyez un badge par participant inscrit, plus 10 % de badges vierges. Pour 60 participants, préparez donc au moins 66 badges, ainsi que suffisamment de stylos pour les remplir à l’accueil.
Combien de cartes de match faut-il imprimer ?: Imprimez une carte de match par participant et par tour de discussion. Pour 50 participants et 4 tours, cela représente 200 cartes, avec une réserve d’environ 10 % pour les erreurs ou changements de dernière minute.
Quand mettre les boissons au frais pour l’événement ?: Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début si elles sont déjà réfrigérées, et prévoyez davantage de temps pour les grandes quantités. Utilisez des glacières pour garder les bouteilles accessibles pendant les échanges.
Quelle vaisselle prévoir par personne ?: Prévoyez au minimum un verre à eau, un verre à vin si du vin est servi, une assiette et un jeu de couverts par personne. Ajoutez 10 à 15 % de réserve pour les verres renversés, les changements de table et les invités non prévus.

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