Einkaufsliste für ein Matchmaking-Event
Für ein Matchmaking-Event brauchst du mehr als Getränke und Snacks: Registrierung, Gesprächsrunden und Datenschutz müssen vor Ort sichtbar und reibungslos funktionieren. Plane Namensschilder, Matchkarten und Fragenkarten für jede angemeldete Person plus einige Ersatzexemplare ein. Bei Geschirr und Getränken zählen die Dauer des Events, die Zahl der Runden und ein ausreichender Puffer. Diese Liste hilft dir, Einkäufe, Leihmaterial und frische Besorgungen rechtzeitig zu trennen.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Hohe TischeAnz. 8
- SitzgarniturenAnz. 10
- StühleAnz. 70
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- WassergläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 70
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
Dekoration
- NamensschilderAnz. 80
- TischschilderAnz. 18
- SpielkartenAnz. 100
- FragenkartenAnz. 120
- DatenschilderAnz. 12
- LuftballonsAnz. 40
- TischläuferAnz. 18
- StifteAnz. 100
- ArmbänderAnz. 80
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- TimerAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- GetränkespenderAnz. 3
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierbesteckAnz. 12
Reinigung
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- SchwämmeAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- TischlampenAnz. 8
Catering
- ServierplattenAnz. 10
- EtikettenhalterAnz. 20
- KühlelementeAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 4
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Bitter Lemon - 4 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Weißbier - 24 Flaschen
- Roséwein - 6 Flaschen
- Weißwein - 6 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Prosecco - 4 Flaschen
- Zitronen - 12 Stück
- Limetten - 12 Stück
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Paprika - 12 Stück
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Wraps - 8 Packungen
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1 Kilo
- Herzhafte Hähnchenbrust - 1,5 Kilo
- Geräucherter Lachs - 1 Kilo
- Oliven - 1 Kilo
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Reiscracker - 5 Packungen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pesto - 4 Gläser
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Mühle
- Gewürzmischung - 2 Gläser
- Servietten - 300 Stück
- Papierstrohhalme - 100 Stück
- Cocktailspieße - 200 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
Tipps
- Bestelle Namensschilder, Matchkarten und Fragenkarten mindestens 5 bis 7 Tage vor dem Event. Drucke pro angemeldeter Person ein Exemplar und zusätzlich 10 Prozent Reserve, damit kurzfristige Änderungen abgedeckt sind.
- Plane für das erste Veranstaltungsstunde zwei bis drei alkoholfreie Getränke pro Person; stelle Wasser durchgehend bereit. Getränke, Kühlboxen und frische Einkäufe sollten spätestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn vor Ort sein.
- Rechne bei Gläsern, Tellern und Besteck mit mindestens 1,5 Sets pro Person, wenn nicht laufend gespült wird. Für Buffet und Registrierung brauchst du außerdem eigene Servierschalen und einen separaten Registrierungstisch.
- Beschrifte Tische und Datenschutz-Hinweise vor dem Aufbau. Lege Stifte, Armbänder und Ersatzkarten direkt an den Registrierungstisch, statt sie erst während der ersten Gesprächsrunde zu suchen.
- Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Musikplayer, Timer und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Nimm für jedes wichtige Technikteil ein Ersatzkabel oder eine alternative Lösung mit, besonders wenn mehrere Gesprächsrunden zeitlich gesteuert werden.
Häufige Fragen
- Wie viele Namensschilder brauche ich für ein Matchmaking-Event?
- Plane ein Namensschild pro angemeldeter Person plus 10 Prozent Reserve. Bei 80 Gästen sind das 88 Namensschilder; drucke sie idealerweise 5 bis 7 Tage vorher und aktualisiere die Liste am Veranstaltungstag.
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Matchmaking-Event?
- Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Bei einem dreistündigen Event mit 60 Personen solltest du daher ungefähr 240 bis 300 Getränkeportionen einplanen, einschließlich alkoholfreier Optionen.
- Wie viel Geschirr brauche ich für 50 Gäste?
- Ohne laufendes Spülen solltest du etwa 75 Teller, Gläser und Bestecksets einplanen, also 1,5 Sets pro Person. Für Kaffee und Wasser brauchst du zusätzlich passende Tassen und Wassergläser, damit nicht alles während der Pausen eingesammelt werden muss.
- Wann muss ich die Materialien für das Matchmaking-Event einkaufen?
- Drucksachen und wiederverwendbare Materialien besorgst du 5 bis 7 Tage vorher. Frische Lebensmittel und gekühlte Getränke kaufst du am Veranstaltungstag oder maximal 1 Tag vorher; Technik und Timer testest du spätestens am Vortag.
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